DFØ har laget en veileder for evaluering. Her anbefaler de prissetting av kvalitet i stedet for poengsetting av pris. Hva er poenget, og hvordan vil dette fungere i praksis?
Litt bakgrunn først:
Som vi alle vet, er det ikke nok å være kvalifisert for å vinne en kontrakt. I så fall ville det vært uhorvelig mange leverandører til det offentlige. Nei, man må jo også evaluere seg fram til den beste av de kvalifiserte.
Billigste vinner
Så hvordan gjør man det? I mange år var svaret enkelt: den billigste leverandøren som også er kvalifisert, vinner.
Men dette er jo ikke så veldig innovativt. Opp gjennom tiårene har nok mang en oppdragsgiver vært ganske misfornøyd med å være nødt til å velge den billigste løsningen. Bare se på deg selv: velger du alltid den billigste telefonen, den billigste osten eller de billigste flysetene? Nei, du har nok til tider en betydelig betalingsvillighet for å øke kvaliteten.
Dermed fikk vi evalueringer der både pris og kvalitet skulle telle med.
Beste kombinasjon av pris og kvalitet
Samtidig fikk man også et par utfordringer: hvordan skulle man sette opp et slikt regnestykke? Hvordan skulle man uttrykke kvalitetsforskjeller? I tillegg til selve den skriftlige begrunnelsen, hadde man to valg: du kunne uttrykke kvalitetsforskjellene som en poengforskjell, eller regne om kvalitetsforskjellene til prisforskjeller. De fleste falt ned på det første. Altså: vi tenker som man gjør på skolen og setter karakter på kvaliteten. God skolestil? Særdeles godt! Elendig skolestil? Lite godt!
Poengsetting av pris
Men tenk deg nå at norsklæreren gir karakterer på en skala fra S til Lg, og gymlæreren bruker 1 til 10, hvordan skal du som elev klare å regne ut karaktersnittet ditt? Jo, du må gjøre skalaene sammenlignbare.
I anskaffelsesverdenen må vi altså finne en metode for å beskrive prisene som poeng – ellers sitter man jo der med to forskjellige størrelser, og er akkurat like langt.
Først enes vi om at skalaen går fra 1 (dårligst) til 10 (best).
La oss videre tenke oss at vi har evaluert kvaliteten og gitt det billige tilbudet den dårligste kvalitetskarakteren, nemlig 1, og det dyre tilbudet den beste karakteren, 10.
La oss så tenke oss at det dårlige tilbudet koster en million og beste koster to millioner.
Hvem vinner konkurransen?
Vel, det avhenger av hvordan du regner om prisene til poeng.
Vi begynner med det billigste tilbudet. Det var jo billigst og får dermed karakteren 10 – uansett hvordan vi regner. Men hva med det dyreste? Det er dobbelt så dyrt. Hvilken karakter skal det få?
Lineær eller forholdsmessig metode
Hvis du bruker forholdsmessig metode for poengberegning, deler du prisen på billigste pris og ganger med makspoeng. Dermed får det dyreste tilbudet 5 poeng, fordi dobbel pris får halvparten så mye poeng i en slik metode:
Velger du derimot lineær metode, får det dyreste tilbudet karakteren 0, fordi dobbel pris gir null poeng i en slik metode:
Bruker du forholdsmessig metode for å regne om pris til poeng, så vinner altså det dyreste tilbudet, men velger du lineær metode, vinner det billigste.
Årsaken er jo rett og slett at prisvariasjoner får større utslag med lineær metode enn med forholdsmessig metode. Motsatt kan du jo også hevde at kvalitetsvariasjoner får mindre betydning. Med lineær metode vinner jo faktisk en leverandør som har helt elendig kvalitet. Er det greit, da?
Det er selvsagt viktig å kjenne modellene du bruker, slik at du ikke ender opp med med å måtte velge et tilbud som er dårligere enn du egentlig kan leve med.
Og sånn går no dagan
Her har du stort sett status quo for evaluering i Norge idag. Joda, det finnes massevis av varianter, men de vanligste modellene er disse to: lineær eller forholdsmessig poengsetting av pris og poengsetting av kvalitet, gjerne etter en skala fra 1-10. Det er også stort sett slikt advokater og KOFA har radbrukket de siste par tiår.
Da er det kanskje ikke så rart at man føler noe ubehag når noen rokker ved selve grunnmuren i norsk evalueringspraksis. Men det er altså det DFØ gjør i sin nye veileder.
Den nye vinen
Det DFØ vil at vi skal gjøre framover, er å glemme alt som heter poeng. Nå skal vi gi leverandører fratrekk i pris i stedet. Det skal gjøre evalueringene enklere, klarere og sette fokus på betalingsvillighet.
Du skal altså rett og slett bestemme kroneverdien du kan trekke fra for den beste kvaliteten.
Slik vil det foregå i praksis. La oss si at du bestemmer at pris og kvalitet er kriteriene. Du får inn de samme to tilbudene på en million og to millioner, men så skal du altså trekke fra et kronebeløp på tilbudet som har best kvalitet, for eksempel 1,3 millioner.
Hvis det dårlige tilbudet er skikkelig dårlig, trekker du ikke fra noe som helst. Altså en million minus null «belønning» er fremdeles en million.
Hvis det beste tilbudet er skikkelig bra, trekker du fra alt sammen. Altså to millioner minus full belønning på 1,3 millioner er 700.000.
Dermed blir sluttsummen fremdeles 1 million for det dårlige tilbudet, men det gode og dyre tilbudet har nå fått en evalueringssum på bare 700.000. Da vinner kvalitet over pris og vi er ferdige med evalueringen. Null stress. Slik:
Enkelt hva?
Å ja, forresten: du skal selvsagt betale 2 millioner og ikke 700.000. Men det føles kanskje som om du betaler mindre, fordi kvaliteten er så mye bedre.
Er det virkelig så enkelt? Nja. Det er noen skjær i denne sjøen også. Skal vi se litt på dem?
En gang lineær, alltid lineær
For det første må du være klar over at dette er en lineær modell. Det vil si at store prisforskjeller gir deg lite valgfrihet på kvalitet, akkurat slik lineær metode gir null poeng for dobbel pris. Du må dermed være veldig klar over dette når du trekker kroner fra det gode tilbudet slik at ikke trekket blir for lite til å utgjøre en korrekt forskjell for å dekke behovet ditt.
Vekten endrer seg med treffsikkerheten din
For det andre må du oppgi prisfradraget på forhånd, altså før du kunngjør.
Tja, er det så farlig, tenker du kanskje? Det er vel det vi gjør idag også ved å oppgi prosentvis vekting? Vel, både ja og nei. Det nye er at vekten nå vil påvirkes av hvor godt du kjenner markedet. Hvis du tror at tilbudene vil ligge rundt 1-2 millioner, vil jo et prisfradrag på maksimalt 1 million tilsvare en «klassisk» vekting på 50% kvalitet og 50% pris.
Men sett at tilbudene kommer inn på 2-3 millioner? Da vil jo vekten av kvalitetskriteriet plutselig bli mye mindre – akkurat når du kanskje hadde trengt det som mest. Sagt på en annen måte: dess mer du bommer på anskaffelsens anslåtte verdi, dess mindre vekt blir det igjen til kvalitetskriteriet. Som vi vet fra diverse oppslag i nasjonal og lokal presse, hender det så absolutt at selv de beste i klassen bommer på prisestimatet. Etter «gamlemåten» vil jo 50% vekt være 50% uansett om prisen er høyere eller lavere enn du antok. Formodentlig burde det jo jo også være slik i praksis, eller synes du det er greit at kvalitetsforskjellene blir mindre når prisforskjellene blir større? Ikke? Velkommen i klubben.
Man må jo selvsagt gjøre gode forundersøkelser, men det er ikke alltid det er mulig å forutse markedet. Her leverer du altså fra deg litt av «evalueringskruttet» allerede på startstreken.
Det er mulig du kan skrive deg ut av dette ved å oppgi krone-trekkene i prosent i kunngjøringen, men som kjent lurer det en advokat bak enhver busk. De kommer neppe til å legge ned arbeidet bare fordi det offentlige begynner å evaluere pris i stedet for poeng.
Det billige tilbudet ødelegger fremdeles like mye
En tredje ting er at det ene dårlige og billige tilbudet innimellom de mange gode (men dyre) fremdeles vil ødelegge for deg. Hvis prisfradraget ikke er stort nok til å demme opp, vil den billige og dårlige gå av med seieren nå som før.
Skaff glasskule
Det fjerde ankepunktet er at en pristilnærming stiller mye større krav til forundersøkelsene dine. En ting er å anslå verdien på anskaffelsen og sette inn et fradrag på ca 50% av kroneverdien for å gi deg omtrent 50/50-fordeling mellom pris og kvalitet. En annen ting er å treffe godt ved flere tildelingskriterier. I sin veileder opererer DFØ med eksempler der det er både flere kriterier og flere underkriterier. Det blir ganske mange tallverdier å holde styr på og noen av fradragssummene helt nede i noen titusener.
DFØ er da også tydelige på at forundersøkelser er viktige. De skriver:
«En oppdragsgiver med god oversikt over eget behov, egen betalingsvilje for ulike nivåer av kvalitet og leverandørmarkedets prisdrivere har gode forutsetninger for en vellykket anskaffelse med rett kvalitet til riktig pris.»
Joda. Motsatt kan man si at forutsetningene blir dårligere når man vet mindre om dette, men det store og viktige spørsmålet forblir ubesvart.
Det egentlige spørsmålet
Her kommer det: Vil forutsetningene bli bedre med en prismodell i stedet for en «gammeldags» poengmodell?
Det er det egentlige spørsmålet, ikke sant?
Svaret er ikke åpenbart. Hvis du har god oversikt, har gjort godt forarbeid og har gjort kloke valg før kunngjøring, vil konkurransen sannsynligvis gå fint, og du slipper «alt ekstraarbeidet» med å regne om priser til poeng.
Men tenk deg om litt: hvis du har så god oversikt, har du ikke da også intellektuelt overskudd til å regne om pris til poeng, da? Har du ikke et såpass godt blikk på poengskalaene dine at du ser betalingsviljen din uansett? Den er jo enkel å regne ut når du bruker poeng også.
Så hva er det da den nye modellen gir deg ekstra? Ikke så mye, egentlig.
Motsatt er det en større risiko: hvis du ikke kjenner markedet så godt, eller har litt mindre oversikt over prisdrivere enn du skulle ønske deg, så vil DFØs prismodell kanskje øke sannsynligheten for et dårlig resultat, rett og slett fordi det er vanskeligere å forutse hvordan prisfradragene dine vil slå ut i praksis.
Og når vi først er inne på forundersøkelser: som vi alle vet, går det en del tid fra kunngjøring til tilbudsfrist. I tillegg går det kanskje også en del tid fra forundersøkelse til kunngjøring. I løpet av denne tiden kan det skje mye i et marked. Hva om inflasjonen da ender opp med å spise opp handlingsrommet ditt? Si at du hadde fastsatt et maksimalt fradrag på 200.000 på miljøkriteriet og prisene øker med 200.000 før du kommer til tilbudsfrist? Ja, da var det ikke så mye igjen av det innkjøpsfaglige skjønnet ditt likevel. Dette må du ihvertfall tenke nøye gjennom før du kunngjør.
Så hvis alle ting er like, hva er da vitsen med å bytte ut poeng med pris? Egentlig ingen. I beste fall blir utfallet det samme, men det som er verre er at det kanskje kan gjøre utfallet dårligere.
Advokatenes inntogsmarsj
Det skal ikke mye fantasi for å forestille seg hvordan en advokat som representerer leverandøren som ikke vant, kan radbrekke den nye pris-evalueringen din. Det er jo ikke bare du og dine bestillere som kommer tettere på kroner og øre når man trekker 160.000 for et dårligere bestillingssystem – det gjør også advokatene til den som ikke vant. Hvor lett blir det å forsvare 160.000 kroner i trekk når motpartens advokat har regnet seg fram til at denne skavanken umulig kan koste oppdragsgiver mer enn 75.000 kroner, omregnet til interntid, plunder og heft?
La oss si det på en annen måte: kan en ren prismodell føre til flere konflikter fordi motparten nå får rene tall han kan regne på, istedet for en karakter som sier 5 i stedet for 10? Det er mulig DFØs prismodell kan komme til å spise opp litt av oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn – eller skape uendelige debatter om hvordan man egentlig kan mene at et bestillingssystems svakheter kan prissettes til akkurat 160.000 kroner. Det blir spennende å følge dette framover – hvis du ikke er stakkaren som foretok trekket, da.
Så hva er vitsen?
Men det kan da ikke være slik at DFØ driver med keiserens nye klær, vel? De er da litt for erfarne og kloke til det? Hvorfor går de aktivt ut og anbefaler en modell som risikerer å gi oppdragsgivere dårligere resultat, flere klager og mindre handlingsrom?
Antageligvis fordi de håper at prismodellen vil tvinge deg til å tenke utenfor «boksen».
Boksen vi snakker om er den konkrete konkurransen du jobber med. En lineær eller forholdsmessig poengmodell vil normalt begrense seg til å dreie seg om de tilbudene som faktisk foreligger ved tilbudsfrist. De er som regel basert på relative, interne vurderinger og ikke absolutte forhold som ligger utenfor boksen/konkurransen.
Sagt på en annen måte: hvis du har satt en Mercedes som ideal for konkurransen din, vil muligens en Kia få dårlig uttelling på kvalitet. Men den kan likevel være det beste du faktisk er tilbudt, siden ingen gadd å tilby Mercedes. Akkurat dette har vi forresten skrevet om før.
Med DFØs prismodell tvinges du i større grad til å ta hensyn til Mercedesen du kanskje ikke vil få tilbud på, for å si det litt folkelig.
Prismodellen kan dermed gi bedre resultater ved skikkelig gode forarbeider, og kanskje virke skuffende og lite hensiktsmessig hvis du vet mindre om markedet.
Men du bør jo vite mye om markedet ditt. Du bør jo gjøre gode forarbeider!
Snikinnføring?
Her har vi kanskje kommet til kjernen. Kanskje DFØs prismodell kan sees på som en snikinnføring av bedre forarbeider?
Kanskje fokuset på prisfradrag kan lede deg til å stille flere spørsmål om hva som egentlig betyr noe for deg når det gjelder kvalitet. Kanskje du dermed tar flere riktige beslutninger før du kunngjør – og får mer treffende tilbud etterpå.
Kanskje. Det er i så fall ingen vits i å bytte modell, for dagens poengmodeller gir deg akkurat den samme kvalitetsforbedringen hvis du gjør bedre forarbeid. I tillegg er de kanskje godt kjent for både deg og leverandørene.
Og hvis du av en eller annen grunn ikke har klart å gjøre så gode forundersøkelser som du skulle ønske, er de klassiske poengmodellene også noe mer ettergivende, siden de er mer relative og mindre absolutte. Det kan jo føre til litt færre skuffede bestillere og konkurranse-avlysninger, og det kan jo helt klart være en mer «effektiv bruk av samfunnets ressurser».
Så det den nye prismodellen tilbyr, er ting du egentlig har allerede. Men det er jo alltid smart å bruke tid på forarbeidet. Hvis DFØs prismodell får deg til å gjøre det, ja da har de jo faktisk lyktes.
Så hva velger du neste gang? Pris eller poeng?
Den som anskaffer får se.
