2014 har vært et godt nytt år for Innkjøpskontoret AS. Nytt fordi det er Innkjøpskontorets første driftsår. Godt fordi vi har klart det! Vi trodde det var behov for oss, og det har vist seg å stemme. Det er faktisk et stort behov for det vi gjør, nemlig å bistå i offentlige anskaffelser – raskt og effektivt.
Raskt, fordi det sjelden har gått mer enn en dag eller to fra vi mottar et oppdrag til vi er i gang med arbeidet. Effektivt, fordi det som regel ikke går mer en måned eller to før den ferdig inngåtte kontrakten ligger på oppdragsgivers skrivebord.
Gjennom året har vi levert rundt 100 slike ferdig inngåtte kontrakter, basert på de rammeavtalene og enkeltanskaffelsene vi har gjennomført for kundene våre. Sammen med oppdragsgiver har vi utarbeidet konkurransegrunnlag, kunngjort, kvalifisert, tildelt og arkivert anskaffelser i et omfang som gjør at vi nå står for rundt en halv prosent av alle kunngjorte konkurranser på Doffin i 2014. Det er en betydelig andel, når du fordeler det på bare to ansatte. Likevel regner vi med å gjennomføre enda flere anskaffelser i 2015.
Mye av forklaringen på dette store antallet ligger i at vi har som mål å være nettopp raske og effektive når vi jobber. Transaksjonskostnaden for offentlige anskaffelser er høy i Norge. Vi ønsker å få den ned. Da må vi få klarhet i hva som forsinker prosessene, og hva som fører til unødig tidsbruk. Et av de viktigste elementene i dette arbeidet er at vi alltid benytter elektronisk konkurransegjennomføring.
Elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy, eller KGV som de kalles, har vært med oss i mange år nå og noen har sett nytten av å ta slike verktøy i bruk. Både offentlige oppdragsgivere og leverandører leverer tilbud gjennom slike løsninger hver eneste dag – selv om regjeringen ikke helt har fått dette med seg, og nå bevilger 11 millioner til noe som allerede finnes.
Det er forsåvidt ikke noe magisk over KGV. Det er omtrent like sexy som et økonomisystem, og like nyttig. Kunne du tenke deg å gå tilbake til bokføring i ordets rette forstand? Ikke? Underlig nok er det mange som fremdeles kjører papirbaserte anbud – i 2014. Det vil de kanskje fortsette med i 2015 også, men snart vil elektroniske løsninger tvinge seg fram enten man vil eller ikke. Det nye EU-direktivet for offentlige anskaffelser, som vi allerede er i ferd med å forberede oss på i Norge, forutsetter nemlig digital innlevering. Så bra, sier vi. Vi sier også velkommen etter til alle de som ennå ikke har oppdaget at elektroniske anbud gjør verden enklere.
Men vi er ikke bare raske og effektive fordi vi bruker KGV. Det er mer. Vi er opptatt av å finne alle flaskehalsene i anskaffelsene og en av disse er fysiske møter. Så langt det er mulig gjennomfører vi møtene våre elektronisk. På den måten kan vi hjelpe en kunde i Nord-Norge før lunsj og en på Vestlandet etter. Kunden slipper på sin side all dødtiden mellom møtene. Et møte med oss varer bokstavelig talt fra telefonen ringer, til du legger på – uansett om du sitter hjemme, på kontoret, i et møterom sammen med andre eller på et konferansehotell i påvente av et annet møte – et fysisk møte, altså. En anskaffelse er også et prosjekt. Derfor er det viktig å avstemme hele løpet frem til kontrakten skal signeres, og ikke bare frem til kunngjøring av konkurransen. Uansett om man snakkes på telefonen, gjennom et konferansesystem eller i et møterom så er det viktig å ha en klar agenda på hva man skal utrette, i de enkelte stegene av prosessen. På den måten unngår man at leverandørene som har levert tilbud sitter og lurer på om oppdragsgiver har tenkt å bestemme seg snart.
2015 lover også klarere signaler om en noe forenklet utgave av den nasjonale forskriften for offentlige anskaffelser, selv om vi mener det ikke bare er forenkling fra forenklingsutvalget. Det blir spennende å se hva som endres og hva som blir som før. Det er i hvertfall nok av meninger om hva som egentlig er forenkling. Kanskje ser vi noe allerede til sommeren, men innen vi sitter her og oppsummerer neste år må det meste være klart og «dissenteriet» rundt endringene lagt bak oss.
Men det er et helt år til. Neste år er bare noen uker unna.
Vi ønsker alle en riktig god jul og et godt nytt år for offentlige anskaffelser!
