Hvorfor du bør være skeptisk når alle leverandørene får samme kvalitetspoeng

Du har vektet kvalitet med 60 prosent og pris med 40 prosent. Så kommer tilbudene, og alle leverandørene scorer omtrent likt på kvalitet. Til slutt er det prisen som avgjør konkurransen. Hva var da poenget med å vekte kvalitet så høyt?

Det kan selvfølgelig hende at leverandørene faktisk tilbyr omtrent samme kvalitet.
Men det kan også hende at vi har gjort det vanskelig for dem å skille seg fra hverandre. Kanskje ligger årsaken i hvordan vi har utformet konkurransen?

Har vi bestemt for mye på forhånd?

I mange anskaffelser bruker mange mye tid på å utforme detaljerte kravspesifikasjoner med en lang rekke absolutte minimumskrav.
Det kan gi trygghet. Man vet hva man får, og leverandørene vet hva de må levere. Men det har også en bakside.

Jo mer detaljert vi bestemmer hvordan behovet skal løses, desto mindre handlingsrom gir vi leverandørene til å tilby alternative løsninger.
Og dersom vi allerede har bestemt de fleste egenskapene løsningen skal ha, hva skal vi da premiere under kvalitet?

Vi risikerer rett og slett å gjøre kvalitet til noe leverandørene bare skal oppfylle, i stedet for noe de skal konkurrere om.

Beskriv behovet, ikke den ferdige løsningen

Tenk deg at en kommune skal anskaffe et nytt digitalt system.
Man kan bruke mye tid på å beskrive nøyaktig hvilke funksjoner systemet skal ha, hvordan arbeidsflyten skal se ut og hvordan oppgavene skal løses.
Alternativet er å beskrive hvilke utfordringer kommunen ønsker å løse, og hvilke resultater systemet skal bidra til. Da får leverandørene større mulighet til å bruke sin kompetanse og presentere det de mener er den beste løsningen.

Én leverandør kan ha en særlig brukervennlig løsning. En annen kan tilby smartere arbeidsprosesser, mens en tredje kanskje har en mer effektiv måte å løse behovet på. Dette er forskjeller som kan skape reell kvalitetskonkurranse.

Les også: Når krav hindrer utvikling: hvordan anskaffelser kan legge til rette for innovasjon

Det betyr ikke at vi skal slutte å stille minimumskrav. Noen krav er helt nødvendige for å sikre blant annet sikkerhet, funksjonalitet og lovpålagte forhold.
Men vi bør være bevisste på hva som faktisk må være et absolutt krav, og hvor vi heller bør gi leverandørene rom til å konkurrere om den beste løsningen.

Kvalitetskriteriene må skille tilbudene

Dette er også et viktig poeng i DFØs veiledning om tildelingskriterier.
DFØ presiserer at et minimumskrav ikke kan brukes som tildelingskriterium. Begrunnelsen er enkel: Tildelingskriteriene skal premiere merverdi utover minimumsnivået, ikke bare om et krav er oppfylt. DFØ understreker også at tildelingskriteriene må være egnet til å vurdere tilbudenes sterke og svake sider.

Kilde: DFØ – Tildelingskriterier

Det er nettopp her behovsbeskrivelsen blir så viktig. Hvis vi gjennom omfattende minimumskrav har bestemt det meste på forhånd, kan det bli lite merverdi igjen å konkurrere om. Det er heller ikke nok å be leverandørene beskrive sin beste løsning. Vi må gjøre det tydelig hvilke egenskaper vi verdsetter, og hvordan disse skal vurderes.

Hvis alle leverandørene får samme kvalitetspoeng, bør vi derfor stille oss noen spørsmål:

• Har vi stilt så mange minimumskrav at vi i praksis har bestemt løsningen for leverandørene?
• Har vi valgt tildelingskriterier som faktisk er egnet til å skille tilbudene?
• Har vi gjort det tydelig for leverandørene hva vi mener gir merverdi?

Kanskje bør vi starte et annet sted neste gang?

Det er ikke nødvendigvis noe galt med en konkurranse der pris blir avgjørende. Dersom alle leverandørene tilbyr tilnærmet lik kvalitet, kan det være et helt riktig resultat.

Men dersom målet er å finne den beste løsningen, må konkurransen også gi leverandørene mulighet til å vise hvorfor deres løsning er bedre.

Det krever at vi tør å overlate litt mer av problemløsningen til markedet.

For hvis vi allerede har bestemt hvordan alt skal løses, har vi kanskje også bestemt hvor god løsningen kan bli.