Ikke grav deg ned i tide – Fem tips for å øke tilliten

Ikke grav deg ned i konflikter. Les denne saken i stedet.

Du har kanskje opplevd at uenigheten rundt en tildeling utvikler seg til full krig mellom deg og leverandøren som tapte. Du har kanskje også lest våre saker om temaet, eksempelvis om tillit, innsyn i alt og forholdsmessighet.

Ja, du har kanskje også dratt nytte av våre tips for en bedre innsynshverdag.

Men aller helst ønsker du jo bare at alle skal ha såpass tillit til prosessen din at ikke alt blir vridd og vrengt på i ettertid. Eller hva?

Vel, hvis du vil unngå å grave skyttergraver når du tildeler, kan du la deg inspirere av vår liste med tips over typiske områder som det er smart å tenke på for å redusere konfliktnivået og øke tilliten.

Tips nr. 1: Reduser kvalifikasjonskrav

Ja, du leste riktig. Du kan jo starte med å tenke på at de eneste obligatoriske kvalifikasjonskravene som finnes er kravet om skatteattest over 500.000,- og kravet om å bruke ESPD-skjema for EØS-anskaffelser.

Det er alt.

Hvis du velger å be om kvalitetssystem, miljøledelsessystem, referanser fra 18 tilsvarende prosjekter utført siste 5 måneder, platinum-nivå i forhandlernettverket, minst 3500 ansatte og økonomi nok til å sjøsette et hangarskip, ja da er det du som velger det. Gjør du det, vil som regel Murphy sørge for tre ting:

  • At leverandørene som du antok ville oppfylle kravene faktisk ikke gjør det.
  • At en av de som faktisk ville oppfylt kravene ikke gidder å gi tilbud fordi det er for mye papirarbeid.
  • At advokaten til leverandøren som taper konkurransen mener at vinner ikke oppfylte kravene likevel.

Spesielt sistnevnte er en god grunn til å tenke gjennom kvalifikasjonskravene en gang til.

Tips nr. 2: Ikke avvis før du er helt nødt til å gjøre det

Ingen liker å bli avvist. Aller minst advokaten til leverandøren som blir det. Å bli avvist treffer der det gjør mest vondt.

Tenk deg tilbake til gymtimen på skolen: å ikke bli valgt ut til å være med på samme fotballag som kameraten din er ille nok, men å få beskjed fra læreren om at du ikke er egnet til å være med i utvelgelsen engang? Ja, det er slag under beltestedet.

Du vil selvsagt komme opp i situasjoner der du har en plikt til å avvise, men det er ikke sikkert du har en slik plikt. Tenk nøye gjennom dette før du avviser.

Tips nr 3: Stormer det? Pust rolig

Nesten alle leverandører som klager er ærlige, saklige og konkrete, men – det er synd å si det – du kan bli utsatt for taktikker også. Taktikkene kan være å villede, mistenkeliggjøre, avspore eller drukne deg i arbeid. Målet vil ofte være å gi leverandøren en ny sjanse ved å få konkurransen avlyst eller vinneren avvist. Gjenkjenn slike taktikker og skill de reelle fra de absurde påstandene. Skill også innsynskrav fra klager på anskaffelsen, og – ikke minst – skill klager på innsyn fra klager på anskaffelsen.

Det kan være verdt å tenke på et par ting til også:

  1. Folka dine har faktisk bestemt seg for at vinner skal få kontrakten
  2. Vinner har innstilt seg på at han skal få kontrakten

Snur du om, får du kanskje både 1 og 2 mot deg.

Tips nr 4: Dokumenter det du gjør – mens du gjør det

Du har sikkert en arkivansvarlig som har hvisket noe i øret ditt om fortløpende arkivering, eller i det minste gitt deg et grunnkurs i hva som er arkivverdig? Det er ikke så dumt å høre på slikt. Dette gjelder med dobbel understrekning når vi kommer til situasjoner der det stormer rundt ørene dine. Ikke glem å spare på dokumentene, epostene, notatene og referatene mens du holder på. Pass også på datoer, hvem var til stede, klokkeslett og varighet. Der og da er dette enkelt å notere. Tre uker senere er det ikke like lett å gjenskape hva som egentlig skjedde.

Noen enkle tips:

  • Lag en fornuftig struktur på arkivet ditt med en gang – ikke vent til torsdagen i juleuka (som dessuten er en fridag i år)
  • Arkiver fortløpende. Finn en metode som fungerer, og hold deg til den. Har du en arkivverdig epost? Lag PDF av den med en gang, og legg den på riktig sted.
  • Må du avklare noe med en leverandør? Gjør det skriftlig. Må du gjøre det muntlig, så sørg for at du ikke er alene, og at dere fører referat med en gang.

Gjør du alt dette underveis, fremstår prosessen din som mer troverdig. Det er for eksempel mye vanskeligere å mistenkeliggjøre en epost som beviselig ble sendt og besvart den tolvte mai, enn en redegjørelse for en telefonsamtale som fant sted en eller annen gang i mai (tror du).

Tips nr 5: Innrøm feil, hvis de faktisk er det

Alle kan gjøre feil. Er du helt sikker på at du har gjort en feil, så er det bare et bevis på at du er menneske, du også.

Du må selvsagt skille mellom feil som en av partene hevder du har gjort og feil som du objektivt sett faktisk har gjort, men feil vil forekomme. Da bør du rette feilen så raskt som mulig, og på en forholdsmessig metode.

Forholdsmessig, sier du?

Ja, dette er ganske viktig. Feil skal alltid rettes på den minst inngripende måten. En kommafeil i anskaffelsesprotokollen skal selvsagt ikke rettes ved å avlyse konkurransen, selv om advokaten til leverandøren som tapte vil hevde det. Du skal i stedet lage en ny protokoll med komma på riktig plass.

Bonustips: Vær hyggelig

Det kan være fristende å anta samme bøllete holdning som den holdningen du forestiller deg at motparten har antatt. Men ikke glem at dette bare er din antagelse. Behandler du alle med respekt, så er det til slutt bare (de antatte) bøllene som sitter igjen med svarteper.