I tilfellet markedsundersøkelser, har kjært barn virkelig mange navn – men hvor kjært er egentlig dette barnet?
Du vet hva vi snakker om, men du sliter litt med å finne et definerende ord, ikke sant? Det er ikke så enkelt som «konkurransegrunnlag» eller «EØS-kunngjøring», dette her. Driver du med innkjøp, har du likevel sikkert vært borti leverandørdialogmøter, leverandør- eller markedskonferanser, dialogsamtaler eller markedsmøter. Poenget er å snakke med markedet før du satser alle kortene og kunngjør behovet ditt. Det er som kjent begrenset hva du kan endre når kortene ligger på bordet.
Har du også en gryende fornemmelse om at dette er en historie om keiserens nye klær?
Vi kan jo se hva slags støtte vi får i forskriften. I §8-1 og 8-2 (§12-1 og 2 for EØS-anskaffelser), får vi i grunnen fasit: du kan stort sett gjøre akkurat hva du vil, bare du passer på likebehandlingsprinsippet. Konkrete prosedyrer glimrer altså med sitt fravær.
Da blir det jo opp til hver enkelt å finne opp kruttet. Innenfor dette området, er det funnet opp veldig mye krutt.
Som vi pleier å gjøre i anskaffelser, bør vi jo begynne med det enkle spørsmålet: hva er behovet?
Behovet er som regel at noen synser litt om konkurransen din. Når er det fornuftig å ha tilbudsfrist på brannbiler? Hva bør man helst ikke ha som tildelingskriterier for plankonsulenter? Hvordan vil leverandørene helst at prisskjemaet på rekvisita skal se ut? Sånne ting. Innspillene er gull verdt for den videre prosessen – så lenge flere får anledning til å mene noe.
Flere ja.
Hva betyr «flere» i denne sammenhengen, egentlig?
Skal man tro kunngjøringene på Doffin, gjelder prinsippet «more is more». Dess flere innspill man får, dess mer oppfyller man regelverket.
Trodde du, ja. Men dessverre/heldigvis er det ikke slik. Dess flere innspill du får, dess større blir jungelen med meninger du må tråkle deg gjennom for å komme tilbake til hva det egentlig var du skulle anskaffe. Dess større blir kanskje også leverandørens forventninger til at konkurransegrunnlaget skal ivareta akkurat deg.
Så la oss gå tilbake til behovet: hva var det du trengte igjen? Jo, innspill. Balanserte og nyttige innspill, fortrinnsvis i moderate, men tilstrekkelige, mengder.
Så hvordan skaffer du deg det på best mulig måte?
Vel, det kan være så enkelt som å finne fram telefonen eller epostprogrammet ditt. Det er ihvertfall ingenting i forskriften som stopper deg, og det kan være mye å hente på konstruktive samtaler med noen få. Så lenge vi snakker om flertall og ikke entall, er sannsynligheten også stor for at du klarer å riste av deg eventuelle konkurransevridende elementer.
Et alternativ kan være å bruke RFI-funksjonaliteten i KGV-verktøyet ditt og invitere noen utvalgte leverandører til å gi innspill på den måten. Det kan kanskje fremstå litt upersonlig, men det er ihvertfall fort gjort for begge parter – og dokumentasjonen går jo av seg selv.
Skulle du fremdeles sitte igjen med en følelse at det er noe som mangler, kan du jo driste deg til å kunngjøre også, men vær forberedt på en mulig eksplosiv økning i tidsbruk.
Er det en ting du ihvertfall bør vokte deg for, så er det fellesmøter med mange leverandører til stede samtidig. Slike møter bør som et minimum være digitale, og helst så korte som mulig. Du vil nemlig merke at det fort blir dørgende stille i slike møter når leverandørene blir bedt om innspill i plenum. Hvem vil vel røpe sine gode ideer så alle konkurrentene hører dem?
Så der har du det. Gjør det enkelt for både deg selv og markedet, slik at markedsundersøkelsene dine fremmer en så effektiv bruk av samfunnets ressurser som mulig.
Så unngår du å stå der foran en fullsatt, men taus, sal og tenke på historien om keiserens nye klær.
