Tilbudsinnlevering med Murphy på skuldra

Føler du at Murphy lener seg over deg mens du leverer tilbud? Da er du antageligvis sent ute.

Murphys lov uttrykkes omtrent slik: alt som kan gå galt, vil gå galt – før eller siden. Loven er til nytte for alle som ser potensielle svakheter ved maskiner, systemer og prosjekter – spesielt når maskinen, systemet eller prosjektet brukes mye, eller konsekvensene hvis noe går galt er voldsomt store. Dermed dukker Murphys lov ofte opp hos bilfabrikanter, brubyggere og softwareutviklere.

Man skulle tro at loven også burde være ganske nyttig for de som leverer tilbud til det offentlige, men det virker ikke sånn.

I praksis leveres veldig mange tilbud samme dag som tilbudsfristen går ut, og mange ganger også samme time. I en tilfeldig valgt konkurranse Innkjøpskontoret gjennomførte i for en stund siden, kom det inn 30 tilbud. Av disse ble halvparten levert samme dag som tilbudsfristen (kl 12). Av disse igjen, ble halvparten levert i løpet av den siste timen. Hvert fjerde tilbud i konkurransen ble altså levert i løpet av den siste timen før fristen gikk ut, og det siste tilbudet kom inn så sent som 3 minutter på tolv.

Three minutes to zero

3 minutters margin. Ville du dratt på sydenferie med hele familien med 3 minutters margin? Ville du møtt opp til første dag på ny jobb med 3 minutters margin?

Ja, når ellers i livet ville du egentlig være komfortabel med å ha bare 3 minutter å gå på?

Ganske få andre steder, får vi håpe. Du kunne jo lett bli sett på som uansvarlig.

Men Murphys lov krasjer ofte med en annen lov: det er menneskelig å utsette.

De fleste av oss yter bedre under press. Det er når klokka tikker at prioriterer best. Det er da vi setter inn høygiret og blir ferdige. Spør enhver forfatter, kunstner eller journalist, og de vil nikke gjenkjennende til dette. Ja, spør gjerne også studenter med innleveringsoppgaver og snekkere dagen før innflytting.

Så det er altså menneskelig, men er det smart?

Selvsagt ikke.

Tidspress – en flyparallell

La oss tenke oss en annen situasjon med tidspress – en flyreise. Du og familien din skal ut og fly for første gang siden pandemien startet, og flyet går fra Gardermoen kl. 14.

Følgelig stenger innsjekkingen kl. 12. Det blir din deadline for å nå frem til flyplassen med passasjerer, pass og bagasje.

Du holder til på Stovner, så reisetiden er 30 minutter. Men i tillegg må du regne med kø, vegarbeid, parkering, gangtid fra parkering, kø ved innsjekkingen, kø på badet før du drar, og at bilen faktisk starter og ikke går tom for drivstoff på veien.

Når bør du dra? Ville du vært komfortabel med å starte hjemmefra kl. 11:27, altså slik at du har en margin på 3 minutter?

Selvsagt ikke. Uansett hvor menneskelig det er å utsette, så vil du nok ha sjekket at bilen har full tank, at du har forhåndsbestilt parkering og at ingen av tenåringene får lov til å dusje akkurat den morgenen. Du ville også beregnet mye mer enn de 30 minuttene Google Maps sier at du skal bruke på turen opp til flyplassen.

For du vil vel ikke stå der på Gardermoen og se at flyet tar av uten dere? Det ville jo vært ganske uansvarlig av deg. Det ville nok også både ektefelle, barn og naboer ment (jasså, Andersen? Skulle ikke du til Syden, da?). Forsikringsselskapet ville nok også mer enn antydet hvor uansvarlig dette var av deg.

Tilbud – enklere enn å rekke et fly

Men det er enklere å levere tilbud i tide enn å rekke et fly. Mye enklere. Tilbud kan du nemlig levere når som helst i perioden fra konkurransen blir kunngjort og frem til tilbudsfristen. Tygg på det: når som helst! Det blir som at flyet står der og venter – bare på deg.

Ikke nok med det: du kan til og med levere tilbud så mange ganger du vil også. Det er alltid det siste tilbudet som gjelder. Er du av den helt ekstreme typen (altså den som hadde tatt inn på hotell på Gardermoen dagen før flyet gikk) så kan du altså levere et «utkast» til tilbudet allerede flere uker i forveien, og senere oppdatere det etterhvert som bitene faller på plass.

Flyet som tar av, tilsvarer tilbudsfristen som går ut. Det er ingenting du eller noen andre kan gjøre for å utsette disse to tingene. Ingenting.

Det er ikke flyets feil at bilen din streiker. Det er heller ikke flyets feil at du hadde bestilt parkering på en annen flyplass, ei heller kan flyet klandres for at Vegvesenet skulle legge ny asfalt akkurat i dag, eller at den elgen forvillet seg ut på motorveien i akkurat din kjøreretning og laget laaaang glanekø. Flyet kan ikke gjøre noen verdens ting med disse tingene. Det bare står der og venter på avgang – med deg, eller uten deg.

Skjønner?

Så neste gang er du kanskje litt bedre forberedt, slik at ikke strømbrudd, virusangrep, PC-krasj, korrupte filer, fulle harddisker, WIFI-krasj, brannalarm, løse kabler, gjenglemte briller, distré kolleger, treg epost eller passordtrøbbel hindrer deg i å levere ditt neste tilbud til det offentlige i god tid.

Klarer du det?

Vi som anskaffer får se.