I løpet av en kontraktsperiode skjer det nesten alltid noe. Behov endrer seg, løsninger utvikler seg, og både oppdragsgiver og leverandør ser ofte muligheter for å justere avtalen underveis.
Men noen ganger går endringen så langt at den i realiteten ikke lenger er en justering av kontrakten, men en ny kontrakt. Da kan det bety at anskaffelsen egentlig burde vært konkurranseutsatt på nytt.
Dette er en problemstilling mange oppdragsgivere møter i praksis. Endringer i eksisterende kontrakter er også en av de vanligste årsakene til ulovlige direkte anskaffelser. Kort sagt handler det om hvorvidt endringen gjør kontrakten vesentlig forskjellig fra det som opprinnelig ble konkurranseutsatt.
Hva ligger i en “vesentlig” endring?
Det finnes noen typiske situasjoner hvor risikoen er høy. For eksempel hvis endringen:
- kunne gjort at andre leverandører ville deltatt i konkurransen, eller at en annen leverandør kunne vunnet
- innebærer at kontrakten utvides betydelig i omfang
- i praksis innebærer at man kjøper noe annet enn det som ble konkurranseutsatt
Et viktig poeng er at dette ikke bare handler om prosent eller kontraktsverdi. Selv en liten endring kan være vesentlig dersom den endrer hva som faktisk leveres.
Med andre ord, vurderingen handler like mye om innholdet i endringen som om størrelsen.
Små justeringer er normalt uproblematisk
Det er samtidig viktig å huske at kontrakter må kunne håndtere utvikling og endringer. Mange kontrakter varer i flere år, og det er helt naturlig at enkelte forhold justeres underveis.
Utfordringen oppstår først når endringen gjør at kontrakten får en annen karakter enn den opprinnelige avtalen. Da kan man i realiteten ha beveget seg fra en kontraktsendring til en ny anskaffelse.
Tre tips fra Innkjøpskontoret
For å gjøre vurderingen litt enklere i praksis, anbefaler vi å stoppe opp og stille noen enkle kontrollspørsmål før en endring gjennomføres.
1. Tenk tilbake til konkurransen
Spør dere selv: Hvis denne løsningen hadde vært en del av konkurransegrunnlaget fra start, kunne det påvirket hvem som leverte tilbud eller hvem som vant? Hvis svaret kan være ja, bør dere vurdere situasjonen ekstra nøye.
2. Se på balansen i kontrakten
Har endringen gjort avtalen mer gunstig for leverandøren enn det som opprinnelig var avtalt? For eksempel gjennom høyere betaling, lavere risiko eller mindre krav til leveransen.
3. Vurder hva dere faktisk kjøper
Kjøper dere egentlig det samme som før, eller har leveransen utviklet seg til noe annet eller mye mer enn det som ble konkurranseutsatt?
Hvis ett eller flere av disse spørsmålene gir grunn til tvil, er det ofte lurt å stoppe opp og ta en ny vurdering før endringen gjennomføres.
Vår anbefaling
Den beste måten å unngå utfordringer senere i kontraktsperioden er å tenke på endringer allerede når konkurransen planlegges. Fleksible kontrakter, tydelige opsjoner og gjennomtenkte mekanismer for endringer kan gi handlingsrom uten at man risikerer å havne i gråsonen.
Innkjøpskontoret bistår gjerne dersom dere er usikre på om en planlagt kontraktsendring kan gjennomføres, eller om det er tryggere å gjennomføre en ny konkurranse.
