Hvorfor er det økonomiske mest fordelaktig?

scoreboard-3-1313151Fra tid til annen snakker vi med både oppdragsgivere og leverandører som stusser over begrepet “Økonomisk mest fordelaktig”. Eksempelvis når en leverandør som tapte et anbud lurer på hva som var så økonomisk når den som vant var dyrere – eller når behovshavere ikke forstår hensikten med ordet “økonomisk” når kontrakten tildeles på bakgrunn av en rekke kvalitetskriterier – og ikke bare pris.

Vi har flere ganger blitt spurt om vi ikke bare kan skrive “det mest fordelaktige tilbudet”, eller “det mest økonomiske tilbudet” eller lignende.

Vel, dette er ikke en tilfeldig valgt rekke med ord. Det er et begrep. Et begrep som det ville oppstått mye forvirring om man endret på.

Begrepet kom til Norge med de felleseuropeiske anskaffelsesreglene på nittitallet, og har vært med oss siden. På engelsk heter det “most economically advantageous tender”, eller bare MEAT. Dette er altså ikke noe særnorsk fenomen, men et begrep som brukes av innkjøpere overalt.

Helt tilbake til 1927 hadde vi noe som lignet litt i det norske regelverket. Det sto nemlig at man må ta hensyn til «andre omstendigheter» enn pris når det må ansees som «det mest fordelaktige for staten».

Men tilbake til nåtiden. Slik står det i dagens norske forskrift i §22-2(1):

Tildelingen skal skje enten på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, eller utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen.

Akkurat den samme setningen har man valgt å bruke også på de mindre anskaffelsene under EØS-terskelen i §13-2(1).

For de aller minste anskaffelsene, altså de under den nasjonale terskelverdien på en halv million, er det ingen slik bestemmelse. Her er det altså ikke satt opp noen klare bestemmelser for hvordan man tildeler kontrakten, men det følger jo av god forretningsskikk at man gir en vettug grunn og behandler tilbyderne likt. Det står da også i protokollmalen som man er pålagt å følge at man må gi en “kort begrunnelse for valg av leverandør”.

Men tilbake til større anskaffelser, og til begrepet. Hva betyr det, egentlig?

Når man smaker på setningen for første gang, kan nok “økonomisk mest fordelaktige” lede tankene hen mot at det har noe med kostnader å gjøre. Likevel er det altså satt opp som et alternativ til “laveste pris”. Ergo er det åpenbart noe mer.

Forskriften fortsetter ved å gi oss dette i §22-2(2):

 Dersom tildelingen av kontrakten skjer på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, skal det benyttes kriterier som har tilknytning til kontraktsgjenstanden.

Kontraktsgjenstanden er altså det du skal ha. Følgelig kan ikke kriteriene handle om firmaet du kjøper fra, men om det de leverer. Forskriften fortsetter:

Dette kan for eksempel være kvalitet, pris, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, miljøegenskaper, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice, teknisk bistand, eller tid for levering eller ferdigstillelse.

Mange eksempler, altså. Det er ihvertfall lett å tenke seg at “tid for levering” ikke nødvendigvis har noen direkte sammenheng med prisen, men det kan jo likevel være veldig vesentlig for den som skal ha tjenesten. Dersom du kombinerer pris og leveringstid, så vips! har du en konkurranse der det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vinner, og ikke bare det billigste. Her kan man jo tenke seg at de som kan levere før jul faktisk får kontrakten selv om de er dyrere – siden de billigste ikke kunne levere før til påske.

Forskriften påpeker videre at du må oppgi kriteriene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Det er kanskje ikke så rart, for hvordan skal ellers en tilbyder forstå at leveringstid er viktig for deg?

Men hvor viktig? Her er det forskjell på anskaffelser over og under EØS-terskelen.

På de mindre anskaffelsene står det:

Der oppdragsgiver på forhånd har bestemt seg for prioriteringen eller vektingen av kriteriene skal dette angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget.

På de større står det:

 Oppdragsgiver skal angi den relative vektingen som gis hvert av kriteriene. Vektingen kan angis innenfor et område med et passende maksimalt utslag.

På en mindre anskaffelse er det altså godt nok å skrive for eksempel:

– Pris
– Leveringstid

Her har du indikert at pris er viktigst, siden det står først – eller at det eventuelt er like viktig som leveringstid. Du har ihvertfall helt klart sagt at leveringstiden ikke er viktigere enn prisen. Men hvor stort utslag skal det få? Ja, se det trenger du ikke ha bestemt deg for ennå.

På en større anskaffelse må du gå ett skritt lenger og skrive for eksempel:

60% pris
40% leveringstid

I tillegg kan du for eksempel legge til “et passende” utslag. Eksempelvis kan du skrive “+/- 5%”. Det betyr at den endelige vektigen kan bli alt fra 55/45 via 60/40 til 65/35. For en inngående diskusjon om hva som er passende, kan du lese KOFA-sak 2011-204 (http://www.kofa.no/PageFiles/3172/2011-204.pdf).

I denne saken hadde oppdragsgiver satt såpass store utslag, at største og minste utslag mellom enkelte kriterier overlappet hverandre. KOFA mente at: “Den angitte vektingen åpner dermed i stor grad for å prioritere tildelingskriteriene på en rekke ulike måter gjennom fastsettelsen av den endelige vektingen.”. KOFA kom til at oppdragsgiver i dette tilfellet måtte avlyse konkurransen.

Upassende, altså.

Når man så har satt opp både tildelingskriterier og vekting med utslag som passer, er man klar for å få inn tilbudene. Nå kommer selve kjernen i prosessen.

Har du basert deg på laveste pris, er det bare å lete seg gjennom bunken av kvalifiserte tilbud til du finner det med den laveste prisen og så tildele kontrakten. Ferdig.

the-score-3-1497708

Poenggivning antar mange former – her fra sport.

Har du basert deg på det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, er du nå klar til å lete frem både pris og  – la oss si – leveringstiden. Prisen gir du en score, der laveste tilbud får høyeste score, og de andre får score som fortjent etter hvor mye dyrere de er. Så ganger du scoren med vekten som kriteriet har.

Til slutt vurderer du leveringstiden. La oss si at den er “før jul” og “før påske”. Da er det åpenbart at “før jul” skal få best score, men hvor mye dårligere er “før påske”? Er det katastrofalt? Er det ubetydelig? Det er det faktisk mest du som vet – selv om du forhåpentligvis har sagt noe om det i konkurransegrunnlaget, slik at også tilbyderne forstår hva det betyr for deg.

Du setter en poengsum, ganger med vekt, og summerer.

Nå finner du “det økonomisk mest fordelaktige tilbudet”. Blir det leveranse før jul eller påske? Vel, det avhenger altså av tre ting: prisene, vektingen og din skjønnsmessige vurdering av “før påske”. Så lenge sistnevnte hverken er vilkårlig, sterkt urimelig eller basert på feil fakta, så skal det mye til at noen kan overprøve det innkjøpsfaglige skjønnet du utøver i dette tilfellet.

Så enkelt, og så vanskelig, er begrepet “økonomisk mest fordelaktige”.

Amerikanerne har en egen evne til å forenkle. Offentlige innkjøpere i USA kaller det bare “Best value”.

Neste gang kan du lese mer om hvordan det kan gå når dette blir komplisert, og advokatene kommer på banen og begynner å diskutere om vurderingene og poengene er «urimelige», «vilkårlige» eller helt åpenbart må være basert på feil fakta.