Har du noen gang lurt på hvordan den perfekte anskaffelsen ville se ut? Er det ren utopi? Ren magi?
De fleste som beskjeftiger seg med offentlige innkjøp har opplevd både gode og dårlige dager. Det er vel ofte de dårlige som huskes lengst. Den gangen resultatet ikke ble som forventet og det beste tilbudet bare såvidt dekket behovet. Den gangen du brukte mer energi på leverandøren som ikke vant enn på de som fikk kontrakten.
Det eneste ingen kan ta fra deg når prosessen er fullstendig mislykket, er erfaringen. Sannsynligvis lærer du av feilene dine og har etablert et system for å ta vare på denne lærdommen (Ja, for du driver vel ikke og snur konkurransegrunnlaget fra fire år tilbake, vel?).
Med riktig metode, vil dermed hver anskaffelse bringe deg bittelitt nærmere den perfekte anskaffelsen.
Ihvertfall i en ideell verden.
I virkeligheten har du kanskje kolleger som drar i forskjellige retninger, en ledelse som blander seg inn, forskriftsendringer og velmente råd fra inn- og utsiden av organisasjonen din som tidvis rykker det hele opp med roten. Samlet kan dette av og til lede deg bakover istedet for framover.
Bygg et malverk og forsvar det med nebb og klør
Første råd på veien mot den perfekte anskaffelsen er dermed enkelt: etabler et malverk og vern om det med alle midler!
Så da har du lagt grunnlaget. Men hva skal du fylle malverket ditt med? Det er her det blir vanskelig. Hva skal du basere deg på når hver ny KOFA-avgjørelse bringer med seg nok en hengemyr som kan velte den neste anskaffelsen din?
Vel, enkelte fellestrekk kan man utlede, for eksempel den at det er avsindig mange leverandører der ute som mener at leverandøren som vant skulle vært avvist.
Slutt å kreve I
En gjenganger er kvalifikasjonskrav. Vi har sagt det før, og sier det gjerne igjen: slutt å kreve, begynn å mene! Kvalifikasjonskrav er noe du må oppfylle, ellers er det over og ut. Men: hvis du avviser, kan du være sikker på at leverandøren som ble avvist mener det var urettmessig (en slik sak gikk nylig helt til høyesterett). Velger du dermed heller å kvalifisere leverandøren, kan du være like sikker på at leverandøren som ikke vant mener at vinneren skulle vært avvist (se utallige KOFA-saker). Så hva er løsningen? Veldig enkel: dropp kvalifikasjonskrav, eller bruk de i det minste veldig sparsomt, og bare der det er helt utvetydig hva som skal til for å oppfylle dem. Vær også forberedt på at de dønn seriøse leverandørene du var helt sikker på at ville oppfylle kvalifikasjonskravet likevel klarer å kløne det til ved å levere dokumenter som på en eller annen måte sår tvil om at de oppfyller det likevel.
Klarer du å skape mindre konflikt rundt hvem som får lov til å være med å gi tilbud, har du kommet hakket nærmere den perfekte anskaffelsen. Alle hater å bli stoppet på startstreken.
Slutt å kreve II
Men vi kan ikke gi oss med kravene riktig ennå. Et annet område som fyller mange hyllemeter med konflikter, er krav. Spesielt absolutte krav, A-krav, spesielt viktige krav, minimumskrav eller absolutte minimumskrav.
Vi vet av og til ikke hvor vondt vi vil oss selv. Var det et absolutt minimumskrav at bakre vindusvisker skulle ha intervallbryter, sier du? Vel, i så fall er det bare å forberede seg på runder i retten hvis den ene av de to millionmaskinene du har fått tilbud på mangler akkurat denne (i etterpåklokskapens navn) bagatellen.
Veien til helvete er brolagt med gode intensjoner, sies det. I så fall er krav en veldig effektiv måte å komme dit på. Vil du vite mer om dette, kan du jo prøve en av disse «tue velter stort lass»-eksemplene:
- Careful what you wish for, om hvordan det gikk i ball med basket- og håndballer til idrettshaller
- Kaffe til besvær, om hvordan et minimumskrav fikk rettsapparatet til å sette kaffen i halsen
Så hva er alternativet? Vel, hvis du beskriver behovet ditt istedet for å oppstille en haug med krav, øker kanskje også sannsynligheten for at leverandørene tilbyr gode løsninger – uten bismak fordi du kan/må/bør/burde/ikke burde avvise.
En perfekt anskaffelse er altså en anskaffelse som ikke krever, men heller beskriver behovet som skal dekkes. Hvis du tenker deg om, vil du se at de fleste krav egentlig kan oversettes til behov.
Slutt å vakle
En annen ting advokaten til leverandøren som ikke vant elsker, er oppdragsgivere som vakler. Klarer de å få deg til å utsette karensperioden ved å dynge deg ned med spørsmål? Flott! Klarer de å få deg til å avvise leverandøren som vant? Enda bedre. Det kan selvsagt være at det er gode grunner til å gjøre som advokaten sier, men husk at de ikke jobber for deg. De jobber for en leverandør som har økonomisk interesse i at hans synspunkt blir vektlagt mer enn ditt. Er det riktig? Ofte ikke. Det er jo tross alt du som skal ha det du skal kjøpe. Formodentlig vet du følgelig også best hva som er riktig valg. Så: bestem deg, og stå for det du har bestemt deg for. Det er egentlig bare å hoppe i det.
Det er også viktig å skille snørr og barter. Innsynskrav og klager på innsyn har lett for å kludre til en klage på tildeling. De to har ikke nødvendigvis noe med hverandre å gjøre. Her har du forresten fem tips for en bedre innsynshverdag. Og ja: det må snart bli slutt på innsyn i alle tilbud.
Bygg en god sak for tildelingen
Behov kan oppfylles i større eller mindre grad – og det er jo jobben til tildelingskriteriene.
Begrunnelsen for tildelingen skal bygge på tilbudene og tildelingskriteriene, som skal bygge på behovsbeskrivelsen, som igjen skal bygge på det faktiske behovet. Gjør du dette riktig, vil tildelingen gi mening for leverandørene og du unngår unødvendige konflikter i etterkant av tildelingen.
Men for å få til dette, må du bli god på det du gjør. Dermed bør både du og kollegene dine bruke samme metode hver gang dere tildeler, og lære av forrige tildeling. Da er det kanskje også smart å tenke seg om en gang eller to før dere bytter metode, selv om DFØ nå anbefaler prissetting av kvalitet i stedet for poengsetting av pris.
Den perfekte anskaffelse – en anskaffelse om gangen
Slik kan du nærme deg målet – den perfekte anskaffelsen. På veien kan du også ta med deg våre 9 innkjøpsvettregler. Det vil nok kreve litt å få alle til å spille på lag og motstå alle fristelser på veien, men det krever hverken magi eller heksekunst å få til dette – det handler bare om å ta veien en anskaffelse om gangen.
Klarer du det?
Den som anskaffer får se.
