Om å slå på stortromma

Det hender det stormer rundt innkjøpere. Hva kommer det av, og hva kan du gjøre?

Så du tildeler kontrakt i en forholdsvis enkel konkurranse. Leverandøren som vant, var ikke billigst, men ble vurdert som best på flere kriterier. Du er fornøyd. De fremtidige brukerne er fornøyd, og leverandøren som fikk kontrakten er selvsagt også fornøyd.

Men – som vi alle vet – det er også en som ikke er fornøyd.

Tapende leverandør kommer på banen

Leverandøren som kom på andreplass var billigst, men nå er det kunngjort for hele verden at han ble vurdert som dårligere enn konkurrenten. Det var vel ikke akkurat slakt, men å score dårligere på kvalitet, kan gjøre ganske vondt.

Det er mange måter å takle dette på. Leverandøren kan:

  • ønske dere lykke til og gå videre
  • gå videre
  • gruffe litt om at det var jo synd at dere mente at slik og sånn var dårligere enn ditt og datt – og gå videre
  • be om innsyn «for å lære», og gå videre
  • beklage seg, og vurdere videre skritt
  • slå på stortromma

Med mindre du har den luksusen at du kan snakke i detalj med hver eneste leverandør før og etter konkurransen, er det ikke sikkert du vet hvor den/de som tapte befinner seg på denne skalaen. Ja, selv om du har snakket med alle, er det likevel ikke sikkert du vet helt.

Du må nesten bare gjøre ditt beste med å forklare kvalitetsforskjellene i en saklig og objektiv begrunnelse, og så hoppe i det og tildele kontrakt.

Som tidligere nevnt: det er flere tapere enn vinnere i offentlige anskaffelser. Slik er det bare.

Kontrakten går til den kjempegodeste

Selv om alle er kjempegode, så er du lovpålagt å velge den som er kjempegodest.

Så hva gjør du når leverandøren som ikke var kjempegodest slår på stortromma, til tross for dine anstrengelser?

La oss begynne med å definere «stortromma» litt. Det begynner gjerne med et krav om innsyn, og det kommer gjerne bare minutter etter at du har tildelt kontrakt. Det er ikke uvanlig at man har sakset innsynskravet fra en eller annen mal, som (mer eller mindre tilfeldig) ramser opp masse paragrafer og avslutter med «samtlige tilbud og dokumenter».

Sukk.

Svart og helsvart

Mange leverandører innrømmer gladelig at det finnes to typer tilbud i denne fasen: hvis du har vunnet kontrakten, er det et helsvart og totalsladdet tilbud. Har du tapt, er det nærmest provoserende at noe som helst er sladdet. Og ja: samme leverandør kan mene begge ting – avhengig av om de vant eller tapte den aktuelle konkurransen. Du vil selvsagt aldri høre noen si dette høyt, men alle som har befatning med offentlige anskaffelser vet at det er sånn, åkkesom.

Dermed er det ingen vits i å be leverandøren som vant om sladde tilbudet sitt sjøl. Da kan det ikke brukes som annet enn kulisse i filmen «Blackout».

Du må nok sladde selv. Det er jo faktisk uansett din selvstendige vurdering som oppdragsgiver leverandøren skal ha – ikke konkurrentens.

Og når du vel har gjort det, muligens etter en innstendig purring eller to fra leverandøren som ba om innsyn, så sender du det ut og håper saken er løst nå som leverandøren har fått det han har bedt om.

Men vi snakket jo om stortromme her. Ikke en liten tamburin.

Da er det ikke uvanlig at det neste du får i fanget er en klage på at tilbudet (likevel) er for mye sladdet. Leverandøren som tapte vil jo se alt.

Dilemma

Det er et dilemma dette. Dersom du hadde vist leverandøren «alt», ville de kanskje forstått så altfor godt hvorfor de tapte. Samtidig hadde de kunnet lese seg opp på hva konkurrenten har tilbudt som gjorde at de vant. Da kan du ha ødelagt konkurransesituasjonen. Ikke bare vil det kunne slå tilbake på deg og dine offentlige innkjøperkolleger i framtidige konkurranser- det kan dessuten hende at du også har brutt taushetsplikten din.

Det er i så fall ganske alvorlig. Leverandører betror deg ganske mange hemmeligheter i løpet av et liv som offentlig innkjøper. Hvis de føler at du ikke lenger passer på disse hemmelighetene, rakner tilliten fort. Vi lever jo i et samfunn der det er lov å konkurrere. For å konkurrere, må man også ha lov til å ha hemmeligheter.

Men nok om det. I vår konkrete sak, klages det altså på for mye sladding. Du må dermed behandle innsynssaken på nytt og se om noen av sladdene på de 524 sidene i valgte leverandørs tilbud kan fjernes eller endres.

Etter noe tids vurdering, kommer du med et svar på klagen, der du har vurdert enkelte opplysninger på nytt, og husket på at du også i enkelte tilfeller må vurdere meroffentlighet og ta hensyn til miljøinformasjonsloven. Du har dessuten tatt deg bryet med å droppe bruken av OFFL §12 og heller sladdet hver enkelt side manuelt i den 90 sider lange produktbeskrivelsen, selv om det tok noen timer.

Du svarer, og teller til tre. Siden vi snakker om stortromme, kommer så neste innvending: leverandøren vil klage på avslag på utvidet innsyn til Statsforvalteren. Uten ugrunnet opphold skal nå også Statsforvalteren bidra i prosessen med sin synsing om din vurdering av valgte leverandørs behov for hemmelighold.

Tiden renner ut

Det kan ta sin tid, og i mellomtiden er det noe annet som også løper, nemlig karensperioden.

Nå er det bare to dager igjen til den utløper, og det slår deg at du fremdeles ikke vet hva leverandøren egentlig mener var feil med konkurransen din. Foreløpig vet du bare at de vil ha innsyn, og at de mener du har sladdet for mye.

Det er gjerne nå neste stortromme-slag kommer: du bes vennligst utvide karensperioden.

Jaha.. hvorfor det? Hva er det som er galt med tildelingen din da? Du mener at det ikke er noe galt, og sier at du ikke har tenkt å vente med å inngå kontrakt.

– Men du må jo vente, sier leverandøren.
– Hvorfor det, sier du
– Fordi vi må kontrollere tilbudet og finne ut hvordan du har gjort feil, sier leverandøren
– Men jeg har jo ikke gjort feil, sier du
– Det vil vi etterprøve, sier leverandøren
– Javel, så les begrunnelsen, sier du

Ikke glem parallelle løp!

Så, noen timer før karensperioden utløper, innser leverandøren at de ikke kan spille stortromme. De har jo glemt å kjøre parallelle løp. De skulle selvsagt begynt å komme med innvendinger til tildelingen samtidig som de ba om innsyn og klaget på innsyn.

Men de prøver seg likevel. For eksempel velger de nå – i tolvte time – å engasjere advokat. Parallelt med advokatens formaninger ovenfor leverandøren om å prøve å være tidligere ute neste gang, kommer advokaten også med formaninger ovenfor deg om å utsette karensperioden. Du gjentar ditt spørsmål: hvorfor skal du stoppe en viktig kontraktsinngåelse bare fordi leverandøren som ikke vant mener at noe må være feil. Advokaten kan muligens tenkes å være enig i det, men det er jo ikke hans jobb å påpeke. Derfor fyrer han istedet av en «vi ber dere vente på KOFA» og «vi vurderer rettslige skritt», kanskje iblandet en «det er uheldig at min klient fratas …» (fyll inn det som passer).

Joda. Du kan selvsagt vente, men det gnager deg stadig at du ikke vet hva du venter på. Dersom begrunnelsen din for å gi kontrakten til den andre leverandøren ikke er god nok, så har jo leverandøren som tapte kontrakten snart hatt 11 dager på seg til å hevde det.

Du: en klodrian

Men i realiteten er det ikke anført noe som helst, annet enn at du er en kløne til å sladde, en rotekopp med paragrafer og en sinke til å svare.

Men du har kanskje kjent lusa på gangen også: det er nok snakk om stortromme for stortrommas skyld, ikke fordi det egentlig er noe i veien med konkurransen din.

Om du bare kunne tatt opp telefonen, sagt at du forstår tapende leverandør så innmari godt, lest noen utvalgte strofer fra valgte leverandørs tilbud og så inderlig, inderlig ønsket ham lykke til neste gang.

Om du bare. Men faren er at advokaten til tapende leverandør lurer seg med i samtalen og skriver den av, ord for ord. Så blir du servert en ny klage på saksbehandlerfeil der dine trøstens ord blir snudd mot deg.

Amatør! Du skulle ikke vært innkjøper du, du skulle vært…

Så der har du det. Noen fjær blir til høns, enten du vil eller ikke. Og da har leverandøren som ikke vant et arsenal av køller han kan bruke på stortromma si. De kalles innsyn, klage på innsyn, trussel om KOFA, statsforvaltere, sivilombudsmenn, advokatrepresentasjon, klage på noe, klage på noe mer, lure deg utpå et debriefmøte som blir tatt opp, hanke inn lokalpressen, ringe til kjente og ukjente ansatte og ordførere i kommunen. Ja, et arsenal.

Og alt fordi du skrev at de var billigst men ikke best?

Ja, det kan faktisk hende det er derfor. Noen ganger er det faktisk derfor.

Kjenn din stortromme

Det er synd for samfunnet at det er sånn. Det blir ikke effektiv ressursbruk av overforbruk av stortrommer. Heldigvis risikerer også leverandøren som dro den fram å tape sitt gode navn og rykte. Det er i det minste en vurdering man må gjøre før man slår på stortromma. Advokatregninger kan det også bli. Og forklaringsproblem i lokalpressen når det viser seg at det gikk helt fint med den nye leverandøren.

Men der har du det altså. Boka heter «kjenn din stortromme», og bokhandleren gjemmer den bak disken når du som innkjøper kommer inn.

Men her fikk du et lite utdrag.

Så neste gang du hører lyden av stortromme, så start med elefanten i rommet:

– hva er det du mener er feil… med tildelingen?