I denne artikkelen skal vi snakke lit om en viktig avklaring for alle som jobber med innkjøp, nemlig forskjellen mellom rammeavtale og tjenesteavtale, og når det kan være smartest å gå for den ene eller den andre. Dette er et spørsmål vi i Innkjøpskontoret får ganske ofte får, og som vi håper vi kan bidra til å avklare.
Hva er en rammeavtale?
En rammeavtale er i hovedsak en avtale mellom én eller flere oppdragsgivere og én eller flere leverandører, hvor formålet er å fastsette vilkårene for kontrakter som skal inngås i en bestemt periode, særlig når det gjelder pris og eventuelt mengde. Det betyr at rammeavtalen legger rammene og reglene for framtidige kjøp, men selve bestillingene skjer ved såkalte avrop etter hvert som behovet oppstår.
Rammeavtaler brukes ofte når du vet at du kommer til å ha behov for varer eller tjenester løpende eller flere ganger i avtaleperioden, men hvor det ikke er mulig å vite eksakt tidspunkt eller volum på forhånd.
Noen kjennetegn ved rammeavtaler:
- De fastsetter pris og andre vilkår for framtidige kjøp, uten å forplikte til et bestemt volum ved inngåelse av avtalen.
- Avtalen gir rutiner for avrop når behovet oppstår.
- Normalt har de en varighet på inntil fire år.
I praksis fungerer rammeavtaler som en «ramme» som gjør det raskt og effektivt å gjøre nye kjøp uten å starte en full konkurranse hver gang.
Hva er en tjenesteavtale?
En tjenesteavtale er en kontrakt om utførelsen av en tjeneste mellom en kunde og en leverandør. Her forplikter leverandøren seg til å levere en konkret tjeneste, og oppdragsgiver forplikter seg til å betale for disse tjenestene, som oftest i en fast avtalt periode eller mengde. Begrepet kan mange steder oppfattes som en «vanlig kontrakt på tjenester» eller en løpende tjenestekontrakt.
Forskjellen ligger i at tjenesteavtalen handler om en spesifikk leveranse eller et pågående leveranseforhold, som for eksempel renholdstjenester, konsulenttjenester eller vedlikeholdstjenester med et klart definert omfang. Det er ett avtaleforhold og ikke en ramme for framtidige enkeltkjøp.
De viktigste forskjellene:
| Aspekt | Rammeavtale | Tjenesteavtale |
| Formål | Fastsette betingelser for framtidige kontrakter | Beskrive og regulere en konkret tjenesteleveranse |
| Volum | Ingen garanti for volum | Basert på et konkret behov |
| Avrop | Ja, ved behov | Nei, direkte kontrakt |
| Varighet | Typisk 2-4 år | Varighet som avtalt for tjenesten |
Når bør du velge hva?
Velg rammeavtale når:
- Du vet at du kommer til å ha gjentakende behov over tid, men volum og tidspunkt ikke er kjent.
- Det er ønskelig å ha faste priser og standardvilkår for regelmessige kjøp.
- Effektivitet og forenkling av framtidige innkjøp er viktig.
Velg tjenesteavtale når:
- Tjenesten er klart definert i omfang og varighet.
- Du har behov for et konkret leveranseforhold med faste ytelser.
- Det er liten usikkerhet rundt hva som skal leveres og når.
Tips for deg som innkjøper
- Vurder behovet nøye før du bestemmer hvilken avtaletype som passer best.
- Husk at feil bruk av avtaletypene kan skape utfordringer i etterkant, både faglig og regelverksmessig.
- Det kan være lurt å be om juridisk innsikt ved usikkerhet om avtaletype, særlig i større anskaffelser.
Og er man fortsatt usikker, så kan man alltid ta kontakt med oss i Innkjøpskontoret for en vurdering av riktig avtaletype før en anskaffelse.
