Vi har brukt konkurransegjennomføringsverktøy i Norge i over 10 år – eller har vi det?
Du husker kanskje hvordan konkurransegjennomføringsverktøy, eller såkalte KGV, ble innført i landet med brask og bram for et tiår siden. Nå skulle alt bli digitalt og papirfritt og anskaffelser skulle bli langt mer effektive.
KGV-revolusjonen ble senere fulgt opp med en egen bestemmelse i forskriften som gjorde det obligatorisk å bruke KGV fra 2018 – altså for et halvt tiår siden.
«KGV-paragrafen» stilte krav til hvordan kommunikasjonen mellom tilbyder og oppdragsgiver skulle fungere og satte en bråstopper for galskapspraksisen med å levere tilbud på papir.
Var det alt?
Takk og pris for det, men var det ikke noe mer vi skulle oppnå?
Jo, det var vel det. I løpet av de siste årene har flere og flere anskaffelser og kontrakter blitt signert digitalt. Den gammeldagse praksisen med å signere med kulepenn på fysisk papir er nå i ferd med å forsvinne fullstendig, noe som har spart mye papir, blekk og tid. Husker du sist du signerte med kulepenn, eller er sannsynligheten større for at du husker passordet ditt på BankID enn at du husker hvordan du skriver navnet ditt med blekk?
Takk og pris for det også, men vi er vel ikke i mål ennå?
Doffin elsker data – strukturerte data
KGV har fjernet deler av tukkelet med å forholde seg til Doffin. Doffin er glupsk på data, og vil helst ha mengder og lass av informasjon selv om de aller minste anskaffelsene. Den irriterende og endeløse rekken med røde stjerner foran felt du mener er helt unødvendige, synes å bli bare lengre og lengre. Da er det fint at KGV tar støyten for deg og snakker med Doffin, slik at du slipper.
Men det er omtrent her «revolusjonen» mister fart – og heller ender i et mageplask.
KGV forventer jo å finne data om spørsmålsfrist, tilbudsfrist og antall måneders forlengelse på kontrakten slik at den kan pushe dette videre til Doffin.
Men ofte er datafeltene tomme. Hvorfor det?
Jo, fordi du har laget konkurransegrunnlaget ditt i Word.
Word!
Når tekstbehandleren Word kom på markedet for rundt 30 år siden, var den en revolusjon for massene. Vel, Word Perfect var både tidligere ute og mye bedre, men nok om det: for folk flest var det Word som flyttet de vekk fra skrivemaskin eller Flaggpost notatblokk A4 linjert. Det var jo en revolusjon at man kunne bytte ut en setning midt inni teksten og så se på at dokumentet på magisk vis tilpasset seg uten at man måtte skrive om en eneste linje.
Dette var magi på tidlig nittitall, men nå er vi altså snart kvartveis inn i det 21. århundre. Hva var Word, egentlig? Jo, for mange var det en glorifisert skrivemaskin/sekretær/trykkerifabrikk. For det var jo liten tvil om at sluttresultatet som regel var en utskrift – uansett om det var et innledningsforedrag til en rettssak, en eller bursdagsinvitasjon med fancy «wordart»-overskrifter. Ja, selv bøker endte jo stort sett opp i trykk.
Etterhvert fikk vi da også det «digitale papiret» i form av PDF-formatet som pliktoppfyllende gjenskapte A4-arket på skjerm. Den dag i dag sitter vi her og behandler tusener på tusener av virtuelle A4-sider. Sider som kanskje aldri blir skrevet ut i det formatet de opprinnelig ble laget for – papir.
PDF er ikke struktur
En PDF er kanskje digital, men den inneholder ikke strukturerte opplysninger. Det er bare tekst.
Og det er her vi kommer til problemet med at datafeltene er tomme. Hvis du bare bruker KGV til å laste opp et konkurransegrunnlag i Word, så er ikke opplysningene i konkurransegrunnlaget strukturerte. For en datamaskin står de hulter til bulter inni all mulig annen tekst.
Hensikten med KGV er nettopp å strukturere slike opplysninger og sette de i system. Dermed blir tilbudsfrister og spørsmålsfrister til opplysninger som systemet kan bruke til å styre både deg og leverandøren riktig i havn.
Dette prinsippet kan trekkes langt. Neste gang du jobber med selvangivelsen eller justerer på skattekortet ditt, kan du få et innblikk i hvor langt. Skatteetaten har jobbet med strukturert informasjon i en mannsalder og er lysår foran offentlige innkjøpere på dette området. Det samme gjelder mange andre offentlige tjenester for alt fra barnehagesøknader til bilregistrering.
Årsaken er at de som jobber med slikt har jobbet systematisk med å lage digitale løsninger som ikke bare tar imot dokumenter, men informasjon. Strukturert informasjon.
Hvorfor gjør ikke innkjøpere det samme?
Det er ihvertfall ikke fordi man ikke kan. Det har vært skuffende lite utvikling innenfor KGV-markedet i Norge, men selv de primitive verktøyene som finnes på markedet i dag, har rikelig med muligheter til å strukturere informasjon.
La oss ta et par eksempler:
Kontrakten
Hvis du angir kontraktsopplysninger som start- og sluttdato og forlengelser som datafelt, kan KGV fortelle dette videre til Doffin uten at du må skrive inn opplysningene to ganger. Leverandørene kan deretter lese opplysningene og gjøre seg opp en mening om kontrakten er interessant. Når de har levert tilbud, blir de samme datafeltene gjenbrukt til å lage ferdig kontrakten. Du har fremdeles bare skrevet inn opplysningene én gang, og på ett sted.
Tilbudsutforming
Hvis du lager konkurransegrunnlaget ditt om til datafelt, kan feltene også valideres. Dermed kan systemet fortelle leverandøren at det er to spørsmål han har glemt å svare på. Hvis han ikke svarer på dem, får han ikke levert tilbud. Dessuten kan du flytte leverandørens svar direkte inn i kontrakten, istedet for å måtte skrive opplysningene en gang til.
Bare begynnelsen
Dette er bare begynnelsen. Ved å bruke de mulighetene som dagens KGV faktisk tilbyr, kan du effektivisere både kunngjøring, tilbudsinnlevering, evaluering og kontraktsutarbeidelse. Ja, en dag kan man kanskje også koble på kunstig intelligens og avanserte algoritmer slik at transaksjonskostnadene går ytterligere ned.
Enkelt, hva?
Så hvorfor blir det ikke brukt? Vi erfarer at mange offentlige oppdragsgivere rett og slett ignorerer disse mulighetene og holder seg til gode, gamle Word når de skriver konkurransegrunnlag. Dette er igjen årsak til en rekke pinlige feil der eksempelvis tilbudsfristen eller prosedyrevalget er forskjellig fra konkurransegrunnlag til kunngjøring – med uheldige resultater.
Nå er nok ikke dagens KGV gode nok til full-digitale anskaffelser, men de har adskillig mer å by på enn dagens brukere ser ut til å utnytte.
Det er opp til deg, rett og slett.
Så: kommer spørsmålet om forbehold til å bli obligatorisk å svare på i din neste anskaffelse?
Den som anskaffer får se.
