For dyrt å forhandle?

 

nullarbor-plain-1221968

Hvor lang er veien? Det er det delte meninger om.

I en ny rapport utarbeidet av PwC for NHO kommer det frem at det er tidkrevende å forhandle. Faktisk så tidkrevende at det ofte ikke lønner seg.

Rapporten er et bestillingsverk fra NHO som er svært uenig i forenklingsutvalgets forslag om å legge inn en frivillig forhandlingsmulighet i alle anskaffelser. Ja, i hvertfall anskaffelsene forenklingsutvalget har innflytelse på – i praksis de som følger nasjonalt regelverk og kunngjøres på Doffin.

Vi snakker om forhandlinger etter Del II av regelverket, med andre ord.

Å trekke fram forhandlingskortet her kan koste dyrt, mener PwC – og gir dermed sin støtte til NHO som absolutt ikke ønsker dette forhandlingskortet velkommen.

Der NHO hovedsaklig er opptatt av forutberegneligheten for leverandørene, er det mest den økte tidsbruken PwC er bekymret for.

PwC peker forøvrig, som oss, på at det absolutt ikke er her skoen egentlig trykker. Forenklingsutvalgets forslag er skivebom sett opp mot de egentlige utfordringene med offentlige anskaffelser: kompetanse og organisering.

Offentlige anskaffelser gjennomføres i dag av for mange personer, med for lav kompetanse, med for få gode verktøy og maler og med for lite internt samarbeid på tvers av avdelinger. Det kan ikke et forenklet regelverk gjøre så mye med.

Takk for at dere også setter søkelyset på det egentlige problemet, PwC!

Men vi er også litt uenige med dere.

Svimlende timeantall

I rapporten estimerer PwC at det går med elleve (!) dagsverk når en oppdragsgiver gjennomfører en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens Del II. De mener videre at dette vil øke til fjorten dagsverk når man legger til forhandlinger. At de også mener at leverandørene får mer arbeid hvis man velger forhandlinger er vi forsåvidt enige i, men her estimerer de hele 7 dagsverk ekstra.

Rapporten kaller et dagsverk for 8 timer. Ergo snakker vi om 11+4+7 x 8 = 176 timer. Det blir altså ganske svimlende timeantall av alt dette, og for oss som lever av å gjennomføre slike anbud virker estimatene som noe midt mellom en gullgruve og ren ønsketenkning. Mest det siste, håper vi – på det offentliges vegne.

Vi har ikke brukt i nærheten av slike timeantall på å gjennomføre en anskaffelse etter forskriftens Del II, og vi håper da virkelig at PwC ikke har så opplevd det så ofte heller – ihvertfall ikke som snittverdier. Selv om man legger sammen all tid brukt av alle relevante personer hos oppdragsgiver burde man etter vår erfaring i snitt lande betydelig under dette tallet.

Og takk og pris for det.

Husk at dette er hovedsaklig er anskaffelser i området 500.000,- til 1.55 millioner eks mva, og de følger et regelverk som har betydelig større handlingsrom enn større anskaffelser – allerede før forenklingsutvalgets forslag er tatt med – og også før man eventuelt tar i bruk forhandlinger.

Vi har møtt – og omtalt – lignende timeestimater tidligere, med samme undring.

Konklusjonen til NHO er å kjøre åpne anbudskonkurranser der det er mulig, for å få ned tidsbruken.

Javel. Hva med å se nærmere på hva timene faktisk gå med til i stedet, og hvorfor det blir så mange av dem?

Vi er enige i at forhandlinger som skjer i form av fysiske møter hos oppdragsgiver kan  føre til mye tidsbruk. Dessuten ender både oppdragsgiver og leverandør ofte opp med å delta med litt flere personer enn det som kanskje er nødvendig – personer som kanskje kunne gjort noe annet i stedet.

Så: må du alltid møtes? Hvor mange må du ha med deg, og hvor mange må du egentlig forhandle med?

conference room

Har du lyst til å tilbringe de neste fire dagene her inne? Tror du at du får noe igjen for det?

Konkurranse med forhandling betyr ikke nødvendigvis at halve avdelingen din skal tilbringe en halv dag i et møterom med hver av fem forskjellige tilbydere. Det er fullt mulig å delegere ansvar, gjør det skriftlig, på telefon, med videokonferanse eller lignende – og med færre tilbydere.

Det viktige er at oppdragsgiver får frem forbedringspotensialet og at leverandøren får anledning til å forbedre tilbudet sitt. Med målbevisste deltagere og en erfaren forhandler er det dessuten ingenting i veien for at møtene også kan være korte.

Allerede i dagens regelverk har oppdragsgiver full anledning til å forhandle i alle anskaffelser som følger regelverkets Del II. Det som eventuelt blir forandret neste år er at  oppdragsgiver kan vente til tilbudene har kommet inn før man bestemmer seg for om man vil forhandle eller ikke. I dag må man bestemme seg før utlysning.

Dette er en ganske meningsløs forenkling.

Ja, kanskje det til og med viser seg å bli en forvanskning. Man kan ihvertfall se for seg at det vil bli en mye større forventning til oppdragsgiver om å forhandle, og i kjølvannet av enhver tildeling vil det nå kunne komme enda et spørsmål:

– ja, men hvorfor forhandlet du ikke da?!?

I dag er det spørsmålet i det minste tatt stilling til så fort konkurransen ligger på Doffin.

Det er kanskje en annen og langt viktigere faktor som påvirker både tidsbruken og utfallet av forhandlinger: Du må være god til det.

Hvordan blir man god til å forhandle? Jo, som med det meste annet kommer man langt hvis man gjør det regelmessig.

I dagens oppstykkede, flate, desentrale, underbemannede og fragmenterte innkjøpsorganisasjoner er nok denne treningen som oftest fordelt på litt for mange mennesker til at man egentlig har mulighet oppnå sitt virkelige potensiale som en dyktig og erfaren forhandlingsleder. Det samme gjelder nok også hos leverandører.

Kanskje det egentlig er dette som drar opp tidsbruken?