Når du graver i hagen hender det at du støter på røtter. Da er det lett å skjønne hvor det norske ordet «rot» kommer fra. Det er rett og slett en jungel der nede. Du ser fort at 
det er litt slik på Doffin også, hvis du roter litt rundt.
Doffin skulle jo være en så god ide. Her skulle alle offentlige oppdragsgivere legge ut anbudene sine, og her skulle alle Norges leverandører finne fram og gi tilbud.
Det fungerer jo, men det er virkelig en jungel der inne. Hadde Doffin vært en avis, ville ingen lest den. Men Doffin er et sted du besøker fordi du ikke har noe valg. Skal du vinne deg offentlige anbud, må du bare forstå Doffin og lære deg hvordan det fungerer. Det tar tid. Å levere et godt anbud tar mye tid – men går tiden med til helt feil ting?
Sjåfør
Tenk deg at du er ute og kjører bil. Tenk deg at du starter hjemmefra og kjører til jobben for første gang. Du har en ide om hvordan du skal komme deg dit, men du er ikke helt sikker på veien, avkjørslene, tidsbruken. Neste dag går det bedre. Etter en uke husker du ikke lenger hva du gjorde mens du satt i bilen. Selve kjøringen går på autopilot og du sitter heller og tenker på hva du skal gjøre på jobben i dag.
Slik er det med det meste i livet – vi venner oss til en måte å gjøre ting på, og så repeterer vi – så lenge vi kan.
Tenk deg så at jobben flytter. Da må du lære deg rutinen på nytt. Hvilken rute er best, avkjørslene, tidsbruken.
Tenk deg så at jobben flytter hver eneste dag. Du starter alltid på morgenen hjemmefra, men du aner ikke helt hvor du skal før du sitter i bilen. Brått har du blitt en budbilsjåfør, og dagen har fått en ganske annen fokus.
Tenk deg nå at ikke bare jobben bytter adresse hver dag, men du bytter også by, land og bil – hver eneste dag.
Omtrent slik er det å levere offentlige anbud. Hver oppdragsgiver har sin sjargong, sin inndeling, sin versjon av jobben. Doffin er ett flott sted – hvis du er oppdagelsesreisende, eller budbilsjåfør.
Men du er hverken budbilsjåfør eller Indiana Jones. Du er en helt vanlig salgsrepresentant for en middels stor norsk bedrift. Jobben din er den samme hver dag. Du skal skaffe nye oppdrag. Hver dag er et nytt land – helsesektoren er litt som Tyskland. Kommunesektoren er litt som å kjøre i England. Departementene er litt som å finne fram i Syd-Frankrike.
Du er en racer på Europaferie og alle lurer på hvorfor. De lurer også på hvorfor du ikke er så glad i å rote i hagen.
Dette er jo ikke Doffins feil. Tvert i mot: Doffin er jo lik hver gang, men det aller meste du trenger for å levere tilbud ligger ikke på Doffin. Det ligger i dokumentene du laster ned derfra eller i anbudsportalene du blir ledet videre til. Det er her jungelen begynner – og den er tett.
La oss begynne med noe veldig enkelt: oppbygning.
Oppbygningen
Vi har en lov og en forskrift om offentlige anskaffelser, men den sier ikke stort om hvordan du skal bygge opp konkurransegrunnlaget. Alt den sier er at dersom du ikke klarer deg med teksten i kunngjøringen på Doffin, så skal du lage et konkurransegrunnlag – det er altså ikke en gang noe krav.
I forskriftens §8-1 er det også ramset opp hvordan konkurransegrunnlaget skal struktureres, og det er slik:
a. Hva som skal anskaffes
b. Anskaffelsesprosedyre, hvordan konkurransen skal gjennomføres og tildelingskriterier.
c. Krav til hvordan tilbud, vedlegg skal utformes samt (underlig nok) tilbudsfristen
d. Kontrakt
Dette er i verste fall en helt vilkårlig oppramsing og i beste fall et svært famlete forsøk på å forsøke å sette en standard for struktur.
To paragrafer lenger ned står det om kvalifikasjonskrav, altså kravene til leverandøren som skal levere tilbudet. Det står også at dette kan leveres sammen med konkurransegrunnlaget. Altså får vi ett punkt til – enten først eller sist på listen over.
Dette blir enda morsommere hvis du sammenstiller strukturen med den vi finner på Doffin – for de to stemmer overhodet ikke sammen. Slik er strukturen når du skal lage en kunngjøring på Doffin:
Del I: Oppdragsgiver
Del II: Kontraktens gjenstand
Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske opplysninger
Del IV: Prosedyre
Del VI: Tilleggsinformasjon
Her har altså forskriftens bokstav a blitt til Doffins Del II, og forskriftens kvalifikasjonskrav er lagt midt inni alt sammen i en Del III. Del I og IV finner man igjen bokstav c – kanskje.
Allerede når Doffin skal tolke forskriften har vi altså fått en fin miks – og null holdepunkter for de som må lese dette. I tillegg kan man jo undres over hvor klokt det var å bruke romertall, all den tid man jo også benytter romertall til å angi de forskjellige delene av forskriften (Del II for nasjonal kunngjøring osv).
Henger du med? I så fall skal vi komplisere dette skikkelig ved å si velkommen til konkurransegrunnlaget – det vil si til det faktiske dokumentet oppdragsgiver lager og legger ut på Doffin.
I et helt tilfeldig eksempel hentet fra Doffin i skrivende stund, er dette – som forventet – vridd rundt enda en gang. Her er strukturen i en anbudskonkurranse som en statlig virksomhet nettopp har lagt ut:
Del 1 – delvis om oppdragsgiver og delvis om anskaffelsesprosedyre, men også litt om kontrakten og kravspesifikasjonen.
Del 2 – stort sett om bestemmelser om konkurransen, men også noen vedlegg knyttet til kvalifikasjonskrav.
Del 3 – Kvalifikasjonskravene – men ikke vedleggene (se del 2 og 7 for disse)
Del 4 – Tildelingskriterier
Del 5 – Fremdriftsplan (formodentlig de delene som ikke står i del 1 og 2, da)
Del 6 – Meddelelse om tildeling
Del 7 – Diverse vedlegg
Del 8 – Kontrakten
Det virker ikke som om denne oppdragsgiveren har hatt hverken oppbygningen på Doffin eller forskriftens §8-1 i nærheten når han har utarbeidet konkurransegrunnlaget sitt.
Og han er ikke alene. La oss se på et annet eksempel – her hentet fra en annen statlig virksomhet:
Del 1 – konkurransegrunnlag
Kapittel 1 – Litt om oppdragsgiver og deler av kravspesifikasjonen, samt noe om kontrakten
Kapittel 2 – Administrative bestemmelser, fremdriftsplan og en del konkurransebetingelser
Kapittel 3 – Lønns og arbeidsvilkår (?)
Kapittel 4 – Konfidensialitet og Taushetsplikt (?)
Kapittel 5 – Krav til tilbudet – blant annet ett helt underkapittel om tilbudets struktur – kanskje ikke så dumt, gitt at dette er rimelig komplekse greier.
Kapittel 6 – Tilbudslevering – mer av det som kanskje burde ligget i kapittel 1 eller 2.
Kapittel 7 – Kvalifikasjonskrav – endelig kom de – men bare delvis.
Kapittel 8 – Tildelingskriterier
Kapittel 9 – Avslutning av konkurransen
Del 2 BILAG 1 – Beskrivelse av bistanden
Kapittel 1,2,3 – litt definisjoner og beskrivelser
Kapittel 4 – litt kravspesifikasjon
Kapittel 5 – litt kvalifikasjonskrav (ja, kvalifikasjon helt her nede)
Kapittel 6 – flere kvalifikasjonskrav
Kapittel 7-8 mer kravspesifikasjon
Del 2 BILAG 2,3,4,5,6 inneholder stort sett kontraktbestemmelser.
Vedlegg A-H
Dette konkurransegrunnlaget er nesten ufattelig komplisert. Eksempelvis står det i kapittel 5.7 i Del 1 at forbehold og endringer skal «på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og skal inntas som vedlegg til tilbudet, jmf. Punk 5.1 nr. 4 og bilag G.». Nå har det seg dessverre slik at det finnes bilag G i både del 1 og 2 av konkurransegrunnlaget, og forvirrende nok også kapittel 5.1 begge steder, men siden kapittel 5.1 i del 2 bare har tre underpunkter, mens kapittel 5.1 i del 1 har flere enn fire, så er det jo innlysende og fullstendig utvetydig hvilken del man egentlig henviser til – hvis du har brukt noen timer på å forstå strukturen godt, selvsagt.
Det hadde vært ille nok hvis dette konkurransegrunnlaget bare var omfattende, benyttet mange og innbyrdes forvirrende inndelinger og et nesten umenneskelig antall krysshenvisninger og overhodet ikke hadde noen kobling mot strukturene fra forskriften eller fra Doffin, men det er en faktor til som gjør det hele totalt meningsløst:
Kompleksiteten er helt unødvendig.
Løsningen
Du kan få den samme følelsen av og til når du kjører bil i Syd-F
rankrike og skal tråkle deg inn til en eller annen bykjerne midt i ettermiddagsrushet. Franske veier virker ikke alltid gjennomtenkte og planlagte, og du føler mesteparten av tiden at du kjører i en helt annen retning enn dit du skal.
Men å legge om veier i bebodde områder er ganske vanskelig.
A legge om strukturen på offentlige konkurransegrunnlag burde i utgangspunktet være enkelt.
En løsning ville vært at vi alle enes om å bruke samme struktur på konkurransegrunnlaget. For eksempel denne:
Del 1: Kvalifikasjonskrav og konkurransebetingelser
Del 2: Kravspesifikasjon og tildelingskriterier
Del 3: Kontrakt og vedlegg
Del 1 samsvarer nå omtrentlig med forskriftens bokstav a og b, del 2 blir bokstav c og del 3 blir bokstav d. Hvis alle hadde gjort dette, ville jobben for tilbydere allerede blitt betydelig enklere. En annen fordel med denne inndelingen er at man kan skille ut Del 1 for prekvalifisering og at delene stemmer rimelig godt med rekkefølgen i gjennomføringen av en anskaffelse.
En ønskedrøm hadde vært om forskriftens §8-1 hadde blitt endret slik at den viste tydelig hvordan et konkurransegrunnlag skulle bygges opp, eksempelvis kunne den sett slik ut:
§8-1 Utarbeidelse av konkurransegrunnlag
(1) Dersom vilkårene for konkurransen ikke kan beskrives tilstrekkelig utfyllende i kunngjøringen, skal oppdragsgiver utarbeide et konkurransegrunnlag. Konkurransegrunnlaget skal inneholde en tilstrekkelig og fullstendig beskrivelse av hva som skal anskaffes.
(2) Konkurransegrunnlaget skal så langt det er mulig navngis og følge denne inndelingen:
Del 1 – KONKURRANSEBETINGELSER skal inneholde all nødvendig tilleggsinformasjon om anskaffelsesprosedyre, tidsfrister, inkludert endelig frist for mottak av tilbud (dag og klokkeslett), tilbudsutforming og innlevering, adgang til alternative tilbud, krav til opplysninger om bruk av underentrepriser, taushetsbelagt informasjon, samt muligheten til å ta forbehold. Dersom kvalifikasjonskrav er en del av konkurransegrunnlaget, legges de her.
Del 2 – KRAVSPESIFIKASJON OG TILDELINGSKRITERIER skal inneholde en beskrivelse av det som skal anskaffes, med absolutte krav og eventuelle minimumskrav samt kriterier for tildeling av kontrakt.
Del 3 – KONTRAKT skal inneholde informasjon om hvilke alminnelige eller spesielle kontraktsbetingelser som gjelder for oppdraget.
(3) Oppdragsgiver skal – uavhengig av om innlevering skjer elektronisk eller på papir – så langt det er mulig benytte tilbudsmaler og begrense bruken av vedlegg.
Når så forskriften er endret, bør selvsagt også Doffin ta dette inn over seg og tilpasse formularene sine til samme struktur – det burde ikke være så vanskelig, det heller. Det kunne sett slik ut:
Kunngjøring av konkurranse
Klassisk sektor
Del 1 – Informasjon om konkurransebetingelser og kvalifikasjonskrav
Del 2 – Informasjon om hva som skal anskaffes og kriterier for tildeling av kontrakt
Del 3 – Informasjon om kontrakten som legges til grunn
I en revidert veileder til forskriften kunne man laget anbefalte underpunkter også, slik at man fikk samme rekkefølge på punktene og DIFI kunne selvsagt laget ferdige maler for konkurransegrunnlag (de har forsåvidt allerede begynt såvidt med det).
Nå ville det vært fullt samsvar mellom forskrift, kunngjøring og konkurransegrunnlag og allerede betraktelig enklere for tilbydere å finne fram i jungelen.
Start nå
Det virker kanskje utopisk å endre forskrifter og kunngjøringskanaler, men alt er mulig så lenge nok folk ønsker det, og ideen er enkel nok og logisk nok. Uansett er egentlig ikke dette noe du må vente på. Hvis du er oppdragsgiver, kan du begynne allerede i dag. Her er en liten sjekkliste:
- Bestem deg for en struktur, gjerne den over, og hold deg til den for alle anskaffelser i din virksomhet. Vær åpen for å harmonisere den med en fremtidig nasjonal standard.
- La en kollega som ikke skjønner seg på konkurransegrunnlag lese ditt før du kunngjør.
- Fjern unødvendige setninger og forvirrende henvisninger.
- Bruk tilbudsmaler der det er mulig – gjør det lettere for både deg selv og tilbyderne.
- Fjern unødvendige kvalifikasjonskrav. Må du alltid helgardere?
- Sørg for at du bruker samme ordlyd på kvalifikasjonskrav i kunngjøringen og i konkurransegrunnlaget, og sørg for at det er 100% samsvar mellom hva du har krysset av og hva du ber om – og det bør altså være så lite som mulig!
- Lytt til tilbyderne – når det er noe de misforstår gang på gang så er det kanskje en grunn til det.
Sånn. Nå kan du gå ut i hagen og grave opp røtter med god samvittighet – hvis du da ikke heller planlegger årets sommerferie i Syd-Frankrike…
