Kjøreregler for bedre anskaffelser

Du har sikkert tenkt tanken du også: hva er felles for alle anskaffelser, og hva kan vi gjøre enklere? Det blir spennende å se hva gruppen etterhvert kommer frem til, men i mellomtiden kan du hygge deg med våre enkle kjøreregler:

Regel nr. 1: Fokuser på behovet

Ikke beskriv “dingsen” du vil ha. Beskriv i stedet behovet du vil ha dekket. Gjør du det, vil også leverandørene slutte å irritere seg over at du omtaler konkurrentens merkevare og heller lete blant egne løsninger etter den som dekker behovet ditt på best mulig måte.

I saken flygel til besvær kan du stifte nærmere bekjentskap med forskjellen på merkevare og behovsbeskrivelse.

Regel nr. 2: Gå digitalt – ikke grav deg ned i papir

Vi lever i det 21. århundre. Oppfør deg deretter. Papir er gammeldags. Skaff deg KGV, kutt ut utskrifter, og lær deg å saksbehandle på skjerm.

Les noen av våre saker om digitalisering:

Regel nr. 3: Vis respekt for egen tid – planlegg for at ting skal gå som planlagt

Du tror kanskje at alle anskaffelsesprosjekter er forsinket av natur? De er ikke det. Din tid er viktig. Få folk til å forstå det! Lag en fornuftig fremdriftsplan og involver alle parter så tidlig som mulig. Det er lettere å avholde et evalueringsmøte i mars hvis du inviterte til det i februar. Det er også lettere å få alle til å delta hvis du allerede har fortalt dem hvor viktig det er at de deltar.

For du har vel ikke lyst til at alle skal gå å lure på om du har tenkt å bestemme deg snart?

Regel nr. 4: Skap tillit – ikke vær redd for (lovlig) dialog

Generelt sett er det aldri ulovlig å snakke med leverandører – spørsmålet er selvsagt hva du snakker med dem om. Lær deg reglene for dialog og bruk dem aktivt gjennom hele prosessen. Da skaper du tillit.

Les også vår sak om tillit. Og er du leverandør? Ja, så spør da vel.

Regel nr. 5: Finn en metode og hold deg til den

Som med det meste her i verden er også anskaffelser noe du blir bedre på når du repeterer. Men hva er det du repeterer? Hvis du prøver å finne opp kruttet på nytt hver gang du kunngjør, rekker du kanskje aldri å bli ordentlig god på noe som helst. Ta dermed vare på det som virker og du kan fokusere mer på det som ikke gikk som forventet.

Hva du enn gjør: tenk fornuftig og ikke kjør deg vill i jungelen.

Regel nr. 6: Skap nettverk – jobb sammen

Du blir aldri god alene. Abonner på nyhetsbrev, dra på konferanser og skap formelle og uformelle nettverk der du kan.

Regel nr. 7: Vær (passe) innovativ

Ikke tro at en eller annen ny metode vil revolusjonere verden. Vær nøktern og på vakt for keiserens nye klær. Innovasjon er vel og bra, men du kommer lengst med å gjøre mest mulig av det som beviselig funker og minst mulig av det som ikke funker.

Så kan du selvsagt spe på med litt innovasjon innimellom, men da helst av den sorten som beviselig har funket for andre.