Det må bli slutt på innsyn i alle tilbud

Ble du provosert nå? Eller er du hjertens enig? Bli med inn i en ganske meningsløs reise – og kamp mot (metaforiske) vindmøller.

Det starter så fint. Leverandørene leverer tilbud, og alle håper de skal vinne. Når 12 leverandører gir tilbud, sier det seg forøvrig selv at det kommer til å sitte igjen 11 tapere til slutt. Sånn er det bare. Alle kan ikke levere nytt datasystem til kommunen – eller strø fortauet foran rådhuset.

Men når tiden kommer for tildeling, kan det virke som om denne realiteten likevel fordufter litt for leverandørene som tapte.

Da fylles nemlig postkassen opp med henvendelser av denne typen:

  • Vi ber om innsyn i alle konkurrerende tilbud
  • For å forberede en klage ber vi om innsyn i alle tilbud så fort som mulig
  • Dette kan ikke stemme. Vi skal ha innsyn!
  • Det anmodes om innsyn i dokumentene
  • Med henvisning til §ditt bes det om innsyn i alle tilbud, brev, dokumenter, notater, referater, nedtegnelser og avskrifter. Dette skal være oss i hende straks og med en eneste gang!

Eller kanskje bare: For å forbedre oss, ber vi om innsyn i alle tilbud

Slike setninger er raske å skrive, men ikke like raske å behandle. Kanskje er de nesten litt for enkle å skrive?

Både Grunnloven, Anskaffelsesforskriften og Offentleglova er på din side når du ber om dette. Det er en rett alle har, og slik har det stort sett vært i Norge siden syttitallet. Noen land i verden har fremdeles ikke slike regler, og det er det nok en og annen korrupt eller småkriminell statsansatt i slike land som er veldig glad for.

Men ikke i åpne Norge. Her skal alt være åpent. Også tilbud.

Eller?

Hadde det bare vært så vel. Å sende over et par tusen sider med tilbud er jo ikke spesielt vanskelig. Det tar kanskje bare 40-50 ganger så lang tid som det tar å skrive innsynskravet. En liten halvtime, kanskje?

Men som dere sikkert vet, er det en bitteliten hindring i veien for en slik tilnærming: taushetsplikten.

Ja, for såvel anskaffelsesforskrift som offentleglov er jo ganske tydelig på dette også: Det du har taushetsplikt om, kan du ikke levere ut.

Og her kommer problemet. Setningen det tar 10 sekunder å skrive, kan det nå fort ta en hel arbeidsdag å innfri.

Ja, kanskje flere arbeidsdager.

Også du da, som hadde annet å gjøre denne uka.

Sladde får du gjøre sjøl

Men pytt, tenker du og ber 11 leverandører sladde tilbudene sine sjøl. Dette utløser selvsagt et par-tre nye innsynskrav, men nå skal jo alle tilbudene sladdes likevel.

Men er det ikke et lite problem med denne tilnærmingen? Hvem er det som egentlig forvalter taushetsplikten når du lar leverandøren sladde sjøl?

Her er noen av problemene du kan få med en slik tilnærming:

  • Leverandøren blir mistenksom og sladder alt
  • Leverandøren sladder litt for mye, du kan ikke endre sladdingen hans og må be om ny versjon – leverandøren er plutselig på ferie
  • Leverandøren har ikke forstått at tilbudet hans også inkluderer alle vedlegg og alle dokumenter knyttet til forhandlingen.
  • Du får ikke tak i leverandøren i det hele tatt.
  • Leverandøren sier at det ikke er hans bord, men ditt.

Det er ditt bord. Det er deg som får denne kosteligste av innkjøperrelaterte oppgaver. DU skal nå sette deg ned med TO TUSEN sider med tekst, og gjennomgå de med lys og lykte, og luke ut alt som er forretningshemmelig.

Og nåde ta deg hvis du skulle komme til å sladde for mye – eller for lite. Den ene veien får du klager og smekk på lanken fra Fylkesmannen, lokalpressen, Sivilombudsmannen og leverandørens advokat. Den andre veien får du erstatningskrav fra leverandøren som har blødd forretningshemmeligheter til konkurrenten(e).

Gordisk innsyns-knute

Innsyn i alle tilbud i en stor konkurranse er en gordisk knute som det er ingen forunt å sitte med. Det er en uriaspost. Det burde nesten finnes et ubehagelig, mørkt og kaldt rom i kjelleren på kommunehuset der du og leverandøren som ber om slikt ble forpliktet til å oppholde dere mens jobben ble gjort – da ville de kanskje ikke be om innsyn i alle tilbud sånn helt uten videre. Eller enda bedre: ber du om innsyn i alle tilbud, må du avtjene samme tid som det tar å innfri kravet til å utføre frivillig arbeid for kommunen.

Men slik er det jo ikke. De som pålegger det offentlige årsverk på årsverk med slikt arbeid, går klar. Ja, de sier som regel ikke takk engang. De kommer som regel bare med noe gruff om at det tok for lang tid eller at det var for mye sladdet.

Dessuten sier de av og til at nå skal de hjem og evaluere tilbudene selv og komme tilbake med sin egen evaluering.

Kortslutninger

Det er noen kortslutninger i hele dette konseptet med innsyn i alle tilbud.

  1. Uansett hvor mye du evaluerer tilbudene selv, så er det oppdragsgivers skjønnsutøvelse som skal legges til grunn. Både KOFA, og rettsapparatet er svært tilbakeholdne med å overprøve dette. Det er jo tross alt kommunen som har behov for datasystem – ikke du. Sannsynligheten er derfor ganske stor for at din egen evaluering av tilbudene (der du vinner istedet for konkurrenten din) blir underkjent i en eventuell rettsprosess. Så kan man jo legge til det lett komiske scenarie der flere leverandører konkluderer med at de skulle vunnet…
  2. Hvis du ber om innsyn for å bli bedre, så ber du jo strengt tatt om innsyn i akkurat de opplysningene som taushetsplikten har til hensikt å beskytte.
  3. Hvis du kom på andreplass og mener du skulle vunnet, har det lite for seg å få innsyn i de ni tilbudene som kom bak deg.
  4. Siden du ikke må betale for arbeidet, er det til syvende og sist samfunnet som får regningen. Er det verdt det?

Det er elleve år siden regelverket ble endret slik at det ble praktisk mulig å be om innsyn i alle tilbud. Kanskje tiden er moden for å se en gang til på dette? Allerede den gang var det bekymrede stemmer som mente en slik innsynsmulighet ville bli en tung bør for det offentlige – men de ble ikke hørt.

Det er en nobel tanke at alt skal være åpent, men samfunnet betaler en høy pris for denne muligheten. Som alltid hviler ansvaret på den enkelte av oss. Ansvaret for ikke å misbruke løsningen.

Hvordan har vi kommet hit?

Så hvorfor har det blitt sånn? Antallet innsynskrav per konkurranse har etter vår erfaring økt markant etter koronakrisen. Det er kanskje logisk at offentlige kontrakter er viktigere nå, og at det også gir seg utslag i flere innsynskrav.

Men vi ser også en markant økning i krav som omfatter alle tilbud. Hvorfor skjer det nå?

Her er en mulig forklaring: mange oppdragsgivere “jukser” nok med innsynskrav ved å la leverandørene sladde sjøl. Med andre ord: når det kommer krav om innsyn, ber oppdragsgiver den aktuelle leverandøren om å levere sladdet versjon av sitt tilbud. Da er det fort gjort at leverandøren samtidig ber om innsyn i tilbudet til den som har bedt om innsyn i tilbudet hans. Dette kan over tid føre til en selvforsterkende effekt der man til slutt ender opp med at alle ber om innsyn i alt.

En annen mulig forklaring, kan ligge hos landets mange kursholdere. Det gjennomføres mange private og offentlige kurs hvert år der advokater og andre fagpersoner rådgir leverandører om deres rettigheter og muligheter for å vinne kontrakter. Et råd som muligens blir gitt i slike fora, er å be om innsyn i etterkant. Kanskje noen gjør det bare fordi de har hørt at det er smart? Hvis kursholderen hadde sagt noe om de samfunnsmessige kostnadene også, hva ville skjedd da?

Det finnes også mange velmente “maler” for innsynskrav ute på sidene til diverse advokater. Noen av disse maltekstene har “innsyn i alle tilbud” som standard. Kanskje advokatene kunne moderere seg litt?

Et siste moment kan være at leverandørene rett og slett ikke har tenkt på at dette faktisk tar tid – tid en offentlig ansatt kunne brukt på noe som skapte mer verdi for innbyggerne i kommunen.

Som sagt, innsyn er en tung bør for det offentlige. Ikke fordi man har noe å skjule (bortsett fra det som er taushetsbelagt, selvsagt), men fordi det tar uforholdsmessig mye tid.

Veien framover

Det triste svaret er at det er ingen vei framover for denne problemstillingen. Ihvertfall ingen annen vei enn å forsøke å opplyse om konsekvensene, og håpe at leverandører besinner seg og at de som lager reglene fanger opp et (massivt) forbedringspotensiale. Det kan nok dessverre likevel hende at journalister stiger opp på sin høye hest og forsvarer komplett åpenhet – koste hva det koste vil. Advokatene vil kanskje også hive seg på, for de får som kjent betalt for timene de jobber – uansett om det er å bistå oppdragsgivere med sladding av tilbud eller bistå leverandører med å klage at det er sladdet for mye. Sagt på en penere måte: de er kanskje mer opptatt av hva som er riktigst enn hva som er godt nok.

Til syvende og sist sitter de som har behov for nytt datasystem eller strøing av fortau og spør seg selv: hvor mye arbeid skal det egentlig være med disse anskaffelsene? Skal vi noensinne få det vi har behov for?

Det kan du saktens si: kanskje det hadde vært enklere å strø fortauet selv, enn å bruke tiden på å behandle innsynskrav fra de 11 som ville gjøre det, men som ikke fikk oppdraget?

Kanskje vi kan lære noe sammen? Bli med i vår spørreundersøkelse om innsyn.

Spørreundersøkelse – innsynskrav
Radio Buttons

Oppdragsgivere og innsynskrav (klikk på valgene for å se svaralternativene)

Leverandører og innsynskrav (klikk på valgene for å se svaralternativene)