Den første uka i mai passerer stille forbi. Merket du toget som gikk?
Vi skal selvsagt snakke om gjennomføring av anskaffelser, og at håpet om å få kontrakten på plass før sommeren nettopp har gått – ihvertfall for deg som ikke har kunngjort konkurransen ennå.
Ja, sånn er det. Hvis konkurransen din følger EU-reglene, altså eksempelvis en vare- eller tjenesteanskaffelse med en kontraktsverdi på over 2,3 millioner kroner, så har man noen frister å forholde seg til.
Tilbudsfrist
Den første fristen er tilbudsfristen. Den skal være på minst 30 dager. I tillegg trenger Doffin og TED noen dager på å samsnakkes. Med andre ord: kunngjør du idag (9. mai) så kan ikke tilbudsfristen være før 12-16. juni.
Så får du inn tilbudene, og de skal du jo evaluere. Hvor lang tid det tar, avhenger av hvor god du har vært til å rydde kalenderen for andre oppgaver.
Karensperiode
Når du så er klar til å tildele, sier forskriften at du må la det gå 11 dager før du kan inngå kontrakten. La oss si at du har tilbudsfrist 16. juni og klarer å evaluere tilbudene i løpet av et par dager. Så dermed tildeler du kontrakten 18. juni. Da må karensperioden vare til tirsdag 1. juli.
1. juli er i uke 27. Da er jo spørsmålet: hvem av de du trenger for å inngå kontrakten har allerede dratt på ferie nå? Ifølge Murphy: minst èn av de du ikke klarer deg uten.
Merket du at toget har gått?
Uansett hvor flink du er, så vil du ikke klare å inngå kontrakten før sommerferien.
Alt som kan gå galt, vil gå galt
Dette kan skjære seg (husk: det holder med èn av disse tingene):
- Du kan få problemer med å få kunngjort konkurransen idag, fordi du venter på en viktig opplysning som må på plass – og hun som sitter på opplysningen har tatt langhelg.
- Du får du noen merkelige feilmeldinger fra Doffin når du prøver å kunngjøre. Supporten kan ikke hjelpe deg før på mandag.
- Leverandørene spør om du kan utsette tilbudsfristen litt, fordi det er så mye å gjøre akkurat nå.
- Du fikk litt flere tilbud enn forventet, og klarer ikke å evaluere alle de åtte tilbudene på to dager likevel.
- Når du vel har tildelt, får du innsynskrav, klager, forespørsler om debriefmøter og henvendelser fra lokalpressen som forsinker karensperioden og utarbeidelsen av kontrakten – og juristene dine har dessuten startet sommerferien litt (for) tidlig i år.
- De som skal signere kontrakten, rekker akkurat å sette seg på flyet til mobilfri sone før du er klar til å få signatur.
Skjønner? Heldigvis finnes det en måned som heter august også. Da begynner folk å komme tilbake på jobb.
Noterer du deg at dette toget også kommer i 2026?
Den som anskaffer får se.
