Hvorfor vente til siste liten?

Vi opplever det stadig vekk. I anbudskonkurranser der det står om kontrakter på mange millioner kroner kommer tilbudene inn rett før innleveringsfristen. Vi opplevde i ett anbud der det var elektronisk innlevering at det siste tilbudet kom inn 5 minutter før fristen! Kontrakten var i dette tilfellet på ca 2 millioner kroner.

Vi kan ikke forstå at en leverandør vil påta seg en så stor risiko. Hva hvis noe skjer? Hva hvis strømmen går eller datamaskinen plutselig bestemmer seg for å oppdatere eller rett og slett krasje? Hva hvis du oppdager at du har glemt et viktig vedlegg? Rundt tilbudsfrister lever Murphy i beste velgående…

Levering etter fristen er avvisningsgrunn etter forskriftens § 11-11 (1) a. Her er det veldig strengt. Det vil stort sett alltid være leverandøren som sitter med ansvaret hvis tilbudet blir levert for sent – uansett om det er postgangen eller datamaskinen som skaper problemet.

Vårt råd er: vær ute i god tid. Du har dessuten alltid muligheten til å levere tilbud flere ganger (se § 11-5). Dersom du leverer tilbud elektronisk, er dette veldig enkelt. Eksempelvis kan du levere tilbud dagen før fristen går ut, og likevel jobbe videre med detaljene og faktisk levere så mange ganger du vil helt fram til tilbudsfristen.

Avslutningsvis kan det kanskje være greit å minne om at oppdragsgiver faktisk ikke kan se hvem som har levert tilbud før tilbudsfristen har gått ut – det er derfor man bruker doble konvolutter. Leverer du elektronisk er det i tillegg fysisk umulig å se tilbudene før fristen har gått ut.