Sommer, Fotball-VM og offentlige anskaffelser

Sommeren er her. Innboksen blir litt tommere, kaffekøen kortere, og Teams-møtene har fått et tydelig preg av ferieplaner og «dette er siste uka før jeg tar ferie» samtaler. Samtidig ruller fotball-VM videre på skjermene, og mange av oss følger spent med på pasninger, taktiske grep og kontroversielle dommeravgjørelser. Mens andre bare ser på fordi Norge er med for første gang på 28 år.

For oss som jobber med offentlige anskaffelser, er veien fra fotballbanen til konkurransegjennomføring kanskje kortere enn man først skulle tro. For også innkjøp er et lagspill.

En god anskaffelse starter med riktig lagoppstilling

I fotball snakker man ofte om viktigheten av å sette riktig lag. Hvem skal spille sentralt? Hvem har overblikket? Hvem tør å utfordre på kanten? Og hvem sørger for at det ikke lekker bakover?

Slik er det også i offentlige anskaffelser. Den gode prosessen starter før kunngjøring. Den starter med å samle riktig kompetanse rundt bordet. Fagpersoner som kjenner behovet. Innkjøpere som forstår prosessen og kjenner verktøyene. Jurister som kan sikre at vi holder oss innenfor regelverket. Økonomi som ser helheten. Og brukere som vet hva løsningen faktisk skal benyttes til.

Uten riktig lagoppstilling kan selv den beste konkurransestrategien bli vanskelig å gjennomføre. Og derfor er dette også noe av det vi alltid er opptatt av i Innkjøpskontoret allerede før prosessen starter. Vi ønsker oversikt over hvordan laget skal se ut.

Behovet er målet

I fotball handler alt til slutt om å score mål. I anskaffelser handler alt om å dekke et behov.

Det kan høres enkelt ut, men alle som har jobbet med offentlige anskaffelser vet at behovet ikke alltid er så lett å få tak i. Noen ganger starter man med en løsning før man har forstått problemet. Andre ganger er behovet beskrevet som «vi trenger det samme som sist», selv om både markedet, teknologien og organisasjonen har endret seg.

Den gode innkjøperen gjør derfor litt som den kloke playmakeren: løfter blikket, leser spillet og stiller de riktige spørsmålene. Hva er det vi faktisk skal oppnå? Hvilken effekt ønsker vi? Hva må leverandøren bidra med? Og hvordan vet vi om vi har lykkes?

For i anskaffelser er det ikke alltid det hardeste skuddet som gir mål. Noen ganger er det den presise pasningen, det godt plasserte skuddet eller den gode behovsbeskrivelsen som avgjør kampen.

Regelverket er dommeren, ikke motstanderen

Alle fotballkamper trenger regler. Uten regler blir det kaos, frustrasjon og sannsynligvis noen litt for voldsomme taklinger. Slik er det også med anskaffelsesregelverket.

Men regelverket er ikke motstanderen. Det er rammen som gjør konkurransen rettferdig. Det sørger for likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og tillit. Det gir leverandørene trygghet for at kampen spilles på samme bane og med samme rammer for alle sammen.

Samtidig vet alle innkjøpere at det finnes øyeblikk der man gjerne skulle hatt VAR (videodømming) i anskaffelsesprosessen. Var tildelingskriteriet tydelig nok? Var avklaringen innenfor? Burde vi ha formulert behovet annerledes?

Da gjelder det å ha gjort grunnarbeidet, og unngå å sette seg selv i «offside» eller gi motstanderen en mulighet til å ta oss på feil. Gode behovsbeskrivelser, unngå unødvendige kvalifikasjonskrav og ryddig dokumentasjon er sammen med mye annet anskaffelsesverdenens svar på videodømming. Det gjør ikke nødvendigvis alle situasjoner enkle, men det gjør dem langt lettere å avklare i etterkant.

Fair play gjelder også utenfor banen

Fotballen minner oss også om betydningen av fair play. Det handler om mer enn å følge reglene. Det handler om respekt, åpenhet og tillit.

For offentlige innkjøpere er dette selve fundamentet. Vi forvalter fellesskapets midler. Vi skal legge til rette for konkurranse. Vi skal opptre profesjonelt overfor leverandørmarkedet. Og vi skal bidra til at offentlige anskaffelser brukes som et strategisk virkemiddel for kvalitet, effektiv ressursbruk, innovasjon og bærekraft.

Det er et stort ansvar. Men det er også noe av det som gjør faget så meningsfullt.

En sommerhilsen til alle på anskaffelseslaget

Så når fotball-VM ruller videre i sommer, kan vi kanskje tillate oss å se litt ekstra faglig på kampene. Hvem skaper rom? Hvem tar ansvar? Hvem gjør andre gode? Hvem holder hodet kaldt når presset øker?

Det er spørsmål som passer like godt i anskaffelsesprosessen som på fotballbanen.

God sommer fra oss i Innkjøpskontoret!