Og så var det den sommerferien igjen, da

Like sikkert som det går mot sommer, er det to ting som skjer: 1) vi får nyhetssaker om at det er dumt med tilbudsfrister i sommerferien, og 2) Doffin fylles opp med konkurranser som har tilbudsfrist i sommerferien.

I skrivende stund har 327 norske, offentlige anskaffelser tilbudsfrist i juli, og 240 av disse er i de tre siste ukene av juli.

Dette til tross for skoleferie, stengte barnehager og SFO, rettsferie, bygningsferie og … ja, fellesferie. For det er jo slik at selv om folk ferierer til alle årets tider, så ferierer folk flest i juli – enten de vil eller ikke. Det er egentlig kanskje ikke så dumt. I stedet for at aldri får gjort noe fordi minst en nøkkelperson til enhver tid er på ferie, så blir problemet redusert til at det stort sett er i juli du ikke får gjort noe. Da har du jo elleve andre måneder du kan prøve å få gjort noe i.

Det er helt sikkert noen av disse anskaffelsene som gjennomføres mens folk flest sitter i fergekø ved Lavik, men så mange? Neppe. De fleste kunne nok fint vært gjennomført både før og etter ferien.

Vi trenger vel ikke snakke så mye om hvorfor det blir sånn. Det handler formodentlig litt om dårlig planlegging, sene godkjenningsprosesser og kanskje et snev av «kunden har alltid rett»-prinsippet.

Men hva er konsekvensene, foruten den at enkelte leverandører må sitte på hjemmekontoret sitt i stedet for i fergekø?

Den åpenbare konsekvensen er færre tilbud. Noen vil enten ikke få med seg kunngjøringen, eller også velge å ignorere den – frivillig eller ikke.

En annen konsekvens kan være dårligere tilbud, siden både dippedutt-ekspert Per og dibbedutt-spesialist Anne har fraværsmelding på eposten og dårlig dekning på telefonen.

Og så var det deg selv, da. Innkjøperen. Du som i din uendelige visdom valgte å legge ferien til tilbudsperioden. Hva gjør du selv når spørsmålene begynner å hagle? Har du IFC-fil? Hvor er vedlegg 9? Kan man bruke grønne shims på taksteinene, eller må de være røde? Klarer du å laste opp ny versjon av prisskjema på mobilen før fergekøen begynner å bevege seg igjen?

Så hvordan unngår du å havne i dette uføret? Her er noen enkle tips:

  • Tenk på spørsmålsfristen. Er du tilgjengelig for spørsmål? Rekker du å svare?
  • Pass deg for Doffin/TED-fella: når det bare er noen dager igjen til tilbudsfrist, får du ikke flyttet tilbudsfristen (og ja: noen kommer garantert til å spørre deg om å flytte fristen).
  • Skyldes uføret at du har en rammeavtale som går ut i juli? Kanskje du skal spise litt av avtaleperioden for den nye avtalen og sørge for at den nye løper ut i en av de andre elleve månedene i stedet?
  • Mas mer og tidligere på dine interne bidragsytere – neste år begynner du i april, ikke i juni.
  • Hvis noen insisterer på at du skal ha tilbudene inn i juli, spør om de har lyst til å passe på anskaffelsen også. Da får pipa lett en annen låt, for da skal de jo på ferie.

Så hva tror du? Vil det bli en ny historie om tilbudsfrister og sommerferie også neste år?

Den som anskaffer får se.