Nye EU-regler: Hvor digitale blir vi, egentlig?

I forrige runde så vi på frister og forhandling. Denne gangen tar vi for oss det som kanskje er forordningsforslagets største ambisjon: digitaliseringen: Tenk deg kvalifisering uten skjemaer, plattformer som snakker sammen og strukturert datautveksling. Det høres jo flott ut. Men blir selve anskaffelsen mer digital, eller får vi bare et veldig avansert postsystem?

Farvel ESPD, hei digital lommebok

Forslaget legger opp til at leverandøren får en digital lommebok, en eWallet, med sine bevis og attester. Denne har vi i Innkjøpskontoret allerede vært med på å teste her i Norge, sammen med DFØ, Digipost og Artifik. Ideen er god, og teknologien er lovende.

En tjeneste skal automatisk sjekke om kravene er oppfylt, med opplysninger hentet fra nasjonale registre. I norsk sammenheng er det nærliggende å tenke seg at dette vil bygge videre på det eBevis allerede har fått til.

Det betyr forhåpentligvis at dagens ESPD forsvinner. Vi tviler på at det blir så mange tårer av den grunn.

ESPD var et glitrende eksempel på gode intensjoner som ikke ble like gode i praksis. 2010-tallets KGV-leverandører skal nok ha litt av skylda for rotet da ordningen kom, og det går mye bedre nå. Men konseptet og det tekniske grunnlaget gjorde ikke jobben spesielt enkel. Den erfaringen bør vi ta med oss inn i neste runde.

Det er fortsatt flere år til en ny forordning kan være på plass. Men retningen er riktig: Leverandøren skal slippe å dokumentere det samme om og om igjen, i konkurranse etter konkurranse.

Pluss i margen. Foreløpig.

Kvalifikasjonskrav: fortsatt frivillig, men mindre fritt fram

Kvalifikasjonskrav skal fortsatt være frivillige. Heldigvis setter forordningen et tydeligere tak på omsetningskrav og begrenser muligheten til å kreve erfaring fra offentlig sektor.

Det siste er på tide. Smak på denne setningen: «For å få jobbe for det offentlige må du ha jobbet for det offentlige». Ser du hvor Catch-22 denne setningen egentlig er?

Kanskje henger innstrammingene også sammen med digitaliseringen. Skal kvalifiseringen sjekkes automatisk, passer det dårlig med skreddersydde krav som må gjennom tre runder med skjønn før noen tør å konkludere. Færre, enklere og mindre tvetydige krav er selvsagt også lettere å digitalisere.

Kanskje slipper vi da også noen runder med advokatbransjens favorittøvelse: å så tvil om vinnerens kvalifikasjoner. Særlig advokaten til leverandøren som kom på andreplass, ser ut til å ha sans for denne øvelsen. Antall oppdrag og år, minimumskrav og maksimalgrenser, og det evige spørsmålet om hva som er «relevant» blir fort en juridisk ordlek – med kontrakten som innsats. Dette kan bare bli bedre – ihvertfall sett fra et samfunnsøkonomisk ressursbruksperspektiv.

Plattformene skal kunne snakke sammen

Så til den kanskje mest interessante nyheten for oss som jobber i konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) hver dag: Forslaget stiller krav til interoperabilitet mellom plattformene.

På vanlig norsk: KGV-ene skal snakke sammen. En leverandør som bruker Artifik, skal kunne levere tilbud til en oppdragsgiver som bruker Hyyr, eller hva det måtte være.

Ja, du leste riktig.

Kommunikasjonen via nettverket skal være gratis, slik at plattformene ikke kan ta betalt for selve tilbudsinnsendingen. Forslaget stiller også krav om at plattformene og datalagringen skal være i EØS. EU lefler dessuten med tanken på å bygge sitt eget gratis KGV med åpen kildekode.

Dette er en ganske anderledes verden enn den vi er vant med nå. I dag må leverandøren innrette seg etter oppdragsgivernes plattformvalg. Dermed blir det brukerkontoer hos Hyyr, Mercell, TendSign, EU-Supply, Artifik og Ivalua, alt etter hvor kundene holder til.

Tanken er at begge parter skal kunne velge løsningen de liker best. Fordi de liker å jobbe der, ikke fordi den andre parten har bestemt det. Én innlogging i stedet for seks eller sju.

Fin teori, hva?

Men hva er det egentlig som sendes?

Men hvis dette skal fungere og gi gevinst, må plattformene bli enige om mer enn hvor tilbudet skal leveres. De må også forstå innholdet.

Vi har allerede eForms for kunngjøringer. Det skal videreføres, og det er bra. Men så var det konkurransegrunnlaget og tilbudet, da. Der er verken innholdet, eller måten det er bygget opp på, spesielt standardisert.

Flere KGV-leverandører har de siste årene gjort det praktisk mulig å ditche Word. Oppdragsgiverens behov og leverandørens svar kan struktureres direkte i systemet, i stedet for å gjemmes i dokumenter og vedlegg.

Har leverandørene løst dette likt? Overhodet ikke. De har drevet med noe som kalles innovasjon.

De har funnet forskjellige måter å strukturere krav, beskrive behov, hente inn priser og sammenligne tilbud. Mye av dette er både smart og tidsbesparende. Men strukturene er ikke like. Et krav, en tilbudt ressurs eller en pristabell levert i ett system passer ikke nødvendigvis inn i et annet.

Det er her vi savner et godt svar: Hvordan skal disse løsningene utveksle innhold uten at innovasjon, datastruktur og brukervennlighet går tapt på veien?

Den enkle utveien gitt dagens situasjon, er nok egentlig å utveksle dataene i PDF…

Hæ? PDF? Skal vi bombes tilbake til fortida?

Ja, uten et godt utvekslingsformat risikerer vi at den eneste måten plattformene egentlig kan snakke sammen på, er å sende vedlegg til hverandre. Det lukter litt av ESPD: gode intensjoner, mens de vanskelige detaljene er tatt litt for lett på.

Strukturert rundt, men ikke inni

Ambisjonene for alt rundt innholdet er store: kunngjøringer, kvalifisering, kontraktsdata, betalinger og rapportering til nasjonale og europeiske datarom.

Det er nyttig. Bedre statistikk og kontroll er ikke småtteri. Det vil nok DFØ si seg enige i. De maser jo ofte og mye om bedre grunnlagsdata.

Men hva med selve innholdet? Behovsbeskrivelsene, kravene, prismatrisene og leverandørenes løsningsforslag? Det er jo her mye av arbeidet ligger, både for den som lager konkurransen, den som skriver tilbudet og den som skal evaluere.

Hvis dette må flates ut til PDF for å kunne flyttes mellom plattformene, har vi digitalisert konvolutten og frimerket, men latt brevet forbli håndskrevet.

Vi kan dra en parallell til skipsfarten. Før containeren kom, tok det en halv evighet å losse tønner, kasser og annet ukurant stykkgods. Fint for sjøfolk som ville utforske Havanna. Mindre fint for vareflyten.

Shippingcontaineren endret dette. Ikke fordi alle skip og havner ble like, men fordi de kunne håndtere lasten etter en felles standard.

Hvor er anskaffelsenes shippingcontainer?

Det er ikke nok å bestemme at systemene skal snakke sammen. Vi trenger også en måte å flytte det strukturerte innholdet på, uten å pakke det inn og begynne på nytt hver gang.

Kanskje bedre med flere innlogginger likevel?

Forslaget er ambisiøst på digitalisering. Digital lommebok, mindre dobbeltarbeid og friere plattformvalg er gode mål.

Men samhandling bør ikke bli et tilbakeskritt for løsningene som allerede har kommet ett langt skritt videre fra dokumenter og vedlegg. En felles standard må gi rom for strukturert innhold, og for at KGV-leverandørene fortsatt skal kunne innovere.

Hvis KGV-ene skal snakke sammen, må de kunne utveksle noe mer enn bare PDF-er.

Så hvis prisen for én innlogging er at strukturerte tilbud må pakkes ned til ustrukturerte dokumenter, ja da har vi digitalisert postgangen, ikke anskaffelsen. Da foretrekker nok de fleste heller flere innlogginger – for en bedre digital arbeidsdag.

Forhåpentligvis går dette opp for flere, så vi får gjort noe med det før EU innfører et gigantisk tilbakeskritt for datadrevne anskaffelser.

Hva vil skje? Den som anskaffer (i KGV), får se.