Å benytte kvalifikasjonskrav for ISO 9001 eller ISO 14001 er rett og slett ikke smart. End of story.
Men du leser fortsatt? Kan det være fordi du har sett slike kvalifikasjonskrav haugevis av ganger og ikke skjønner hva som er galt med dem?
Vel, da får vi ta et lite dypdykk og se hvorfor det ikke er smart – eller sagt på en annen måte: unødvendig.
En gang for lenge siden, var det vanligst med konkurranser som hadde 100% vekt på pris. Da var jo redselen der for at en useriøs leverandør stakk av med det billigste tilbudet, uten at du kunne avsløre useriøsiteten på en juridisk akseptabel måte. Her kan du lære mer om tildelingskriterier og vekting.
Svaret på dette dilemmaet? Kvalifikasjonskrav. For å bli antatt, skal du ikke bare ha den laveste prisen, men du må også være kvalifisert som (seriøs) leverandør.
Intensjonen var god, men…
I kjølvannet av en slik tilnærming, kan du jo lett se for deg at kvalifiseringen blir trukket i tvil. Det finnes mange, mange hyllemeter med jurist- og advokatkrangel knyttet til dette. Var de kvalifisert? Ikke? Neivel, da er det nestemann som skal ha kontrakten.
Men det er lenge siden vi brukte pris som eneste tildelingskriterie. I dag har vi som regel både, pris, løsningsforslag, tilbudt kompetanse og miljø. Dermed har du andre verktøy for å se om det du er tilbudt er seriøst eller ikke.
Du trenger rett og slett ikke kvalifikasjonskravene mer. De er bare i veien for prosessen din.
Det er ikke smart, med andre ord.
Likevel brukes det daglig, selv om DFØ heldigvis har fjernet «ISO eller tilsvarende» som forslag til kvalifikasjonsforslag i sine mal-smørbrødlister.
Gammel vane er vond å vende.
Kvalifikasjonskrav om ISO – hva skal du med det?
Men tenk deg litt om: hva skal du med det? Si at du krever at leverandøren har et «kvalitetssikringssystem tilpasset leveransen». Så foreslår du at det dokumenteres slik, for eksempel: «Hvis leverandøren er sertifisert i henhold til ISO 9001 eller tilsvarende kvalitetssikringssertifiseringer, er det tilstrekkelig å legge ved kopi av gyldig sertifikat».
Hva har du laget for deg selv nå? Jo, et potensielt minefelt. Ikke nok med det: du har laget et minefelt du ikke kan bruke til noe.
Her er noen ting du kan tenke på (med et par skrekk-eksempler på hva KOFA kan finne på):
- Noen kan finne på å la være å levere tilbud, fordi de tror de må være sertifisert
- Noen er i ferd med å bli sertifisert, men sliter med å forklare det godt nok (Denne KOFA-saken kunne vært unngått hvis man hadde flyttet kravet til et tildelingskriterie i stedet)
- Morselskapet er sertifisert, men ikke datterselskapet som leverer tilbudet
- Leverandøren som ikke vant mener at vinners kvalitetssikringssystem «ikke er tilpasset leveransen» (Denne KOFA-saken kunne også vært unngått hvis man hadde flyttet kravet til et tildelingskritere i stedet)
- Leverandøren som ikke vant mener det var et uforholdsmessig krav, som har begrenset konkurransen.
Og hva kan du bruke alt dette til for å komme fram til det beste tilbudet? Ingenting. Det er bare støy og bekymringer!
Så hva kan du gjøre i stedet? Jo, du kan i stedet knytte kvalitet til leveransen.
Løsningen: bruk tildelingskriterier i stedet
Ved å stille et enkle spørsmål under tildelingskriteriene, kan du heller be leverandørene forklare hvordan de vil bruke kvalitetssikringssystemet sitt i gjennomføringen av oppdraget. En slik tilpasset beskrivelse medfører selvsagt noe mer arbeid for både deg og leverandøren, men gevinstene er åpenbare; du får bedre oversikt over hvordan leverandøren faktisk jobber med kvalitet, og du kan bruke det i kontraktsoppfølgingen hvis kvaliteten ikke er som forventet.
Dessuten åpner du for innovasjon, nytenkning og mindre leverandører som har skjønt hva kvalitetssikring innebærer.
Innkjøpskontoret AS har gjort dette hundrevis av ganger, med godt resultat.
Samme argumentasjon kan du forresten også bruke på ISO14001/Miljøfyrtårn. KOFA er full av saker der oppdragsgiver har brutt forskriften ved å ikke avvise leverandører som ikke oppfyller et ISO 14001-krav som oppdragsgiver nok i utgangspunktet ikke så rekkevidden av.
Det er jo ikke at leverandøren har en slik sertifisering som er viktigst, men hvordan det at de har den vil påvirke din leveranse. Ikke sant?
Så da vet du det. Vil du klare å motstå fristelsen og ikke kreve ISO neste gang?
Den som anskaffer får se.
