Når billigste tilbud blir dyrest

Leverandøren med lavest pris vinner konkurransen. Men hva skjer når fakturaene begynner å komme? Et dårlig gjennomtenkt prisskjema kan gjøre det mulig å vinne på pris, uten nødvendigvis å være den billigste leverandøren i praksis.

Vi bruker mye tid på å lage gode behovsbeskrivelser og velge riktige tildelingskriterier.

Men hvor mye tid bruker vi egentlig på å kontrollere prisskjemaet?

Et prisskjema skal gjøre det mulig å sammenligne leverandørenes priser på en rettferdig måte. Problemet oppstår når skjemaet ikke gjenspeiler hva vi faktisk kommer til å kjøpe. Da åpner vi også for taktisk prising.

Billig på det vi evaluerer, dyr på resten

Tenk deg at kommunen skal inngå en rammeavtale med mange forskjellige varer eller tjenester.
I prisskjemaet har vi angitt hvor mye vi forventer å kjøpe av hver enkelt vare eller tjeneste. Leverandørene vet dermed hvilke poster som betyr mest for den samlede evalueringsprisen. En leverandør kan velge å prise disse postene svært lavt, samtidig som andre poster prises betydelig høyere.

Hvis kommunen senere kjøper mer av de høyt prisede varene eller tjenestene enn forventet, kan den faktiske kostnaden bli langt høyere enn evalueringen ga inntrykk av. Dette er en reell utfordring i mange anskaffelser, særlig der det er usikkerhet om hvilke varer og tjenester som faktisk vil bli kjøpt i avtaleperioden.

Når prisskjemaet ikke gjenspeiler det reelle behovet, kan vi ende opp med å premiere den leverandøren som er flinkest til å prise taktisk, fremfor den som gir oss den beste prisen.

Hva har vi egentlig bedt leverandørene prise?

Taktisk prising handler ikke nødvendigvis bare om å sette lave og høye priser på ulike poster. Det kan også handle om hvilke kostnader som inngår i evalueringen, og hvilke som først dukker opp når avtalen tas i bruk. Har vi for eksempel tatt høyde for tilleggstjenester, service, ekstraarbeid eller andre kostnader vi vet kan oppstå?
Hvis viktige kostnader ikke inngår i prissammenligningen, kan vi ende med å evaluere en pris som ikke gir et godt bilde av hva leveransen faktisk vil koste.

Her har innkjøperen en viktig oppgave. Vi må ikke bare kontrollere at prisskjemaet er riktig utfylt. Vi må sørge for at det er riktig utformet.

Tre ting du bør sjekke før kunngjøring

1. Er mengdene realistiske?
Bruk tidligere forbruk og erfaringer når du anslår hvor mye virksomheten kommer til å kjøpe. Unøyaktige mengder kan gi feil bilde av hvilken leverandør som faktisk er billigst.

2. Har vi fått med de viktigste kostnadene?
Se etter tilleggstjenester, opsjoner og andre kostnader som kan få betydning i avtaleperioden. Vurder hvordan disse bør prises og inngå i evalueringen.

3. Kan prisskjemaet utnyttes?
Forsøk å tenke som en leverandør. Hvor ville du satt prisene lavt for å vinne konkurransen? Og hvor kunne du hentet inn igjen fortjenesten senere?

Den laveste prisen bør også være den beste prisen

Taktisk prising er ikke nødvendigvis ulovlig. Leverandørene har naturligvis lov til å konkurrere på pris og tilpasse tilbudene sine til konkurransegrunnlaget.

Men det er vårt ansvar å lage et prisskjema som i størst mulig grad gjenspeiler hvordan avtalen faktisk skal brukes.

For det hjelper lite at regnearket kårer riktig vinner etter vår evalueringsmodell, dersom modellen bygger på feil forutsetninger.

Den viktigste prisen er ikke nødvendigvis den vi evaluerer tilbudene etter, men den vi faktisk ender opp med å betale