Snart sommer – på tide å planlegge vintervedlikehold

Når sommeren nærmer seg, er det lett å legge vinteren bak seg. Brøyting, strøing og glatte veier føles ganske fjernt når sola kommer frem og temperaturen stiger.

Men nettopp nå er faktisk et av de beste tidspunktene å begynne planleggingen av neste sesongs vintervedlikehold.

For mange kommuner er vintervedlikehold blant de mest kritiske tjenestene som kjøpes inn. Når snøen først kommer, må tjenesten fungere fra første dag. Det er lite rom for uklare forventninger, forsinkelser eller manglende kapasitet.

Gode vintervedlikeholdsavtaler starter lenge før vinteren

Mange utfordringer i vintervedlikehold skyldes ikke nødvendigvis selve utførelsen, men planleggingen i forkant.

Hvis anskaffelsen starter for sent, blir det ofte mindre tid til gode behovsvurderinger, dialog med markedet og gjennomgang av roder, utstyr og responstider. Det kan igjen føre til dårligere konkurranse, mindre forutsigbarhet og avtaler som ikke fungerer optimalt når vinteren faktisk kommer.

God planlegging handler derfor ikke bare om selve konkurransen, men om å skape et best mulig grunnlag før sesongen starter.

Sommerferien kommer fortere enn man tenker

Det er også viktig å huske at selve anskaffelsesprosessen tar tid.

Mange vinteravtaler skal planlegges, beskrives, kunngjøres og evalueres før kontrakt kan signeres. Når sommerferien samtidig nærmer seg, blir tilgjengelig tid fort mye kortere enn man kanskje ser for seg.

Både nøkkelpersoner i kommunen og leverandørmarkedet går inn i ferieavvikling, og det påvirker ofte fremdriften mer enn man tenker over. Derfor er det som regel en fordel å komme i gang før sommeren, ikke etter.

Plutselig er det august, og første snøfall er ikke så langt unna som man skulle tro.

Erfaringene fra forrige vinter er ferskvare

Før sommerferien er det også lettere å hente inn erfaringer fra sesongen som nettopp er avsluttet.

Hva fungerte bra? Hvor oppsto utfordringene? Var det områder med uklare ansvarsforhold eller responstider som ikke fungerte godt nok?

Dette er erfaringer som er viktige å ta med inn i planleggingen av neste kontrakt eller neste avrop. Hvis man venter til høsten, er det ofte vanskeligere å få tak i de samme vurderingene. Vi i Innkjøpskontoret har gode maler og masse erfaring med anskaffelse av vintervedlikehold.

Les også: Vintervedlikehold

Små justeringer kan gi stor effekt

Det er ikke alltid store endringer som skal til for å få et bedre vintervedlikehold.

Ofte handler det om:
• tydeligere behovsbeskrivelser
• bedre inndeling av roder
• mer realistiske vurderinger av responstid og kapasitet

Samtidig gjør tidlig planlegging det lettere å få dialog med leverandørmarkedet før sesongen starter for fullt.

Til slutt

Det kan føles litt tidlig å tenke på snø og glatte veier når sommeren står for døren. Likevel er dette ofte tidspunktet hvor de beste forberedelsene gjøres.

God planlegging nå gir bedre avtaler, bedre forutsigbarhet og færre utfordringer når vinteren kommer tilbake.

Ønsker dere bistand med en anskaffelse, enten det er vintervedlikehold eller noe annet, så ta kontakt her så kan vi gi et uforpliktende tilbud.