Hvordan legge til rette for innovasjon i offentlige anskaffelser?
Innovasjon i offentlige anskaffelser er et viktig tema. Spesielt i en tid der utvikling av teknologi og hvordan vi jobber skjer i rekordfart.
Noen oppdragsgivere brenner virkelig for det, andre har fått det servert som en politisk forventning. Uansett utgangspunkt, innovasjon kommer ikke av seg selv, det må legges til rette for det. Og slik vi i Innkjøpskontoret ser det betyr det at man må tørre å gjøre ting litt annerledes.
Ikke still krav bare fordi “slik har vi alltid gjort det”
En av de største hindringene for innovasjon er for strenge eller tradisjonelle kravspesifikasjoner. Mange krav gjentas fra tidligere konkurranser, uten at man egentlig vurderer om de fortsatt er nødvendige. Når kravene blir for detaljerte eller baserer seg på gårsdagens løsninger, kan man ubevisst utelukke både nye aktører og nye ideer.
I stedet kan man beskrive behovet, ikke løsningen. Hvis vi sier hva som skal oppnås, og ikke hvordan, gir vi leverandørene rom til å foreslå nye, smarte og mer effektive løsninger.
Et klassisk scenario er når man skal kjøpe inn teknologi, og finner frem den gamle kravspesifikasjonen, den som tok masse tid å lage sist. Praktisk, ja. Innovativt, ikke nødvendigvis.
Teknologi utvikler seg raskt, og det som var fremtidsrettet for fire år siden, kan være utdatert i dag. Ukritisk gjenbruk av tidligere kravspesifikasjoner kan føre til at man både går glipp av helt nye muligheter, og at eksisterende leverandører ikke lenger trenger å utvikle seg, fordi de kun fokuserer på å oppfylle kjente krav. Den gode gamle «bjørnetjenesten» der altså.
Les også: Krav hemmer innovasjon og øker konflikt. Punktum!
Anskaffelser handler om å løse et problem, ikke bare kjøpe et produkt
I offentlig sektor gjennomfører vi anskaffelser fordi vi har et behov, en utfordring eller et problem som skal løses. Likevel beskriver vi ofte nøyaktig hvordan vi ønsker at løsningen skal se ut. Men er det egentlig vi som skal vite det? Burde vi ikke heller stimulere leverandørene til å komme med forslag basert på sin kompetanse og erfaring?
Ved å formulere problemstillingen, og ikke produktet, åpner vi døren for både kreativitet og faglig nyskaping. Det kan også bidra til bedre løsninger, og ofte til en bedre pris.
Det ligger litt i vår menneskelige natur å se «Hva» først. Og deretter finne ut av «Hvordan» og til slutt «Hvorfor». Det er lett å se seg blind på hva som eksisterer i dag, og hvordan man har gjort det før. Hva med å starte i andre enden og tenke slik:
Hvorfor trenger vi dette?
Dette er det aller viktigste. Her ligger det jo ofte en utfordring, en manglende tjeneste eller et faktisk problem som skal løses. Dette danner hele utgangspunktet for anskaffelsen.
Hvordan skal vi løse «problemet»?
Nå skal vi lage behovsbeskrivelsen, og beskrive hva slags behov vi faktisk har. Det er her man ofte begrenser innovasjonen ved å stille krav som i praksis hindrer både den eksisterende leverandøren, og mulig nye leverandører i å presentere nye og bedre løsninger. Be heller leverandørene beskrive sin løsning på ditt behov. Ikke begrens de mer enn nødvendig.
Hva slags løsning skal vi velge?
Nå kan du velge løsning basert på alle leverandørene sin foreslåtte løsning på deres behov. Og dere kan gjøre en innkjøpsfaglig vurdering av hva som er beste løsning for dere og de behovene dere har beskrevet. Kanskje dere fikk presentert en løsning dere ikke visste fantes og som vil være både mer effektiv og kostnadsmessig fordelaktig enn den dere ellers ville fått presentert?
Kan lovpålagte minimumskrav bli en begrensning?
Lovpålagte minimumskrav skal sikre kvalitet, likebehandling og seriøsitet, men når disse kravene stadig øker i omfang og detaljnivå, kan det bli vanskeligere å invitere til innovasjon. Det betyr ikke at kravene må bort, men at vi bør være bevisste på hvordan de utformes, og unngå at de snevrer inn handlingsrommet mer enn nødvendig. Et minimumskrav skal være nettopp det, et minimum, ikke en ferdig definert løsning.
Les også: Kvalifikasjonskrav: slutt å kreve, begynn å mene!
Husk: Innovasjon handler om mer enn teknologi
Innovasjon handler ikke alltid om det nyeste systemet eller den mest avanserte programvaren. Det kan også handle om team-sammensetning, arbeidsprosesser, tjenestedesign eller smartere ressursbruk. Derfor kan det være klokt å gi leverandørene frihet til å beskrive hvordan de vil løse utfordringen i alle anskaffelser. Ikke bare når det kommer til teknologi.
Oppsummert, hvordan stimulere innovasjon i offentlige anskaffelser?
• Beskriv behovet, ikke den ferdige løsningen
• Tenk gjennom kravene, er de nødvendig eller bare “sånn vi har gjort det før»?
• La problemstillingen være utgangspunktet for leverandørens kreativitet
• Unngå å låse anskaffelsen til gårsdagens teknologi
• Husk at innovasjon også handler om arbeidsmetoder, organisering og samarbeid. Ikke bare teknologi
Å legge til rette for innovasjon krever mot, men ikke nødvendigvis mer arbeid. Det handler først og fremst om å stille riktige spørsmål, og gi rom for nye svar.
