Er det virkelig så dyrt å gjennomføre anbud?

Har du lest rapporten KS har laget om kostnader og besparelser ved offentlige anskaffelser?

Rapporten er spennende lesing for alle som mener noe om innkjøp i det offentlige, og du kan lese hele FoU-rapporten her. Den tar for seg både fordelene og ulempene ved offentlige anskaffelser. Ikke minst prøver den å sette tall på både besparingspotensialet og – ikke minst – kostnadene ved konkurranse. Enkelt oppsummert mener rapporten at det er betydelige kostnader forbundet med å gjennomføre offentlige anskaffelser, men at besparelsene likevel oppveier kostnadene.

Vi har lyst til å se litt nærmere på disse kostnadene. Basert på vår erfaring etter snart ett år i drift, synes vi nemlig estimatene i rapporten virker høye.

Innkjøpskontoret har så langt i 2014 gjennomført rundt 70 vare- og tjenesteanskaffelser etter forskriftens del I, II og III – flest etter del III, som altså er EØS-anskaffelser. Vi har naturlig nok oversikt over både timeforbruk og kostnader på disse anskaffelsene, og det er her vi faller litt av lasset når vi leser FoU-rapporten. Våre kostnader er nemlig betydelig lavere enn estimatene rapporten baserer seg på.

Der rapporten opererer med snittkostnader på over 100.000 kroner per anskaffelse, ligger våre snittkostnader på mellom halvparten og en tredjedel av dette.

Rapporten baserer seg på at en anskaffelse tar ca 200-300 timer å gjennomføre. Dette er fordelt på poster som behovsdefinering, utarbeidelse av grunnlag, kunngjøring, svar på spørsmål, evaluering, implementering og oppfølging. Naturlig nok tar alt dette tid, og det er viktig å involvere de som skal bruke avtalen på riktig måte og til riktig tid.

Hvis vi konsentrerer oss om de områdene Innkjøpskontoret bistår mest på, nemlig fasene fra man begynner å definere behovet og frem til kontrakten er underskrevet, så er timeestimatet i rapporten rundt 160-180 timer. Dette skulle inbefatte all tid som går med både fra vår side og fra oppdragsgivers side (behovshaver, enhetsleder, bestillere, faggrupper, osv). Bruker vi våre erfaringstall på slik medvirkning, kommer vi i snitt til at vi burde bruke 90-120 timer på dette arbeidet.tidsbruk

Det gjør vi absolutt ikke.

Våre tall viser at vi i snitt bruker 20-30 timer på behovsdefinering, utforming av konkurransegrunnlag, kunngjøring, spørsmål og svar, kvalifisering, medvirkning ved evaluering, tildeling og utforming av kontrakt. Hvor er det blitt av resten av timene? Vi forstår det ikke. Riktignok benytter vi elektroniske verktøy til konkurransegjennomføringen, noe vi opplever som svært effektiviserende, men dette kan heller ikke forklare eller forsvare alle timene.

I tillegg skal altså oppdragsgiveren vår bruke 60-70 timer på sin del av oppgaven (innhente tall og erfaringer, revidere utkast, svare på spørsmål, dialog med brukere og bestillere, osv). Det forstår vi heller ikke. I de fleste av våre prosjekter går det med langt mindre tid både hos oss og hos oppdragsgiver.

Vi kan være enige i at store og komplekse anskaffelser krever mere tid. Blant de anskaffelsene vi har gjennomført det siste året har vi noen eksempler på anskaffelser der det er mange kommuner involvert, og/eller store faggrupper med mange møter. Der går timene fort, og en sjelden gang kanskje fort nok til at timeestimatene begynner å stemme.

Men: alle konkurranser er ikke like kompliserte og arbeidskrevende. For det store flertallet av konkurranser kjenner vi oss ikke igjen i det hele tatt.

I rapporten virker det som om tallene som er satt opp er anbefalt tidsbruk og ikke snittall. Det er altså ikke finansministerens tusenlapp vi blir presentert for her, men en klar anbefaling om hva man på en gjennomsnittlig anskaffelse bør bruke av tid. Da er tallet etter vårt skjønn alt for høyt.

Rapporten kom i begynnelsen av 2014, og har kanskje blitt litt borte oppi all diskusjonen om anbudsmonstre og forenklinger av regelverket. Den peker likevel på en ting som ingen regelendringer kan bøte på, og det er mangelen på kompetanse.

Du har sikkert hørt mange diskusjoner om hvor mye det offentlige kan spare på konkurranseutsetting ved kjøp av varer og tjenester. Nå er det jo slik at det offentlige er pålagt å konkurranseutsette slike innkjøp, men likefullt skjer det både at det offentlige anskaffer uten konkurranse – altså bryter loven – eller blir kritisert for å gjennomføre anskaffelsene på en unødvendig byråkratisk eller lite fleksibel måte.

I sum er nok likevel de fleste enige i at konkurranse er bra, selv om mange mener at regelverket som det offentlige er pålagt å følge er for firkantet.

Vi er ikke nødvendigvis enige i at regelverket er så forferdelig firkantet, men vi ser at du må jobbe med det hele tiden for å bli god. Det nytter ikke å gjennomføre 1-2 anskaffelser i året. Da glemmer du mellom hver gang. Heldigvis finnes det innkjøpsansvarlige, innkjøpssamarbeid og sånne som oss i Innkjøpskontoret AS. Vi jobber med dette hele tiden, og dermed blir jobben rutine. For oss er det også helt naturlig å benytte elektroniske verktøy til å forenkle prosessen – et tema rapporten bruker lite tid på.

Rutine. Det er det som virkelig må til for å effektivisere og hente ut gevinstene med konkurranseutsetting. Så enkelt: færre må gjøre det og flere må overlate det til andre. Det er da vi ser fornuften i det, og bruker riktig verktøy til riktig tid.

Vi er ikke alle bussjåfører, flyveledere eller rørleggere. Skulle alle gjort disse jobbene, ville det blitt kaos i kollektivfeltet, oppe i luften og inne i kjøkkenbenken din. I det offentlige er det likevel slik at litt vel mange blir betrodd ansvaret for gjennomføring av offentlige anskaffelser. Da vil ett av to skje. Enten begår du feil, eller så bruker du uforholdsmessig mye tid for å være sikker på at du ikke begår feil.

Kanskje er det dette som gjør at det rapporteres om så mange timer?

One Comment

    Dyrt å forhandle |

    […] har møtt – og omtalt – lignende timeestimater tidligere, fra rapporten Rambøll/Inventura leverte til KS mot […]

Comments are closed.