Ved gjenåpning av konkurranser (minikonkurranser) må du basere deg på opplysningene som er oppgitt i den opprinnelige rammeavtalen. Her er det begrenset rom for kreativitet.
Vi skal til en KOFA-sak, der man «gjenåpnet en konkurranse», som det så fint heter. På folkemunne sier man at man gjennomfører en minikonkurranse. Med andre ord: mye av spillereglene er allerede gitt, men ikke alle.
Det er akkurat denne grensen som er problemet. Hvor mye handlingsfrihet har du når du lager en minikonkurranse?
Reglene for gjenåpning skal angis i konkurransegrunnlaget
Det står i forskriften at reglene for minikonkurransen skal angis i konkurransegrunnlaget. Du må med andre ord si omtrent hva du vil gjøre helt fra starten av. For eksempel må du si hva slags tildelingskriterier du kommer til å benytte deg av.
Det var her det gikk litt galt i den aktuelle KOFA-saken. Man hadde rett og slett tatt seg litt for store friheter når man laget selve minikonkurransen. Blant annet hadde man ikke oppgitt vekt for kriteriene. Det måtte leverandørene hale ut av oppdragsgiver ved å stille spørsmål. Det er aldri et godt tegn.
Dernest hadde man nok lagt seg litt for langt over på den vage siden når man utformet tildelingskriteriene og når man (etter enda flere spørsmål) så seg nødt til å si noe om hvordan evalueringen ville foregå. Her burde det muligens gått opp et lys for oppdragsgiver om at noe ikke var tilstrekkelig klart.
Overleveringens forbannelse
Problemet med minikonkurranser, er at de ofte ikke utføres av de samme folka som laget den underliggende avtalen. Det vites ikke om det har skjedd i dette tilfellet, men det virker sannsynlig. I slike tilfeller er det ekstra viktig at innkjøperen gir god instruks til sine folk: Gjør slik, ta med dette, ikke gjør sånn, og så videre.
Ja, de fleste KGV har jo også funksjonalitet for å kjøre minikonkurranser direkte fra verktøyet – da kan man kanskje redusere sannsynligheten for avvik enda mer. Har du i tillegg laget gode maler, reduseres sannsynligheten for variasjon ytterligere.
I denne saken kan det synes som om man prøvde å presse gjennom en minikonkurranse som var for vag og fjern fra den opprinnelige rammeavtalen som skulle gjenåpnes.
Når alle spørsmålene kom, hadde det kanskje vært bedre å trekke den tilbake og ta en ekstra titt på innholdet. Mon tro om ikke leverandørene hadde vært mer fornøyd med et litt klarere minikonkurransegrunnlag.
Jaja, det er lett å være etterpåklok. Nå slipper kanskje du å være det?
