DIFI oppfordrer offentlige oppdragsgivere til å få med seg nyetablerte gründere i anbudene sine. På den måten kan man få mer innovasjon i anskaffelsene.
Nå kommer de med noen enkle råd for hvordan man kan få det til. Vi tillater oss å gjengi noen av rådene her, og knytte noen kommentarer til dem:
«Bruk dialogmulighetene. Å møte kunder ansikt til ansikt kan bety alt for å levere et relevant tilbud. Det tar erfaringsmessig mye kortere tid å snakke med en kunde om behovene enn å tolke et skriftlig konkurransegrunnlag.»
Vi er helt enige. Tenk på alle mulighetene du egentlig har: konkurranse med forhandling, tilbudskonferanse, markedskonferanse, osv. Før du kunngjør en konkurranse har du dessuten god mulighet til å snakke med leverandører om hva du trenger. Nettopp her gjelder det å lytte, og forklare. Underveis i konkurransen er det heller ingenting i veien for at man av og til kan plukke opp telefonen og avklare et spørsmål på telefon før man bekrefter det skriftlig. På den måten fanger du opp nyanser som ellers går en hus forbi.
«Skriv forståelig og begrens sideantall og henvisninger. For å få med de med lavere anbudskompetanse gjelder det å bruke forståelig språk. Dessuten avstå fra uforholdsmessig antall sider og henvisninger. Slikt vil bare føre til mer tolkning og tidsbruk for leverandørene. Gjør konkurransegrunnlaget brukervennlig!»
Igjen er vi helt enige. Det enkleste du som oppdragsgiver kan gjøre er å la noen utenforstående lese konkurransegrunnlaget. Da finner du lett de logiske bristene i grunnlaget ditt. Det som er åpenbart for deg, er kanskje ikke like åpenbart for andre. Vi i Innkjøpskontoret har lenge etterlyst tydeligere retningslinjer for hvordan et konkurransegrunnlag skal bygges opp, både på Doffin og i anskaffelsesforskriften – i dag er dette helt opp til den enkelte oppdragsgiver og over tid har konkurransegrunnlagene lett for å bli bare mer og mer innviklede. På den annen side bør du som leverandør også stille flere spørsmål, og gjerne så tidlig som mulig.
«Bruk etterspørselsmulighetene. Kategorisk avvisning uten mulighet til å rette opp er med på å danne inntrykk av en offentlig sektor som er mer opptatt av perfekte tilbud enn gode leveranser. Gi oss muligheten til å ordne opp, gjerne med superkort frist.»
Ja, ikke sant? For oppdragsgivere gir forskriften rom til å avklare mange ting. Dessuten finnes det jo to kategorier med avvisningsregler: situasjoner der du må avvise, og situasjoner der du kan. Det er forskjell på en rett og en plikt. For leverandører er det selvsagt viktig å ikke slurve med innleveringen. Sørg for å forstå hva som skal leveres og at det faktisk blir levert. Spør oppdragsgiver hvis du er i tvil.
DIFI har hentet disse rådene fra en kronikk som sto på trykk i sommer, mens debatten om forenkling og monsterbedrifter var på sitt verste. Leverandøren som sto bak kritikken og kronikken hadde kjent på kroppen hvordan det er å være en liten, men likevel kompetent tilbyder i det store offentlige anbudsnorge. Vi i Innkjøpskontoret kjenner oss godt igjen. Som tilbyder til det offentlige har vi også brukt hundrevis av timer på tilbud som ble avvist ved døren – nettopp fordi vi er nystartet. Der det er mulig, prøver vi selvsagt å unngå at det samme skjer med leverandørene vi selv mottar tilbud fra.
Kronikkforfatteren oppsummerte det i grunnen veldig godt til Aftenposten i sommer: «Vi kunne fint levd med å bli vurdert som for lett kompetansemessig, men at anbudet ikke engang ble faglig vurdert, er verre å svelge».
