Hva er grunnen til leverandørvalget ditt? Er det at den ene fikk flest poeng? Nei!
Så du har fått inn tilbudene, og er igang med å evaluere. Du regner ut prisene, og kommer fram til at den ene var lavest (10 poeng), mens den andre var litt dyrere (8 poeng).
So far, so good
Så var turen kommet til kvalitetskriteriene. Her har du bedt om en prøve på hva slags rapport leverandøren typisk vil levere. Du leser eksempelrapportene og finner at den ene er best (10 poeng), mens den andre er litt dårligere (8 poeng).
Så ganger du poengene med vekt. Pris og kvalitet telte 50/50, og dermed blir det totalt 5+5 = 10 poeng for den første leverandøren og 4+4 = 8 poeng for den andre.
We have a winner
Det var det. Du meddeler at den første vant, og legger ved følgende tabell.
| Prispoeng | Vektet (50%) | Kvalitetspoeng | Vektet (50%) | |
| Lev A | 10 | 5 | 10 | 5 |
| Lev B | 8 | 4 | 8 | 4 |
Du gjør deg klar til å inngå kontrakt, men så kommer innsigelsen fra leverandøren som ikke vant. Den er veldig enkel: hvorfor fikk de bare åtte kvalitetspoeng?
Ja hvorfor det, egentlig?
We have a problem
Prisen er forsåvidt grei – nesten. Leverandørene kjenner sin egen pris, og kan dermed sannsynligvis regne seg fram til den andre leverandørens pris, men bare hvis de vet hvilken formel du har brukt for å beregne poengene. Hvis du har brukt forholdsmessig metode og prisen til B var 3 millioner, vil prisen til A være 2,4 millioner. Men hvis oppdragsgiver har brukt lineær metode, blir prisforskjellen mindre. Så hva var riktig?
Men det er ikke det største problemet. Det største problemet er kvaliteten. Hvis den beste løsningen fikk 10 poeng, må jo noe ha vært dårligere med den andre løsningen. Hva var det som var dårligere? Det bør vel uttrykkes litt tydeligere enn å si at det var 2 poeng dårligere?
La oss ta en titt på forskriften. Hva sier den? Jo, for anskaffelser som følger Del III (og det gjør formodentlig denne) står det følgende:
«Begrunnelsen skal inneholde navnet på den valgte leverandøren og en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene.»
I dette tilfellet var det to tildelingskriterier: pris og kvalitet. Du skal altså gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler for disse to kriteriene. For pris er det jo greit (så lenge tilbyderne vet formelen du har brukt til å regne ut poengene, da).
Men så var det det andre tildelingskriteriet: kvalitet. Her vet tilbyderne at den ene var vurdert best med 10 poeng, mens den andre var såpass mye dårligere at den bare fikk åtte poeng.
Er det en redegjørelse av det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler?
Short answer: no!
Du har rett og slett ikke oppfylt begrunnelsesplikten. Leverandøren som tapte, vet ikke hvorfor han tapte. Han vet bare at han fikk to poeng mindre enn den rapporten du mente var best. Ikke bare har du brutt forskriften, dette er et lovbrudd også, mer spesifikt et brudd på lovens §4 og prinsippet om etterprøvbarhet. Det er ikke mulig å etterprøve tildelingen når du ikke aner hvorfor du har fått to poeng i trekk.
Det er ikke alltid så lett å forklare slike kvalitetsforskjeller, men du er rett og slett forpliktet til å gjøre det. Antageligvis ville det holdt med ett avsnitt som dette:
«Den beste rapporten hadde både farger, illustrasjoner og faktabokser som forklarte hovedelementene på en måte som passet godt for målgruppen. Den fikk dermed 10 poeng. Den andre rapporten var vanskeligere å lese, hadde ingen illustrasjoner og var preget av tung tekst med tildels lange setninger. Den fikk dermed åtte poeng».
Det er dette avsnittet som er den faktiske begrunnelsen for trekket på 2 poeng. Nå kan leverandøren forstå hvorfor han tapte, og han kan kanskje også ta seg tid til å lære litt mer om klarspråk før neste tilbudsinnlevering.
Det er påfallende hvor ofte oppdragsgivere glemmer selve hovedpoenget med tildelingen – altså grunnen til valget. KOFA-sak 2022/10 er et godt eksempel. Her går oppdragsgiver riktignok klar, men KOFA påpeker at det er «kritikkverdig at innklagede ikke på et tidligere tidspunkt har gitt klager noen redegjørelse for tildelingen».
Så hvorfor gjør oppdragsgivere slike feil? Kanskje det er gammel vane? En gang i tiden var regelverket anderledes på dette punktet. Det kan du lese mer om i historien om hvorfor. Men det er kanskje på tide å komme videre. Nå har det faktisk gått over ett tiår siden disse reglene ble endret.
Da burde man vel ha rukket å lære hvordan man skal begrunne?
Den som tildeler får se.
