Fem tips for en bedre innsynshverdag

Skal vi tro en ny undersøkelse Anbud 365 har foretatt, ser innsynskrav ut til å være et kjempeproblem for offentlige oppdragsgivere – og samtidig en kjempefrustrasjon for leverandørene.

Vi kan spore mangt et ubehagelig øyeblikk i en innkjøpers hverdag mellom linjene i undersøkelsen. Her er et eksempel:

Vi krever å få tilsendt all relevant informasjon i anskaffelsen, inkludert evalueringsmatriser, e-poster, SMS-er, dokumenter.

Hjelpes. SMS-er?

På den andre siden av bordet ser det ikke ut til å være så mye hyggeligere:

Det er alt for mye som er sladdet. Tilbudene er tilnærmet “svarte”.

Som vi tidligere har nevnt, har det offentlige vært utsatt for et tiårig sladde-eksperiment. Skal vi tro resultatene i dag, er både leverandører og oppdragsgivere like frustrerte nå som de var når endringen kom i 2009.

Flere grunner

Det er flere grunner til dette, og vi tror ikke dette vil bli bedre så lenge forutsetningene er som de er. Her er de viktigste grunnene til frustrasjonen:

  • Forvaltningsloven er for vag. Man kan ikke styre alt innsyn med èn eneste setning. Riktignok finnes det veiledning, men den er også åpen for tolkning (bare tygg litt på nest siste avsnitt på side 2 i veiledningen, så ser du).
  • Det er for mange personer involvert i behandlingen av innsynene. Hundrevis, om ikke tusenvis av enkeltindivider klarer ikke tolke et så vagt regelverk på en rasjonell og fornuftig måte.
  • Det er for langt mellom partene. Når den ene parten har vunnet og den andre har tapt en kontrakt på flere millioner, vil det mildt sagt være svært delte oppfatninger om hva som er hemmelig og ikke. Da heves konfliktnivået.
  • Alt for mange overlater sladdingen til leverandørene. Da blir ikke vurderingene balansert.
  • Det benyttes steinaldermetoder til å gjennomføre selve sladdingen.
  • Overprøvningsorganene, altså Fylkesmannen og departementene, er heller ikke konsistente i sine vurderinger – de er dessuten også mange.

Hva kan vi gjøre? Fem tips

Det var en deprimerende liste, men la oss være litt konstruktive. Noe av dette kan vi faktisk gjøre noe med, og det allerede i dag!

Her er våre fem enkle tips for en bedre innsynshverdag:

Arne styrte innsynskravene med jernhånd, slik at vi andre innkjøperne kunne konsentrere oss om jobben vår (foto: NASA)

  1. Ta styring. Slutt å be leverandøren sladde for deg. Ta styringen selv, og involver leverandørene i prosessen. Be de heller liste opp hva som er hemmelig, for eksempel.
  2. Digitaliser. Glem utskrifter og tusj. Kjøp Adobe Pro (eller tilsvarende) og spar timesvis på selve sladdejobben. Ja, du leste riktig: timesvis! Har du en sjef som ikke vil kjøpe lisens til deg, sier du? Gå til fagforeningen og organiser streik (ja, seriøst)!
  3. Glem papirer. Innsynskrav gjennomføres best ved å behandle elektroniske dokumenter i kataloger. Skjønner du ikke hva dette betyr, er du antageligvis feil mann på jobben, se punkt 5.
  4. Tenk prosess. Se på innsynskrav som en prosess, og lag gode rutiner, se punkt 5.
  5. Profesjonaliser. Er dere flere i organisasjonen? La noen få lov til å bli gode på sladding – hvorfor skal tyve ansatte forbli amatører når èn ansatt kan bli ekspert?

Dersom alle offentlige oppdragsgivere hadde fulgt disse fem enkle tipsene, ville vi ihvertfall ikke snakket om “årsverk” til selve behandlingen av innsynskravene. Da kunne vi heller konsentrert oss om den runde og litt vel vage bestemmelsen i forvaltningsloven.

Lykke til, ihvertfall!