
Kompliserte konkurransegrunnlag: Lær hvordan du kan unngå at konkurransegrunnlaget eser ut og skape unødvendig arbeid for både deg selv og leverandørene.
Husker du den gamle historien om handelsmannen som ville kjøpe et sjakkspill? Han kunne få kjøpe det hvis han betalte ett riskorn for den første ruta, dobbelt så mange for den andre, og så videre.
Handelsmannen syntes det hørtes ut som en god deal, helt til han innså at det ikke var nok riskorn i hele universet til å betale for sjakkspillet på denne måten. Omtrent 264 riskorn ble prisen. Det tilsvarer flere kvintillioner riskorn (18,446,744,073,709,551,615 for å være helt nøyaktig).
I dagliglivet støter vi av og til på slike eksponentielle situasjoner. Eksempelvis er det omtrent dette som skjer når en kattevideo går viralt.
Men skjønner vi det? Klarer vi å se eksponentiell vekst før det er for sent? En professor sa det ganske greit: «menneskets største mangel er at vi ikke forstår eksponentiell vekst». Dette kan vi bruke på Covid, økonomisk vekst, befolkningsvekst, ja på det ganske mange ting i dagens stadig mer innviklede samfunn.
Vi kan selvsagt også bruke det på anskaffelser.
Tre informasjonsbiter
Tenk deg et enkelt eksempel. På en kontrakt med en verdi på ca en million, inviterer du tre leverandører til å gi tilbud. Du bestemmer deg for å bare fokusere på pris, og ber om en totalpris.
Når tilbudsfristen har gått ut, sitter du med tre tilbud og tre totalpriser. Du har altså tre informasjonsbiter du må sammenligne.
10 informasjonsbiter
Men du ombestemmer deg, og vil kunngjøre konkurransen frivillig. Dermed vet du ikke lenger hvor mange tilbud du kan tenkes å få. Du anslår 10 tilbud.
Da ville du altså fått 10 informasjonsbiter du måtte sammenligne.
Samtidig innser du at det blir litt snevert å bare se på prisen. Dessuten får du så innmari lyst til å gjøre ting vanskelig for deg selv, at du velger å dynge på med noen kvalifikasjonskrav i tillegg.
90 informasjonsbiter
Etter litt diskusjon med deg selv, har du nå et krav om minst tre sammenlignbare oppdrag, Kvalitets- og miljøsertifisering, et løsningsforslag, og noen timepriser (senior, junior og oppmøte).
Brått har du nå fått 3+1+1+1+3 = 9 informasjonsbiter å vurdere. Dessuten er noen av dem også litt kompliserte (er prosjektet sammenlignbart? Er dette virkelig ett sertifikat som tilsvarer ISO 9001?).
Dessuten var det jo dette med antall tilbud, da. Du antok 10 tilbud. Dermed har du nå fått nitti informasjonsbiter som skal sammenlignes.
250 informasjonsbiter
Men du er ikke helt ferdig. Det hadde jo også vært kjekt å vite hvem du får tilbudt. Dermed graver du litt i DFØs arkiver og finner et feiende flott forslag til CV-mal som du legger ved, og som alle må fylle ut for henholdsvis senior- og juniorkonsulentene sine.
Ved nærmere ettersyn inneholder CV-malen opplysninger om utdanning, praksis og seks felt for å oppgi referanseprosjekter.
Dermed har du altså introdusert 3+1+1+1+3+2+2+12 = 25 informasjonsbiter for hvert tilbud.
Du er nå altså oppe i 250 informasjonsbiter, dersom du får 10 tilbud.
730 informasjonsbiter
Men du ser ikke alt dette, for – som sagt – vi mennesker sliter med å se eksponentiell vekst før det er for sent. Dermed finner du på at det også hadde vært fint med fire konsulentkategorier. Det er jo tross alt forskjell på en bit og en byte – eller hva det nå er du skal anskaffe konsulenter til å hjelpe deg med.
Med fire konsulentkategorier får du nå ikke lenger to CVer per tilbud, men åtte. Ergo blir regnestykket nå 3+1+1+1+3+4 x (2+2+12) = 73 informasjonsbiter for hvert tilbud.
Brått har du endt på 730 informasjonsbiter, ved 10 tilbud.
Når det kompliserte konkurransegrunnlaget vokser deg over hodet
Men det er ikke sikkert du innser dette før tilbudene begynner å renne inn. Det er dessuten tørke i det aktuelle konsulentmarkedet, så du ender med 23 tilbud.
Og det er først nå du innser hva du har foran deg. Totalt ett tusen seks hundre og syttini informasjonsbiter skal vurderes og sammenlignes. Du hadde jo satt av en dag til evaluering, men innser fort at det er alt for lite. Med ett minutt i snitt per informasjonsbit, kommer det til å da deg nesten en hel arbeidsuke.
Du har rett og slett gått i samme fella som handelsmannen som skulle kjøpe sjakkspill.
Lærdom?
Så hva kan vi lære av dette og lage mindre kompliserte konkurransegrunnlag? Jo, det er ganske enkelt: For hver ny opplysning du introduserer, må du også tenke på antall tilbud, og deretter på følgende tre dimensjoner: tiden leverandørene bruker på å fylle den ut, tiden du bruker på å evaluere opplysningen, og tiden det vil ta å håndtere et eventuelt innsynskrav i opplysningen i etterkant.
I realiteten er altså arbeidet du har «skapt» enda større enn den arbeidsuka du må sette av til evaluering.
Moralen? Tenk litt på en viss uheldig sjakkspillkjøper før du kunngjør din neste konkurranse.
Får du til det?
Den som anskaffer får se.