Det er fort gjort å tenke at de små anskaffelsene ikke er så viktige. Et mindre kjøp går ofte raskt, har lav verdi og oppleves som noe som “bare må fikses”.
Men det er nettopp i de små anskaffelsene mange av utfordringene kan oppstå.
I det offentlige gjennomføres det mange mindre kjøp hvert eneste år. Hver enkelt anskaffelse kan virke ubetydelig alene, men samlet representerer de store verdier, og kan få stor betydning både økonomisk og praktisk.
Små innkjøp får ofte mindre oppmerksomhet
Når verdien er lavere, blir det naturlig nok mindre fokus på planlegging og struktur. Mange små anskaffelser gjennomføres også av personer som ikke jobber med innkjøp til daglig.
Det er forståelig, men det gjør også at risikoen for feil øker.
Typiske utfordringer vi ser er:
• uklare behov eller bestillinger
• manglende bruk av eksisterende avtaler
• for liten vurdering av total kostnad og konsekvenser
• lite dokumentasjon av vurderingene som er gjort
Som regel handler dette ikke om manglende vilje, men om tidspress og et ønske om å få løst behovet raskt.
Det trenger ikke være komplisert
Heldigvis skal det ofte små grep til for å få bedre kontroll og bedre resultater.
De som lykkes godt med mindre anskaffelser er ofte de som stopper opp litt før bestillingen gjennomføres. Ikke for å gjøre prosessen tyngre, men for å stille noen enkle spørsmål:
• Har vi allerede en avtale som dekker behovet
• Vet vi egentlig hva vi trenger
• Har vi tenkt gjennom konsekvensene hvis løsningen ikke fungerer som forventet
Bare det å bruke noen ekstra minutter på slike vurderinger kan spare både tid og kostnader senere.
Erfaring og samarbeid er viktig
Små anskaffelser gjennomføres ofte ute i fagmiljøene, og det er helt naturlig. Samtidig ser vi at tidlig dialog med Innkjøpskontoret ofte gjør prosessen enklere, ikke mer komplisert. Vi sparrer gjerne med våre kunder og kan bistå med enkel rådgivning selv om man gjør anskaffelsen selv.
Det handler ikke nødvendigvis om store konkurranser eller omfattende prosesser, men om å få hjelp til å vurdere behov, avtaler og risiko før kjøpet gjennomføres.
Erfaring viser også at mange utfordringer går igjen. Derfor er det ofte verdifullt å lære av tidligere anskaffelser, både det som fungerte godt og det som ble mer krevende enn forventet.
Til slutt
Små anskaffelser vil alltid være en viktig del av hverdagen i det offentlige. Nettopp derfor er det også viktig å ta dem på alvor.
Det handler ikke om å gjøre alt mer komplisert, men om å ha gode nok vurderinger til at vi får løsninger som fungerer i praksis, gir god bruk av offentlighetens midler og skaper færre utfordringer i etterkant.
