260 timer for å gjennomføre en anskaffelse??

Hvor mye tid tar det egentlig å gjennomføre en offentlig anskaffelse? Dette spørsmålet har lenge vært diskutert blant innkjøpere, leverandører og beslutningstakere i offentlig sektor. En fersk rapport fra Oslo Economics (2023) anslår at det tar mellom 150 og 250 timer å gjennomføre en anskaffelse. Men stemmer dette med virkeligheten, og hva betyr det for både innkjøpere og leverandører?

Nye tall – gamle erfaringer

Ifølge rapporten fra Oslo Economics, som ble utarbeidet for anskaffelsesutvalget, er tidsbruken på offentlige anskaffelser betydelig. Rapporten peker på at selve prosessen – fra behovsidentifisering til kontraktssignering – krever betydelige ressurser. Dette inkluderer alt fra utarbeidelse av konkurransegrunnlag, kunngjøring, tilbudsevaluering, forhandlinger og til slutt kontraktsinngåelse. Rapporten kan leses i sin helhet her: Oslo Economics rapport 2023-51.

Interessant nok skrev Innkjøpskontoret allerede i 2014 en artikkel hvor de kom frem til omtrent samme tidsbruk. Den gang var konklusjonen at det tok rundt 200 timer å gjennomføre en anskaffelse, og at mye av tiden gikk med til papirarbeid og dokumentasjon. Les mer: Mindre papir i anbudene.

Hvorfor tar det så lang tid?

Det er flere grunner til at offentlige anskaffelser er tidkrevende:

• Komplisert regelverk: Offentlige innkjøp er underlagt strenge lover og forskrifter som skal sikre likebehandling, konkurranse og, ikke minst: åpenhet. Det gjør prosessene tidkrevende.
• Dokumentasjonskrav: Hver fase i prosessen krever omfattende dokumentasjon, både for å sikre sporbarhet og for å kunne dokumentere beslutninger i ettertid.
• Forhandlinger: Mange anskaffelser innebærer forhandlinger, noe som kan forlenge prosessen betydelig. Se også artikkelen: For dyrt å forhandle?.
• Interne prosesser: Ofte må flere interne avdelinger involveres, og beslutninger skal forankres på ulike nivåer.
• Fragmentert organisasjon: Vi har et sted mellom 3000 og 3500 offentlige oppdragsgivere i Norge. Da sier det seg selv at det ikke blir så mange anskaffelser på hver innkjøper.

Hva kan gjøres for å effektivisere?

Selv om mye tid går med til nødvendige prosesser, peker flere eksperter på at det finnes forbedringspotensial:

• Digitalisering: Bruk av digitale verktøy kan redusere manuelt arbeid og gjøre prosessen mer oversiktlig.
• Standardisering: Maler og standardiserte prosesser kan gjøre det enklere å gjennomføre anskaffelser, spesielt for mindre kommuner og virksomheter.
• Kompetanseheving: Opplæring og erfaringsdeling mellom innkjøpere kan bidra til å redusere feil og omarbeiding.

Konklusjon

Både nye og gamle tall viser at det tar betydelig med tid å gjennomføre en offentlig anskaffelse – ofte mellom 150 og 260 timer. Selv om mye av denne tiden er nødvendig for å sikre gode og lovmessige prosesser, er det fortsatt rom for effektivisering. Med økt digitalisering, bedre rutiner og mer kompetanse kan kanskje fremtidens anskaffelser gjennomføres både raskere og med høyere kvalitet.