Mange offentlige oppdragsgivere er usikre på hvor mye de kan, og bør, snakke med markedet før en konkurranse lyses ut. Vår erfaring er at tidlig dialog ofte er noe av det beste du kan gjøre for å lykkes med anskaffelsen.
Her er tre gode grunner til å ta praten før konkurransen publiseres:
1. Du får testet om behovet er forstått riktig
Det er lett å tro at behovet er tydelig, helt til du presenterer det for markedet. Leverandører kan stille spørsmål, utfordre premisser og peke på alternative løsninger.
En enkel markedsdialog kan avdekke om behovene er realistiske, om de er unødvendig detaljerte, eller om du ubevisst har beskrevet en bestemt løsning som begrenser markedet. Resultatet er ofte en mer presis konkurranse.
2. Du øker sjansen for reell konkurranse
Når markedet får innsikt i hva som er på vei, kan flere aktører forberede seg. Det kan gjøre terskelen lavere for å delta, særlig for små og mellomstore leverandører.
Dialog gir også oppdragsgiver bedre forståelse for markedets struktur, modenhet og kapasitet. Det gjør det enklere å tilpasse en behovsbeskrivelse, kontraktsvilkår og risikofordeling slik at flere faktisk kan levere tilbud.
3. Du reduserer risikoen for feil og klager
Mange klager og avvisninger skyldes uklarheter eller uforholdsmessige krav. Når du har testet sentrale deler av konkurransen på forhånd, reduserer du risikoen for misforståelser og utilsiktede begrensninger.
Tidlig dialog gir også bedre beslutningsgrunnlag internt, noe som gjør det enklere å forankre valg av strategi og behov.
Slik kan du gjennomføre en enkel markedsdialog
Det trenger ikke være komplisert.
Du kan for eksempel:
- Invitere til en åpen leverandørkonferanse
- Publisere en RFI
- Gjennomføre én-til-én-møter/samtaler med referat
- Presentere foreløpige behov og be om innspill
Hva må du huske på?
Dialog bør gjennomføres på en åpen og likebehandlende måte. Dokumentasjon er viktig, også i dialogfasen. På denne måten sikrer man at nyttig informasjon blir ivaretatt ved utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget.
Riktig gjennomført er markedsdialog ikke en risiko, det er et verktøy for bedre anskaffelser.
