I offentlige anskaffelser er krav et velkjent og mye brukt virkemiddel. Krav gir forutsigbarhet, tydelighet og kontroll, i teorien. I praksis ser vi imidlertid at omfattende og detaljerte krav ofte skaper flere problemer enn de løser. Stadig flere av våre oppdragsgivere stiller derfor spørsmål ved om alle krav faktisk er nødvendige. Og de som kjenner oss godt, vet at vi i Innkjøpskontoret mener det er mer hensiktsmessig å fremme behov fremfor absolutt minimumskrav.
Derfor ønsker vi å dele tre gode grunner til å vurdere å droppe, eller i det minste redusere, bruken av absolutte krav i offentlige anskaffelser til det helt nødvendige.
1. Det gir en økt prosessrisiko
Jo flere og mer detaljerte krav som stilles, desto større blir prosessrisikoen. Krav må være klare, presise og etterprøvbare. Hvis ikke, blir vurderingen av om kravene er oppfylt krevende for faggruppen, og sårbar for feil.
I praksis ser vi at mange klagesaker handler nettopp om oppfyllelse av krav. En betydelig andel av sakene som behandles i KOFA gjelder avvisning av tilbud fordi et krav ikke er ansett oppfylt, eller fordi vurderingen av kravet er mangelfullt dokumentert. Resultatet kan bli klager, forsinkelser og i verste fall ugyldige anskaffelser.
Ved å redusere antallet absolutte krav og heller bruke tildelingskriterier der det er mulig, kan oppdragsgiver få større handlingsrom og samtidig redusere risikoen for konflikt og klage.
2. Det hemmer konkurransen
Strenge og detaljerte krav kan føre til at gode leverandører blir utelukket, selv om de i realiteten kunne levert svært gode, eller bedre, løsninger. Dette gjelder særlig når kravene blir unødvendig spesifikke.
Et typisk eksempel er miljøkrav som er så snevert formulert at kun enkelte løsninger eller teknologier kvalifiserer. Da risikerer man å ekskludere leverandører som kunne levert en mer bærekraftig løsning, men som ikke passer helt innenfor kravformuleringen.
Når færre leverandører kan delta, svekkes konkurransen. Det kan igjen føre til høyere priser, mindre mangfold og dårligere løsninger. Færre krav kan derfor bidra til bredere deltakelse og reell konkurranse, til fordel for både oppdragsgiver og samfunnet.
3. Hindrer innovasjon
Krav som beskriver løsningene i detalj legger ofte føringer på hvordan behovet skal dekkes, ikke bare hva som faktisk skal oppnås. Det kan gjøre det vanskelig for nye leverandører og innovative løsninger å komme inn i markedet.
Innovasjon skjer ofte i skjæringspunktet mellom behov og nye måter å løse dem på. Når kravene blir for rigide, reduseres leverandørenes mulighet til å tenke nytt og foreslå smartere, mer fremtidsrettede løsninger.
Ved å fokusere mer på funksjonelle behov og ønskede effekter, og mindre på detaljerte krav, åpner man for innovasjon. Det gir rom for nye aktører, ny teknologi og løsninger som kan være bedre tilpasset morgendagens behov.
Les også: Når krav hindrer utvikling: hvordan anskaffelser kan legge til rette for innovasjon
Oppsummering:
Å droppe krav betyr ikke å gi slipp på kontroll eller kvalitet. Det handler om å bruke de riktige virkemidlene til riktig tid. Færre krav og mer fokus på behov kan gi lavere prosessrisiko, bedre konkurranse og økt innovasjon, og i mange tilfeller et bedre sluttresultat.
