Det offentlige skal handle elektronisk, men hvordan skal det gjøres?
Som privatperson har du sikkert handlet elektronisk så lenge nå at du har glemt hva det egentlig er for noe. Du har sikkert shoppet alt fra bøker til hårfønere, bussbilletter og sydenturer på nettet, og tenker knapt over hvilke løsninger som ligger bak alt dette, og hvor tungvint det var i gamle dager.
Det offentlige har prøvd å gjøre innkjøpene sine hel-elektroniske i mer enn et tiår, men fremdeles er man ikke i mål. Hva kan det skyldes?
Det har vært relativt stille rundt såkalt «ehandel» de siste årene. Noen offentlige virksomheter har kommet i mål med sine prosjekter, andre har stagnert og noen har reversert. DIFI har justert sine strategier og aldri gitt opp å lage løsninger for hel-elektroniske innkjøpsprosesser. De siste årene har mye handlet om formatet EHF. Her skal både bestillinger, kataloger, ordrebekreftelser og fakturaer inn i ett og samme format. Hvis du vil vite mer, kan du jo melde deg på DIFIs EHF-konferanse rett over påske.
Ja, man kan standardisere formatet på bestilling, ordrebekreftelse og faktura, men på ett område er det fremdeles litt skjær i sjøen: hvordan skal du få presentert hva du kan kjøpe?
Her er vi ved kjernen av hele ehandelsproblematikken. Når en leverandør har noe han vil selge, må han på en eller annen måte fortelle kjøperne om det. Han må si hva han kan selge, hva det koster, hvordan det ser ut, hva som må følge med, hvor mange enheter man må bestille av gangen og, ikke minst: om han har det på lager eller ikke.
Dette siste har vært en skikkelig nøtt.
Den tradisjonelle måten å kjøpe varer gjennom ehandel har vært å bruke såkalte kataloger. En katalog kan være noe så enkelt som en varelinje eller to i et regneark. Når leverandøren sender katalogen til kjøperen, kan kjøperen bestille disse varelinjene.
Men hvordan vet kjøperen at selgeren har varen på lager? Det er ikke så lett å vite når varelinjene ligger i en statisk katalog hos kjøper. Da må selger stadig vekk sende nye kataloger. I noen tilfeller kanskje både ukentlig og daglig. Alternativet? Rest på bestillingen.
Alle som har vært innom offentlig ehandel hater ordet «rest». Rest betyr at bare deler av det du bestilte finnes på lager. Da vil jo selger gjerne få det ut så fort som mulig, og så sende resten av bestillingen din senere. Og hvordan oppstår rest? Jo, det oppstår når du bestiller i blinde. Hadde du visst før du klikket «bestill» hva som var på lager, ville du ikke bestilt det som ikke var på lager. Du ville tatt den andre kulepennen, eller 10-packen med jordbærfargede postitlapper i stedet.
Så hvordan skal man bøte på dette?
Det er her det eiendommelige begrepet «punch-out» kommer inn. Punch-out har ingenting med boksing å gjøre. Det betyr rett og slett at du logger deg inn i din egen bestillingsløsning, og deretter «puncher» deg videre inn i bestillingsløsningen til leverandøren. Brått kan du se hva som er på lager, og du får dagsferske priser og produkter. Ingen resting – med mindre du velger det bevisst, da. En større kontorrekvisitaleverandør gikk nylig ut og slo et slag for punch-out.
Er det ikke bare kjempeflott, da?
Vel, denne løsningen har selvsagt noen baksider. Vi ser ut til å begynne å legge bak oss de tidvis endeløse og ubegripelig kostbare integrasjonsprosjektene, men vi står stadig igjen med den største ulempen: Når du gir fra deg varelinjene som bestillerne dine kan kjøpe hos selgeren, så gir du også fra deg litt av kontrollen over hva de kan bestille, og hva det koster. Følgelig vanner du kanskje ut avtalen – kulepennen koster mer, og i tillegg til jordbærfargede postitlapper kan bestillerne plutselig også bestille kaffe og tørkepapir – som egentlig hører hjemme i en annen avtale, hos en annen selger – til en annen pris.
Skjønner du at dette kan bli tuklete? DIFI har sett dette i årevis, og maner selvsagt til forsiktighet med å bruke punch-out.
Men hva skal en stakkar gjøre da – når valget tilsynelatende står mellom pest og kolera?
Sannsynligvis skal man velge noe midt i mellom. En ting er ihvertfall sikkert: uten en godt gjennomtenkt bestillerorganisasjon, er det lite å hente på ehandel i det store og hele.
Så da blir det høna og egget, da: skal du begynne med ehandel for å få en mer profesjonell og strømlinjeformet bestillerorganisasjon, eller skal du rydde opp i bestillerorganisasjonen din slik at alle bestillerne både forstår oppgaven sin og kanskje til og med ønsker seg et godt ehandelsverktøy?
Lyder det kjent? Formodentlig sitter du med akkurat de samme tankene når det gjelder innføring av elektroniske løsninger for innlevering av tilbud, altså KGV.
Her har du i det minste en frist. KGV må du ha på plass neste år. ehandel kan du foreløpig fortsette å fundere over så lenge du vil.
Men hvem vet? Kanskje den profesjonaliserte innkjøpsfunksjonen du må ha på plass for å få til overgangen til KGV på en god måte faktisk er akkurat det som skal til for å få ehandel til å fungere også?
Den som anskaffer (og bestiller) får se.
