Vi hører stadig uttrykket «karensperiode», men hva betyr det, egentlig?
Tenk deg at du har fått inn to tilbud fra to leverandører og tildeler kontrakt til en av dem. Du sier altså: «leverandør A skal få kontrakten».
Men hva med den forbigåtte leverandør B?
Leverandøren som ikke fikk kontrakten, har selvsagt også krav på en forklaring. Det kalles begrunnelsesplikten. Du må i korte trekk gjøre det forståelig for den som ikke vant, hvorfor den som vant gjorde det.
Så er jo spørsmålet hva leverandør B vil gjøre med saken. Kanskje han oppdager feil i begrunnelsen din? Har du kommet i skade for å blande sammen de to tilbudte prosjektlederne? Har du glemt et komma i fastprisen? Hvis du er menneske, kan du gjøre feil. Noe annet er naturstridig.
Kan være smart å vente
Det skal selvsagt helst ikke skje for ofte, men det kan skje, og dess større verdien på kontrakten er, dess større er konsekvensene av slike feil. Dermed trenger du en sikkerhetsmekanisme. Den kalles karensperiode.
I alle anskaffelser med en verdi over 1.3 millioner kroner eks mva, må du vente litt før du inngår kontrakten. Du forteller altså først hvem som får kontrakten, venter en stund, og så inngår du kontrakten – med mindre nye opplysninger får deg til å endre oppfatning. Altså for eksempel at du har blandet sammen de to tilbudte prosjektlederne, eller glemt et komma i fastprisen.
Kort sagt: leverandør B får tid på seg til å reagere, før du potensielt begår en brøler.
Det er selvsagt ikke fullt så enkelt, men dette er prinsippet. I praksis kan du nok også oppleve fra tid til annen at leverandør B ikke har rett i sine påstander om at du har gjort feil. Det kan også tenkes at det finnes flere enn bare to leverandører å ta hensyn til.
Frist i dager
Fordi alle gjør feil, kan det også være klokt å vente litt med å inngå kontrakt i de minste anskaffelsene også, men her oppstiller ikke forskriften noen krav til deg. I de litt større anskaffelsene, de som befinner seg under nasjonal terskelverdi, er du pålagt å ha en «rimelig» karensperiode. Hva det betyr i praksis, må du vurdere – men ihvertfall noen dager. Befinner du deg over EØS-terskel, må du ha 10 dager, regnet fra dagen etter du tildeler – altså i praksis 11 dager.
I utlandet kalles dette «mandatory standstill», men det har også blitt omtalt som «Alcatel-pausen». Formodentlig fordi et selskap med det navnet var involvert i en prosess med å få til denne ordningen i utgangspunktet.
Men når på døgnet?
Vi snakker altså om dager her, men når på dagen utløper karensperioden? Det er det du som bestemmer. Det er ganske vanlig å angi et klokkeslett. Hvis du ikke gjør det, er det midnatt som gjelder. Er det smart? Neppe. Du er nemlig (normalt) ikke på jobb ved midnatt. Dermed går du glipp av en mulighet til å inngå kontrakten så fort karensperioden har utløpt.
Hvorfor skulle det være et problem? Du kan jo bare inngå den morgenen etter? Jo, forsåvidt, men i mellomtiden kan det ha kommet inn en klage. Selv om klagen kom inn etter at karensperioden gikk ut, kan det likevel hende du føler deg forpliktet til å behandle den før du inngår kontrakten.
Men må du egentlig vente når det kommer en klage, da? Nei, det må du ikke. Det eneste juridiske redskapet som kan stoppe en kontraktsinngåelse, er en midlertidig forføyning. Alt annet er opp til deg. Men det er ikke sikkert det er smart å la en klage ligge. Den kan jo inneholde et poeng, for eksempel.
Et krav om innsyn stopper ikke karensperioden!
Men hva med innsyn? Må du vente med å inngå kontrakten hvis du har fått ett innsynskrav? Nei, det må du ikke. Et innsynskrav er ikke en klage på tildelingen, og du har ingen plikt til å vente med å inngå kontrakt til innsynskravet er behandlet. Det er ikke alle leverandører som forstår dette, så det kan være greit å forklare det.
Det er ikke dumt å ha karensperiode. Det roer gemyttene, senker temperaturen, og gir deg som oppdragsgiver tid til å gjøre det aller viktigste akkurat nå, nemlig å gjøre kontrakten klar til å bli inngått.
Så kan vi jo anta at når karensperioden faktisk utløper, så er du klar til å inngå kontrakten. Har du gjort alt riktig og laget gode begrunnelser, så er sannsynligheten stor for at du kan gjøre nettopp det.
Den som anskaffer får se.
