
Når du jobber med offentlige anskaffelser, kommer du borti begrepet «tildelingskriterier». Men hva betyr det, egentlig?
Jobben din som offentlig innkjøper er å tildele kontrakt til en leverandør, sånn at jobben blir gjort.
Som regel er du så heldig at flere har lyst til å gjøre jobben for deg. Da må du velge. For at det skal bli rettferdig, må du dessuten velge den beste.
Så hvordan velger du den beste?
Vel, det første du må tenke på, er likebehandling. Innen rimelighetens grenser, må alle være enige i hva som er best. Det er ikke alltid så enkelt, men det er her tildelingskriterier kommer inn.
Det enkleste tildelingskrieriet først: prisen
La oss ta et enkelt eksempel: pris. Den beste prisen, er jo – isolert sett – den laveste prisen. Hvis du kan få jobben gjort for hundre kroner, er det bedre enn å måtte betale to hundre kroner – forutsatt at vi snakker om samme jobb, da. Det beste tilbudet, er dermed tilbudet som har en pris på hundre kroner – hvis alle andre forhold er omtrent like.
Pris er altså et tildelingskriterie. Hvis det dessuten er det eneste kriteriet, sier vi at pris har 100% vekt.
Er du med så langt? Flott, da kompliserer vi det litt.
Leveringstid som tildelingskriterie
Det er ikke så ofte du bare har fokus på pris. Som regel er det flere forhold som spiller inn. Hvis du skal klare å sammenligne tilbudene du får, må du si hvilke forhold som spiller inn. Da blir konkurransen din forutberegnelig.
La oss si at du vil ha en pizza, og du vil ha den kjapt. Da har du plutselig to tildelingskriterier: pris og leveringstid.
Men hvordan skal du vurdere forskjellen? Hvor stor betalingsvillighet har du med tanke på pris sett opp mot leveringstid?
Her kommer vekten inn igjen. Nå kan ikke tildelingskriteriet pris ha 100% vekt lenger. Da blir jo spørsmålet: hvor viktig er prisen sett opp mot leveringstiden? Velger du 90/10, vil leveringstiden være nesten uten betydning. Velger du 10/90, vil rask leveringstid trumfe nesten enhver pris.
Det er nå du må inn med markedsundersøkelser. Du må rett og slett skaffe deg et omtrentlig bilde av hva markedet kan tilby, og bruke dette til å sette en fornuftig vekt. Kanskje vi lander på 70/30? Da vil prisen ha mest å si, men det er samtidig forutberegnelig for tilbyderne at leveringstiden ikke kan være helt hinsides hvis du skal ha håp om å vinne konkurransen.
Epler og pærer
Nå møter du også neste problem: hvordan skal du gjøre om pris og leveringstid til sammenlignbare størrelser?
Her er det to veier å gå. Enten kan du gjøre om prisen til poeng eller leveringstiden til pris. DFØ anbefaler underlig nok den siste, selv om Norge stort sett har vent seg til å bruke den første ihvertfall siden OL på Lillehammer – altså for lenge siden.
Uansett hva du velger, må du ta med deg tildelingskriteriene dine inn i matematikkens og regnearkenes verden nå. Ihvertfall en kort stund.
La oss si at vi gjør det slik det har blitt gjort de siste par generasjonene her i landet: vi gjør om prisene til poeng.
Fra best til dårligst – velg en skala for tildelingskriteriene
Da må du først velge deg en skala. Den kan være hva som helst, så lenge den er forståelig. Mange velger å si at den beste får 6, 10 eller 100 poeng og de andre får færre poeng – fordi de er vurdert som dårligere.
Den laveste prisen og den raskeste leveringstida får maks poeng. Ferdig med den.
En dårligere leveringstid må få skjønnsmessig færre poeng. Her må du ikke være urimelig eller vilkårlig, men ellers er det faktisk mye opp til deg. Eksempel: dobbelt så lang leveringstid gir halvparten så mange poeng.
Og så var det prisen da: hvis prisen er dobbelt så høy, hvor mange poeng skal den få da? De to vanligste metodene sier enten halv poengsum (forholdsmessig) eller null poeng (lineær). Alt dette finner du på DFØs nettsider.
Når du har bestemt deg for poeng og beregningsmetode, er det bare å gange poengene på hvert tildelingskriterie med vekt og legge sammen. Høyest poengsum, vinner.
Så enkelt er det. Egentlig.