Hvorfor fikk vi bare ett tilbud?

Tilbudsfristen er ute. Tilbudene åpnes.
Ett tilbud.
Det er lett å konkludere med at markedet var dårlig. At leverandørene ikke var interesserte, eller at det bare finnes én aktør som kan levere.
Noen ganger stemmer det. Men når vi bare får ett tilbud, bør vi også stille et litt mer ubehagelig spørsmål:

Gjorde vi det attraktivt nok å delta?

DFØs tall viser at oppdragsgiver bare mottok ett tilbud for omtrent 19 prosent av de kunngjorte kontraktene i 2024. I disse konkurransene var det altså ingen reell konkurranse om kontrakten.

Så hva kan være årsaken?

Hadde leverandørene egentlig tid?

Det er forskjell på en frist som er lovlig og en frist som er god.

Et seriøst tilbud kan kreve priser fra underleverandører, CV-er, dokumentasjon, interne avklaringer og flere personer som skal bidra. En knapp frist kan derfor bety at aktuelle leverandører velger konkurransen bort.

Spørsmålet bør ikke bare være hvor kort frist vi kan sette, men hvor lang tid markedet faktisk trenger for å levere et godt tilbud.

Har vi stilt unødvendige eller for strenge krav?

Hvert minimumskrav lukker døren for noen.

Krav til omsetning, erfaring, sertifiseringer og referanseprosjekter kan i noen tilfeller være helt nødvendige. Men de kan også være rester fra forrige konkurranse eller en mal som ingen har utfordret på flere år.

Forholdsmessighetsprinsippet setter grenser for hvor strenge krav oppdragsgiver kan stille. DFØ peker også på at kravene må stå i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet.

Et godt kontrollspørsmål er derfor:

Trenger vi dette kravet for å sikre en god leveranse, eller står det der fordi det alltid har stått der?

Har kontrakten blitt for stor?

Én stor avtale kan være enkelt for oppdragsgiver.

Men kanskje ikke for markedet.

Når flere tjenester, geografiske områder eller fagområder samles i én kontrakt, kan leverandører som kunne levert deler av behovet bli ute av stand til å konkurrere.

DFØ peker på at oppdeling kan åpne konkurransen for leverandører som ikke har kapasitet til å levere hele kontrakten, og anbefaler at leverandørmarkedet undersøkes før man bestemmer kontraktsstrukturen.

Forstår markedet egentlig hva vi skal kjøpe?

Oppdragsgiver har kanskje jobbet med anskaffelsen i flere måneder.

Leverandøren møter den for første gang.

Uklare og unødvendige kvalifikasjonskrav, mange vedlegg og kompliserte prismodeller skaper risiko. Noen leverandører priser denne risikoen inn. Andre velger ganske enkelt å bruke tiden sin på en annen konkurranse.

Et konkurransegrunnlag trenger ikke være enkelt fordi anskaffelsen er enkel.

Men det bør være så enkelt som anskaffelsen tillater.

Oppleves konkurransen som reell?

Dette er vanskeligere å måle, men viktig.

En eksisterende leverandør vil naturlig nok kjenne virksomheten bedre enn konkurrentene. Problemet oppstår dersom krav, beskrivelser eller evalueringsmodell gjør at markedet opplever forspranget som umulig å hente inn.

Det trenger ikke bety at konkurransen faktisk er rigget.

Men leverandørene gjør også et regnestykke. Hvis det koster mye å utarbeide tilbud og sannsynligheten for å vinne oppleves som liten, kan det være rasjonelt å la være. Og om man har unødvendige krav risikerer man også at innovative leverandører med nye og smartere løsninger ikke gidder å levere inn tilbud.

Spør dem som ikke leverte

Når vi bare får ett tilbud, bør evalueringen derfor ikke stoppe når kontrakten er signert.

Ta kontakt med leverandører som kunne ha deltatt, men lot være.

Var fristen for kort? Var kravene for strenge? Var kontrakten for stor? Var konkurransegrunnlaget vanskelig å forstå? Opplevde de at konkurransen allerede hadde en klar favoritt? Svarene kan være verdifulle før neste konkurranse.

For ett tilbud betyr ikke nødvendigvis at markedet sviktet.

Noen ganger betyr det at markedet valgte oss bort.

God konkurranse oppstår ikke automatisk fordi vi publiserer på Doffin. Den må legges til rette for.