Noen refleksjoner etter høstens KS-konferanser: Hva har offentlige anskaffelser med demokratisk beredskap å gjøre?

Som i fjor har vi i Innkjøpskontoret besøkt flere av KS sine høstkonferanser rundt om i landet. Det har gitt mange nyttige erfaringer fra det som skjer i kommunene, og muligheten til å treffe flere av våre kunder. Et tema som har gått igjen denne gangern, er demokratisk beredskap. Det er et viktig tema i en tid preget av geopolitisk uro, desinformasjon og økt oppmerksomhet rundt tilliten til våre demokratiske institusjoner.

Men hva har egentlig demokratisk beredskap med offentlige anskaffelser å gjøre?

Etter min mening ganske mye. For tillit til demokratiet handler ikke bare om frie valg og retten til å ytre seg. Det handler også om tilliten til hvordan offentlige myndigheter forvalter fellesskapets ressurser, hvordan beslutningene tas, og om alle blir behandlet rettferdig. Og her har vi som jobber med offentlige anskaffelser et større ansvar enn vi kanskje tenker over.

Tillit bygges gjennom handlinger

Hvert år kjøper offentlig sektor varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for flere hundre milliarder kroner. Bak disse innkjøpene ligger beslutninger som påvirker både næringslivet og innbyggernes hverdag. Når en kommune skal bygge en skole, kjøpe inn et nytt IT-system eller inngå en avtale om vintervedlikehold, skal leverandørene kunne stole på at konkurransen gjennomføres på en rettferdig måte.

Men hva skjer dersom tilliten til disse prosessene svekkes?

En leverandør som opplever at konkurransen er tilpasset en bestemt aktør, eller som ikke forstår hvorfor tilbudet ble avvist, kan fort sitte igjen med et inntrykk av at beslutningen var tatt på forhånd. Det betyr selvsagt ikke at leverandøren har rett. Men det illustrerer hvorfor vi må være opptatt av mer enn bare å følge regelverket.

Det er ikke nødvendigvis nok at en anskaffelse er gjennomført korrekt. Vi må også kunne vise til at den er gjennomført på en korrekt måte.

Åpenhet gjør oss mindre sårbare

En viktig del av demokratisk beredskap handler om å gjøre samfunnet mer motstandsdyktig mot desinformasjon, mistillit og uønsket påvirkning.

Her spiller åpenhet og etterprøvbarhet en viktig rolle.

Tenk deg en konkurranse der kommunen mottar flere tilbud, men der begrunnelsen for tildelingen er så knapp at leverandørene knapt forstår hva som skilte tilbudene. Selv om evalueringen kan ha vært både grundig og korrekt, gir en mangelfull begrunnelse rom for spekulasjoner.

Det samme gjelder når kvalifikasjonskrav fremstår som unødvendig strenge, eller når tildelingskriteriene er så uklare at leverandørene vanskelig kan forstå hva som faktisk blir vektlagt.

Som innkjøpere bør vi derfor stille oss noen spørsmål:

• Er behovet formulert slik at leverandørene forstår hva vi ønsker å oppnå?
• Kan vi forklare vurderingene våre på en måte som skaper forståelse, også hos dem som taper?
• Har vi dokumentert beslutningene godt nok til at de kan etterprøves?

Åpenhet betyr selvsagt ikke at alle skal få innsyn i alt. Vi har også et ansvar for å beskytte enkelte opplysninger. Men der vi kan være åpne, bør vi også være det.

Likebehandling er mer enn et juridisk prinsipp

Likebehandling er et av de grunnleggende prinsippene i offentlige anskaffelser. Men det er også et viktig demokratisk prinsipp. Alle skal ha en reell mulighet til å delta på like vilkår. Likevel vet vi at måten vi utformer en konkurranse på, kan få stor betydning for hvem som faktisk deltar.

Har vi stilt strengere kvalifikasjonskrav enn nødvendig? Har vi beskrevet behovet på en måte som favoriserer en eksisterende løsning? Har vi vurdert om mindre leverandører også kan konkurrere om oppdraget?

Slike spørsmål handler om mer enn å sikre flest mulig tilbud eller oppnå lavest mulig pris. De handler også om tillit til at det offentlige ikke forskjellsbehandler leverandører, og at fellesskapets midler forvaltes på en rettferdig og ansvarlig måte. For når leverandører opplever at de aldri får en reell mulighet til å vinne offentlige kontrakter, er det ikke bare konkurransen som kan bli skadelidende. Det kan også påvirke tilliten til de offentlige institusjonene.

Vi må tåle å bli utfordret

Offentlige anskaffelser innebærer skjønn. Det vil alltid være vurderinger som kan diskuteres, og leverandører som er uenige i resultatet. Det er ikke nødvendigvis et problem. Tvert imot er muligheten til å stille spørsmål ved offentlige beslutninger en viktig del av et velfungerende demokrati.

Vi bør derfor ikke automatisk oppfatte spørsmål, innsynsbegjæringer eller klager som unødvendige forstyrrelser.

Selvsagt kan enkelte henvendelser være både tidkrevende og dårlig begrunnet. Men vi må tåle at beslutningene våre blir utfordret, og vi bør ha gjort en så god jobb at vi kan forsvare dem. En offentlig oppdragsgiver som kan dokumentere vurderingene sine og forklare beslutningene på en forståelig måte, står sterkere når spørsmålene og klagene kommer.

Demokratisk beredskap i praksis

Det er lett å tenke at demokratisk beredskap først og fremst er noe politikere, myndigheter og sikkerhetstjenester skal arbeide med.

Men demokratiet er også avhengig av at de offentlige institusjonene fungerer som de skal i det daglige.

For oss som arbeider med anskaffelser, betyr det å gjennomføre konkurranser som er åpne, rettferdige og etterprøvbare. Å stille relevante krav, sørge for reell konkurranse og kunne forklare beslutningene våre. Vi kan ikke alene beskytte demokratiet mot desinformasjon eller svekket tillit. Men vi kan bidra til at mistillit ikke får grobunn i beslutningene vi selv er ansvarlige for.

Demokratisk beredskap handler også om å bevare tilliten til systemene vi allerede har. Og det arbeidet starter ikke først når demokratiet blir utfordret. Det pågår hver eneste dag, også i offentlige anskaffelser.