3 gode grunner til at innkjøpere bør tørre å utfordre det trygge valget

Vi liker gjerne å gjøre det vi vet fungerer. Det gjelder også i offentlige anskaffelser. Men hva om det tryggeste valget ikke nødvendigvis er det beste? Og hva risikerer vi egentlig når vi alltid velger løsninger vi kjenner fra før?

I offentlige anskaffelser snakker vi mye om risiko. Risiko for klager, avvisninger, feil i konkurransegrunnlaget og kontrakter som ikke fungerer som forventet. Det er forståelig. Vi forvalter fellesskapets penger, og det er viktig at anskaffelsene gjennomføres på en forsvarlig måte. Men kanskje er vi av og til så opptatt av å unngå feil at vi glemmer å se etter mulighetene?

Under årets Anskaffelseskonferanse ble det blant annet diskutert hvordan offentlig sektor kan bli en mer attraktiv kunde. Et interessant poeng som ble trukket frem, var at risikoen vi skyver over på leverandørene, ofte kommer tilbake i form av høyere priser og færre tilbud.

Det illustrerer noe viktig. Det vi oppfatter som et trygt valg, kan vise seg å være både dyrere og dårligere enn alternativene.

Her er tre gode grunner til at vi som arbeider med offentlige anskaffelser bør tørre å utfordre oss selv litt oftere.

1. Det kjente er ikke nødvendigvis det tryggeste

«Vi gjør det på samme måte som sist.»

De fleste som arbeider med anskaffelser, har nok hørt denne setningen. Kanskje har vi også sagt den selv.

Og det er ikke nødvendigvis noe galt i å gjenbruke erfaringer, dokumenter og løsninger som tidligere har fungert godt. Tvert imot kan det spare både tid og ressurser, og er noe vi i Innkjøpskontoret er glad i å gjøre. Problemet oppstår når vi slutter å stille spørsmål ved om det som fungerte sist, fortsatt er den beste løsningen, og om vi slutter å evaluere tidligere konkurranser.

Kanskje har markedet utviklet seg. Kanskje finnes det nye teknologier, mer effektive arbeidsmetoder eller leverandører som kan løse behovet på en helt annen måte.

Tenk for eksempel på en kommune som skal anskaffe et nytt IT-system. Det enkleste kan være å ta utgangspunkt i funksjonaliteten i dagens system og etterspørre omtrent det samme. Men hva om deler av arbeidsprosessene som systemet skal støtte, egentlig kan automatiseres? Eller hva om behovet kan dekkes gjennom en enklere løsning?

Da risikerer vi å bruke betydelige ressurser på å kjøpe en oppdatert versjon av gårsdagens løsning.

Det ligger også en risiko i å ikke undersøke om noe kan gjøres bedre.

2. Leverandørene kan vite noe vi ikke vet

En av de største fordelene med offentlige anskaffelser er at vi får tilgang til kompetansen og erfaringene som finnes i leverandørmarkedet. Men benytter vi oss godt nok av denne muligheten?

Altfor ofte starter anskaffelsesprosessen med at en faggruppe allerede har ganske klare oppfatninger om hvordan behovet skal løses. Det er forståelig. Fagpersonene kjenner virksomheten og vet hvilke utfordringer de står overfor. Men de kjenner ikke nødvendigvis alle løsningene som finnes i markedet.

Her mener vi at innkjøperen har en spesielt viktig rolle. Vi skal ikke bare sørge for at konkurransen gjennomføres riktig. Vi bør også tørre å utfordre faggruppen på om løsningen de ønsker seg, faktisk er den beste måten å dekke behovet på. Hva er det egentlig vi ønsker å oppnå? Hvilket problem skal løses? Og finnes det andre måter å gjøre det på?

En god behovsbeskrivelse og dialog med markedet, kan åpne for løsninger vi ikke engang visste eksisterte.

Det betyr ikke at leverandørene skal bestemme hva vi skal kjøpe. Men vi bør være åpne for at de kan ha bedre forslag til hvordan behovet kan dekkes.

Vi trenger ikke alltid å vite svaret før vi stiller spørsmålet til markedet.

3. Det tryggeste valget kan bli det dyreste

Det er lett å tenke at vi reduserer risiko ved å stille omfattende krav, kreve mest mulig dokumentasjon og legge størst mulig ansvar på leverandøren. Men hva skjer dersom vi gjør konkurransen så krevende at leverandørene velger å ikke delta?

Eller dersom vi fordeler risikoen i kontrakten på en måte som gjør at leverandørene må prise inn den store risikoen som skaper usikkerhet? Da kan resultatet bli færre tilbud, høyere priser og dårligere konkurranse.

Vi skal selvsagt stille nødvendige krav og sikre at leverandørene har forutsetninger for å levere. Men det er forskjell på å håndtere risiko og å forsøke å overføre all risiko til noen andre. En løsning som virker trygg for oppdragsgiver, er ikke nødvendigvis den som gir best resultat totalt sett.

Noen ganger kan en bedre risikofordeling gjøre oppdraget mer attraktivt, øke konkurransen og gi bedre tilbud.

Og kanskje er nettopp det en av de viktigste oppgavene våre som innkjøpere: Å sørge for at konkurransen også er attraktiv for leverandørene vi ønsker tilbud fra.

Å utfordre det trygge valget handler ikke om å ta unødvendig risiko

Det er viktig å understreke at vi ikke skal eksperimentere med fellesskapets penger eller ta snarveier i anskaffelsesregelverket. Å utfordre det trygge valget handler først og fremst om å stille noen ekstra spørsmål før vi bestemmer oss for hvordan anskaffelsen skal gjennomføres. Det handler om å være nysgjerrig på markedet, utfordre etablerte sannheter og våge å tenke annerledes når det finnes gode grunner til det.

Noen ganger er det beste valget nettopp å gjøre det samme som sist.

Men da bør det være fordi vi har vurdert alternativene og kommet frem til at den kjente løsningen fortsatt er best. Ikke bare fordi det var den enkleste veien å gå.

Kanskje bør vi derfor stille oss ett ekstra spørsmål neste gang noen foreslår å gjøre det samme som sist:

Er dette egentlig det tryggeste valget, eller bare det mest komfortable?