Hvorfor strømmer det inn med innsynsbegjæringer etter tildeling i offentlige anskaffelser? Er det mangel på tillit, eller kan det noen ganger handle om mangel på gode begrunnelser?
I mange tilfeller handler det ikke om mistanke, mistenksomhet eller ønske om å finne feil. Ofte handler det rett og slett om at leverandørene ikke forstår hvorfor de ikke vant. Når begrunnelsen er for generell, mangler konkret vurdering etter tildelingskriteriene, eller bare fremstår som en standard tekst, blir innsyn for mange den eneste muligheten til å forsøke å få en forståelse av valget. For leverandørene handler dette om profesjonell utvikling, ikke bare kontroll.
Innsyn som symptombehandling, ikke løsningen
Mange oppdragsgivere opplever innsynsbegjæringer som tidkrevende, ressurskrevende og til tider unødvendige. Men ofte er innsyn ikke årsaken til problemet, det er konsekvensen. Konsekvensen av at leverandørene ikke føler de har fått en tilstrekkelig og meningsfull forklaring på hvorfor utfallet ble som det ble.
Når begrunnelsen er tydelig, konkret og knyttet til tildelingskriteriene, blir opplevd behov for innsyn betydelig mindre. Leverandørene får det de egentlig er på jakt etter: En forklaring de kan forstå, og lære av.
Begrunnelsesplikten, ikke en formalitet, men et kvalitetsverktøy
Begrunnelsesplikten er mer enn en lovpålagt setning. Den har slik vi ser det minst tre viktige funksjoner:
- Sikre etterprøvbarhet og tillit til beslutningen.
- Forebygge feil, fordi gode begrunnelser forutsetter gode vurderinger.
- Gi leverandører innsikt i hva som skal til for å lykkes neste gang.
Når vi ser på begrunnelsesplikten på denne måten, blir den ikke bare en plikt, men en mulighet. En profesjonell anskaffelse kjennetegnes av gode beslutninger, og gode beslutninger bør kunne forklares på en klar og respektfull måte.
Respekt for leverandørenes innsats
Leverandører bruker ofte svært mye tid og ressurser på å utarbeide et godt tilbud. De investerer ofte mange dagsverk i faglige vurderinger, dokumentasjon, kvalitet og gjennomføringskapasitet. Da bør de også få en forklaring som står i stil med innsatsen. En god begrunnelse viser ikke bare at regelverket er fulgt, men den viser respekt for leverandørene. Den signaliserer at oppdragsgiver tar vurderingen på alvor, og at beslutningen er gjort på et saklig og gjennomarbeidet grunnlag. Det bygger tillit, og det bygger gode relasjoner for fremtidige konkurranser.
God begrunnelse = færre innsyn = mindre ressursbruk
Så kanskje det viktigste for oss. Når leverandørene får gode, konkrete og relevante begrunnelser, synker behovet for innsyn. De har allerede fått svar på det de egentlig lurer på.
En god begrunnelse gir:
- mindre behov for innsynsbegjæringer
- bedre styring av ressursbruk internt hos oppdragsgiver
- færre konflikter og lavere risiko for klager
- bedre profesjonalisering av markedet, både som oppdragsgiver og leverandør
Derfor er det veldig viktig for oss i Innkjøpskontoret at vi ikke bare evaluerer og finner det beste tilbudet, men at leverandørene får en god begrunnelse som står i stil med den vurderingen som er gjort.
Les også: Nei, en poengtabell er ikke en begrunnelse
Oppsummert
Innsyn er viktig, nødvendig og lovpålagt. Men dersom vi ønsker færre innsynsbegjæringer, er det ikke bare innsynsretten vi må se på, det er begrunnelsesplikten.
Når leverandører opplever at de får en ærlig, konkret og faglig god begrunnelse, blir behovet for innsyn mindre. Da blir prosessen mer effektiv, mer profesjonell og mer respektfull, for begge parter. Ikke minst kan det ende med at man får bedre besvarelser og løsninger i fremtiden.
