Mange av oss har skrevet eller lest konkurransegrunnlag med formuleringer som “god kvalitet”, “brukervennlig løsning” eller “fleksibel leveranse”.
Problemet er bare at slike formuleringer ofte betyr ulike ting for oss og leverandørene. Resultatet kan bli uklare tilbud, vanskelige evalueringer og i verste fall en leveranse som ikke treffer behovet.
Her er noen typiske formuleringer det er verdt å være ekstra oppmerksom på, og hva du kan gjøre i stedet.
“God kvalitet”
Dette er kanskje den mest brukte formuleringen, og en av de minst presise.
Hva betyr egentlig “god kvalitet”? For deg kan det handle om levetid, for leverandøren kan det bety noe helt annet.
En bedre tilnærming er å beskrive hva kvalitet faktisk innebærer i denne anskaffelsen.
For eksempel kan du konkretisere dette til:
• levetid eller holdbarhet
• responstid eller ytelse
• dokumentert erfaring eller referanser
Jo tydeligere du er, jo enklere blir det både å gi tilbud og å evaluere.
“Brukervennlig løsning”
Dette høres bra ut, men er ofte altfor uklart.
Uten en felles forståelse kan leverandørene tolke dette veldig forskjellig, og du står igjen med tilbud som er vanskelige å sammenligne.
I stedet bør du forsøke å beskrive hva brukervennlighet betyr i praksis:
• hvem er brukerne
• hva skal de faktisk gjøre
• hvilke utfordringer skal løsningen løse
Enda bedre er det om du kan knytte det til konkrete behov eller scenarioer.
“Fleksibel leveranse”
“Fleksibilitet” er et klassisk eksempel på et ord som høres viktig ut, men som sjelden er konkret nok.
Betyr det at leveransen kan skaleres, endres underveis, eller leveres på kort varsel?
Her bør du være tydelig på hva slags fleksibilitet du faktisk trenger:
• mulighet for endringer i omfang
• korte leveringstider
• tilpasning til ulike enheter eller behov
Når du konkretiserer dette, blir det også lettere å følge opp i kontrakten.
Hvorfor er dette viktig?
Uklare formuleringer gjør ikke bare konkurransegrunnlaget vanskeligere å forstå. De påvirker hele anskaffelsen.
Du risikerer:
• tilbud som ikke er sammenlignbare
• større rom for tolkning og uenighet
• en leveranse som ikke dekker behovet
Kort sagt, det blir vanskeligere å få det du faktisk trenger.
Et enkelt tips på veien
En god tommelfingerregel er å stille seg selv dette spørsmålet:
Ville to ulike leverandører tolket dette behovet likt?
Hvis svaret er nei, bør formuleringen kanskje endres.
Oppsummert
Du trenger ikke gjøre konkurransegrunnlaget mer komplisert for å gjøre det bedre.
Ofte handler det bare om å bytte ut generelle ord med konkrete beskrivelser av behov og forventninger.
Små justeringer her kan gi bedre tilbud, enklere evaluering og i siste instans bedre leveranser for kommunen.
