Når en kommune gjennomfører innkjøp på vegne av fellesskapet, er det helt avgjørende at prosessen oppleves som åpen, rettferdig og faglig god. Likevel kan det oppstå situasjoner som setter dette på prøve, særlig når personer som deltar i anskaffelsen har relasjoner til leverandører som ønsker å levere tilbud. I mindre kommuner, der «alle kjenner alle», kan dette være en ekstra aktuell problemstilling.
Hvorfor er habilitet så viktig?
Habilitet handler først og fremst om tillit, både til prosessen og til resultatet. Innbyggere og leverandører må kunne ha tillit til at vurderingene i en anskaffelse er uavhengige og basert på saklige kriterier. Hvis det oppstår tvil om noen kan ha personlige interesser som påvirker beslutningen, kan selve legitimiteten til prosessen svekkes.
Forvaltningsloven og anskaffelsesregelverket gir tydelige føringer for hvordan mulig inhabilitet skal håndteres. Den viktigste hovedregelen er at man sier ifra så snart man er i tvil. Åpenhet i starten av prosessen er ofte det som skal til for å sikre en ryddig anskaffelse.
Når kan relasjoner skape utfordringer?
Det er ikke slik at enhver relasjon automatisk gjør en person inhabil. Utfordringene oppstår når båndene er så sterke at de kan påvirke vurderingene, eller skape en rimelig tvil om objektiviteten. Dette kan være nære familieforhold, tette vennskap, økonomiske bindinger, tidligere arbeidsforhold eller andre relasjoner som gjør det vanskelig å opptre helt uavhengig.
I små kommuner er det gjerne slik at ansatte i kommunen og leverandører møtes i mange sammenhenger, både profesjonelle og private. Derfor er det ekstra viktig å ha gode rutiner for å fange opp og håndtere mulige habilitetsutfordringer tidlig. Kanskje spesielt i kommuner der alle samles på den samme restauranten, i den samme butikken og går i de samme selskapene. Men det er altså ikke slik at man er inhabil bare fordi man kjenner noen, eller omgås noen i privat sammenheng. Det ville gjort dette til en nærmest umulig øvelse i kommune Norge.
Les også: Uskyldig til det motsatte er bevist, eller?
Hva bør man gjøre når habilitet blir et spørsmål?
Det viktigste er å løfte problemstillingen med en gang. Den som kan være inhabil, varsler internt, slik at man kan gjøre en konkret vurdering. I noen tilfeller erstattes personen i anskaffelsen, mens i andre holdes vedkommende utenfor enkelte deler av prosessen. Uansett bør vurderingene dokumenteres tydelig, slik at man senere kan vise hvordan habilitetsspørsmålet ble håndtert. Også om personen ikke blir vurdert inhabil.
Hva bør leverandører gjøre hvis de mistenker inhabilitet?
Leverandører har også en viktig rolle i å sikre at en anskaffelse gjennomføres på en korrekt og tillitsvekkende måte. Hvis en leverandør opplever at noen i kommunen kan være inhabile, eller at det foreligger relasjoner som kan påvirke konkurransen, bør de ta dette på alvor.
Det kan være lurt å:
- Løfte bekymringen tidlig, og gjerne skriftlig, slik at oppdragsgiver kan gjøre en vurdering før konkurransen går for langt.
- Be om avklaringer, for eksempel om hvilke rutiner kommunen har for å håndtere habilitet.
- Være saklige og konkrete, uten å spekulere i motiv, men tydelig på hvorfor situasjonen skaper usikkerhet for deg som leverandør.
- Lene seg på regelverket, som gir rett til en forsvarlig og etterprøvbar anskaffelsesprosess.
Oppdragsgiver plikter å vurdere slike innspill. Seriøse og profesjonelle leverandører som sier ifra når noe virker uklart, bidrar i realiteten til en tryggere konkurranse, også for kommunen.
Når kan ekstern bistand være nyttig?
Hvis kommunen har få ansatte som ikke har en form for tilknytning til aktuelle leverandører, kan det være lurt å hente inn ekstern anskaffelsesfaglig bistand hvis man er i tvil om habiliteten. En ekstern innkjøper kan bidra med faglig tyngde og avstand til lokale forhold. Noe som styrker tryggheten rundt hele anskaffelsen.
Oppsummert
Habilitet er en viktig del av kvaliteten i offentlige anskaffelser. Når kommunen er tydelig, bevisst og åpen rundt mulige interessekonflikter, bidrar det til større tillit og et bedre resultat. I mindre kommuner kan utfordringene være mer synlige, men løsningene er de samme: gode vurderinger, tydelig dokumentasjon og, ved behov, hjelp fra eksterne fagmiljøer.
