Hvis du har levert tilbud til det offentlige, har sikkert også spenningen vært til å ta og føle på etter at tilbudet er levert. 
Får vi oppdraget? Når skal de bestemme seg?
Beslutningene kan noen ganger dra veldig ut i tid, så langt ut i tid at du begynner å lure på om du rett og slett er glemt. Så plutselig – en måned eller to senere – får du beskjeden. Kanskje er den hyggelig – kanskje ikke.
Vår spørreundersøkelse indikerer at dette er ganske vanlig. Bare 3 av 10 mener at oppdragsgivere bruker kort tid på å bestemme seg.
Som innkjøpere får vi ofte dette spørsmålet fra leverandører: «Når kommer beslutningen?». Svaret er dessverre ikke alltid så oppløftende: «Du får ihvertfall et livstegn før vedståelsesfristen går ut».
Vedståelsesfristen, ja.
Vedståelsesfristen sier hvor lenge tilbudet er gyldig. Etter at vedståelsesfristen er gått ut er du ikke lenger forpliktet til å levere det du har tilbudt. Slik må det jo være. I det nasjonale regelverket for offentlige anskaffelser står det at vedståelsesfristen skal angis, at den er 30 dager hvis ikke annet er angitt og at den ikke skal settes lenger enn nødvendig. Det er ikke uvanlig å se vedståelsesfrister på 3 måneder.
Tre måneder.
Tre måneder er altså ca 60 arbeidsdager. I løpet av disse 60 arbeidsdagene skal oppdragsgiver gjøre følgende:
- Åpne tilbudene
- Kvalifisere og eventuelt avvise tilbud
- Evaluere de kvalifiserte tilbudene og tildele kontrakt
- Sende begrunnelsesbrev til tilbyderne
- Gi tilbyderne anledning til å klage på anskaffelsen og angi karenstid
- Sluttføre kontrakten og signere den
Karenstiden er en slags karantene der oppdragsgiver ikke kan inngå kontrakt. For større anskaffelser er den satt til 10 dager og mange velger 10 dager også på mindre anskaffelser. De øvrige gjøremålene varierer veldig fra anskaffelse til anskaffelse, for eksempel tar det jo lengre tid å evaluere hvis det har kommet inn mange tilbud.
Men seksti arbeidsdager?
Uansett hvordan du vrir og vender på det er det vanskelig å mene at gjøremålene samlet sett tar mer enn 15 dager – da er det regnet ett snitt på èn dag per gjøremål, pluss 10 dager for karenstiden – forhåpentligvis finner man dessuten tid under karenstiden til å gjøre kontrakten klar til signering – dermed blir det 14 arbeidsdager. Hvorfor angir man da nesten fem ganger så lang tid?
Oppdragsgivere flest vil selvsagt gjøre det de kan for å tildele kontrakt så raskt som mulig. Man ønsker jo gjerne å komme igang med leveransen, og man ønsker jo ikke å holde leverandører på pinebenken. I mange tilfeller blir dermed kontrakten signert lenge før vedståelsesfristen går ut, men man kan likevel undres over hvorfor fristene er så lange. En rask gjennomgang av de siste 10 kunngjøringene på Doffin viser at halvparten har vedståelsesfrister på 3 måneder eller mer. De andre fem har en måneds frist. Når man ser nærmere på kompleksiteten i disse 10 anskaffelsene, er det vanskelig å forstå hvorfor oppdragsgiver har gitt seg selv så god tid – i ett tilfelle er det til og med oppgitt fire måneder.
Murphys lov gjelder selvsagt også for offentlige ansatte, og denne loven kan skape trøbbel for selv den mest forberedte innkjøper. Selv om du har planlagt evalueringsmøtene i detalj og sørget for at alle deltagerne har satt av tiden, vil Murphy alltid sørge for at en nøkkelperson blir syk når det absolutt ikke passer. Så må du legge planene på nytt, og dagene går. Plutselig har tidsplanen røket.
Men må den ryke med to og en halv måned? Det stiller vi i Innkjøpskontoret oss svært tvilende til. Derfor anbefaler vi alltid våre oppdragsgivere å gjøre som det står i forskriften, og ikke sette vedståelsesfristen lengre enn nødvendig. Så får man heller planlegge evaluering og tildeling godt, og ta Murphy med på råd.
Kortere vedståelsesfrister gjør jo også livet litt enklere for deg som leverandør – da slipper du å binde opp ressurser i månedsvis mens du venter på svar…
