3 ting KI faktisk kan hjelpe innkjøperen med
KI skal revolusjonere arbeidslivet og gjøre offentlig innkjøp mye enklere.
Det har vi hørt en stund.
For en offentlig innkjøper er kanskje et mer interessant spørsmål:
Hva kan KI faktisk hjelpe meg med i arbeidshverdagen?
Ikke om fem år. Ikke i en futuristisk helautomatisk anskaffelsesprosess.
Men i neste anskaffelse.
Her er tre områder hvor vi tenker KI allerede kan være nyttig
1. Finne svakheter i konkurransegrunnlaget
Når man har jobbet lenge med et konkurransegrunnlag, blir man fort blind på egen tekst.
Her kan KI være en nyttig ekstra leser.
Du kan for eksempel bruke den til å lete etter:
- tekst som gjentas flere steder
- formuleringer som kan misforstås
- motstrid mellom behovsbeskrivelse, kontrakt og andre dokumenter
- unødvendig komplisert språk
Du kan også stille et ganske enkelt spørsmål:
«Hvis du var leverandør og aldri hadde sett denne anskaffelsen før, hva ville du vært usikker på?»
Det betyr ikke at KI skal godkjenne konkurransegrunnlaget.
Men den kan være en svært effektiv sidemannskontroll før et menneske gjør den endelige vurderingen.
2. Hjelpe deg å forstå behovet og markedet
En god anskaffelse starter sjelden med konkurransegrunnlaget.
Den starter med å forstå behovet.
Her kan KI hjelpe med å strukturere informasjon fra møter, behovskartlegging, tidligere kontrakter og markedsdialog.
Har du mange innspill fra faggruppen, kan KI hjelpe med å sortere og samle de i for eksempel:
Må ha, bør ha og ønsker.
Har du gjennomført møter med flere leverandører, kan KI hjelpe med å identifisere hvilke problemstillinger som går igjen.
Den kan også hjelpe deg med å lage spørsmål til en markedsdialog eller utfordre behovsbeskrivelsen:
Beskriver vi egentlig behovet, eller har vi allerede formet løsningen?
For KI trenger ikke bare brukes til å skrive.
KI kan brukes til å stille bedre spørsmål før vi begynner å skrive.
3. Gjøre tilbudene lettere å finne frem i
Så kommer tilbudene og evalueringen.
Tre leverandører har kanskje levert 40 sider hver, med vedlegg, CV-er, løsningsbeskrivelser og dokumentasjon plassert på forskjellige steder.
Her kan KI være en svært effektiv assistent.
Den kan hjelpe med å:
- finne hvor leverandørene faktisk har besvart et bestemt spørsmål
- strukturere informasjonen etter tildelingskriteriene
- oppsummere lange beskrivelser
- peke på steder der det kan være behov for en nærmere vurdering
Det kan spare mye tid på å lete og sortere.
Men det er en viktig forskjell mellom å strukturere informasjonen og å evaluere tilbudet.
KI bør ikke få spørsmålet:
«Hvem bør vinne?» eller «Hvilken leverandør ville du valgt?»
Den kan derimot hjelpe innkjøperen med å få bedre oversikt over innholdet som den faglige vurderingen skal bygge på.
Det er fortsatt mennesker som må forstå tilbudene, bruke evalueringsmodellen og stå for vurderingene.
KI er en assistent, ikke en innkjøpssjef
Det er samtidig noen viktige grenser.
Offentlige virksomheter må ha kontroll på hvilke opplysninger som legges inn i KI-verktøy, hvordan data behandles og hvilke krav som gjelder til blant annet informasjonssikkerhet og personvern.
Og kanskje viktigst:
KI kan skrive et overbevisende svar som er feil.
Derfor bør den brukes til å hjelpe oss med å analysere, strukturere, utfordre og kvalitetssikre.
Ikke til å overta vurderingene våre.
Den største gevinsten trenger heller ikke være særlig avansert.
Hvis KI kan hjelpe oss med å finne ett uklart krav, strukturere et komplekst tilbud eller spare en time med dokumentarbeid, har den allerede gjort noe nyttig.
