Psykologhjelp for innkjøpere

Innkjøp er et fag med flere tapere enn vinnere. Hvordan bevarer du sinnsroen når kritikken hagler?

Opplever du at “alle” synes du gjør en dårlig jobb? Det er lett å få det inntrykket når man jobber med offentlige anskaffelser. Det er jo nesten alltid flere tilbud enn kontrakter. I en konkurranse med 14 tilbud er det kanskje bare èn eneste leverandør som stikker av med kontrakten. Alle de andre må se seg om etter noe annet å gjøre.

Men det er ikke sikkert alle de 13 taperne er like fornøyd med resultatet.

Ja, det er teoretisk mulig at ingen av de 13 er fornøyd med resultatet.

Så de begynner å stille spørsmål. De ber om innsyn, klager, truer med rettssak, erstatningssøksmål for positiv og/eller negativ kontraktsinteresse, de klager på innsynet de har fått og krever (subsidiært) at KOFA må behandle saken før kontrakten kan inngås. De krever også at all din saksbehandling skal være av ypperste kvalitet, og at den skal skje uten noen som helst form for ugrunnet opphold – og i full meroffentlighet.

Er det rart du av og til går i kjelleren? I disse koronatider opplever du kanskje at dette tilspisser seg enda mer.

La oss prøve å se konstruktivt på dette:

  • Det har formodningen mot seg at alle 14 kunne fått kontrakten. Behovet er ikke stort nok.
  • Det har også formodningen mot seg at alle de 13 som ikke vant har rett i at det er akkurat de som egentlig skulle hatt kontrakten.
  • Det er du som eier behovet, og du har valgt ut hvem som skal dekke det.

Deretter koker det hele ned til om det du har valgt har vært lov å velge. Da handler det gjerne om to ting: skjønnsutøvelse og formelle forhold.

La oss ta skjønnsutøvelsen først. Som vi alle vet, må den være saklig. Det er rettspraksis på at du ikke har lov til å utøve skjønn som er vilkårlig, urimelig eller basert på feil fakta.

Så: er din skjønnsutøvelse urimelig, vilkårlig eller basert på feil fakta? Ikke? Flott.

Så var det de formelle forholdene. I bunken av klager på leverandøren som vant, finnes det sikkert flere anførsler om at de skulle vært avvist. Skulle vinner vært avvist? Ikke? Flott.

Atter subsidiært (!) finner du kanskje anførsler om at det ikke er gitt nok innsyn, at anskaffelsesprotokollen inneholder skrivefeil eller at leverandøren som var rangert som nummer 8 skulle byttet plass med nummer 9. Har dette innvirkning på hvem som vant? Ikke? Flott. Da er det bare å rette feilene, og respektfullt takke for at de ble påpekt.

Så der har du det. Du har gjort en flott jobb! Problemet er bare at tretten av fjorten leverandører er opptatt av andre ting akkurat nå.

Klarer du å se dette oppi all elendigheten, så kan du kanskje reise deg og gå videre til neste anskaffelse – og neste gruppe med leverandører som kommer til å bli skuffet, fortvilet, forbannet og konfliktsøkende.

– Prøv å ta lett på det som er uungåelig, skal Sokrates ha sagt når han fikk malurten.

Så ille er det ikke for deg, men du kan jo tenke på ham ved neste tildeling.

Skulle det bli for ille, kan du jo også oppsøke psykolog, slik parkeringsvakter/passkontrollører/fotballdommere sikkert også av og til ser behov for. De opplever jo – som deg – at flertallet kanskje ikke alltid ser skogen for bare trær når bilen blir tauet bort/passet er utgått/hjemmelaget får rødt kort.

Her er formodentlig noen av tipsene du vil få fra den kanten:

  • Stopp usakligheter: leverandøren som tapte skal ikke få lov til å kritisere deg personlig.
  • Innrøm feil som virkelig er feil: du har lov å feile, men det er jo ikke sikkert feilen har noen konsekvens for tildelingen.
  • Stå sammen: involver dine kolleger i kritikken du får og involver deg selv i kritikk som rammer dine kolleger.
  • Tenk på noe annet: hvis din virkelige lidenskap er modelltog, hagearbeid, båtpuss, hund eller ektefelle, heng et bilde av tog/plante/båt/hund/ektefelle på kontoret. Ta en pause og se på bildet når dagens innsynskrav nummer 11 kommer dumpende inn. Du har et liv utenfor dette også. Hunden din er glad i deg uansett.
  • Anonymiser og fortell. Snakk om det: hvis en advokat skremmer livskiten ut av deg, så skrell eventuelt bort de taushetsbelagte bitene og snakk med noen om det. Ikke steng det inne.
  • Ufarliggjør: Hvem vet, kanskje advokaten også (egentlig) elsker modelltog?
  • Prioriter, og begynn i den riktige enden: gjør sunne og riktige valg når det stormer som verst.

Du er god. Stå på!

Her er flere artikler du kan ha nytte av: