Hvis tilbudene i den offentlige anskaffelsen din ikke er bra nok, kan du da forhandle? Når i så fall, og hvordan gjør du det?
Det ligger i menneskets natur å forhandle. Vi liker å få en så god deal som mulig. Ja, selv introverte nordmenn våger seg av og til utpå og spør om ekstra gratismåned i abonnementet sitt, et oppgradert hotellrom, eller en bedre sofa til samme pris.
Så hva med offentlige anskaffelser? Kan du forhandle med leverandørene som har inngitt tilbud?
Det enkle svaret er at du stort sett alltid kan forhandle, så lenge du legger litt til rette før du kjører konkurransen.
Utbredt misforståelse
Det er en utbredt misforståelse at det er forhandlingsforbud i offentlige anskaffelser.
Men som sagt: du må passe på et par ting.
Den første du må passe deg for, er EØS-reglene. Hvis verdien på kontrakten kommer over EØS-tersklene, må du aktivt fortelle markedet at du vil forhandle. Det gjør du ved å kjøre en tungvint, irriterende og gammeldags prosess som heter «konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring». Ja, den er så tungvint, tidkrevende og gammeldags at mange velger den bort og heller kjører noe som kalles «åpen anbudskonkurranse». I en åpen anbudskonkurranse kan du ikke forhandle. Da er det «bordet fanger» for leverandørene som inngir tilbud – og for deg som har kunngjort konkurransen.
Men du kan nesten alltid velge den tungvinte prosedyren i stedet, hvis du har tid og ork til det. Problemet er bare at du må kjøre konkurransen i to trinn: først må du invitere leverandørene til å bli kvalifisert, deretter må du invitere de til å inngi tilbud, og først da kan du forhandle – og da er det en ganske sterk forventning om at du faktisk forhandler.
Slitsomt? Helt klart. Men det er mulig.
Under EØS er det enklest å forhandle
Dersom du befinner deg under EØS-tersklene, er det mye enklere. Det eneste du må sikre deg, er at du ikke har skrevet deg bort fra muligheten til å forhandle. Det er fort gjort å skrive ting i konkurransegrunnlaget som du ikke helt så rekkevidden av. For eksempel at du kaller konkurransen din for en åpen anbudskonkurranse, eller skriver at man ikke skal forhandle. Da er løpet kjørt – selv om regelverket hadde åpningen du trengte. Dette handler om forutberegnelighet. Leverandørene må vite at du forholder deg til det du har sagt at du vil gjøre.
For de minste anskaffelsene, altså de som følger Del I, trenger du ikke si noe om hvordan du vil gjennomføre konkurransen, så forhandlingskortet er alltid tilgjengelig når du trenger det. For de litt større anskaffelsene, altså Del II, må du si noe om prosedyrevalget ditt, men det er ikke vanskelig. Det samme gjelder for anskaffelser etter Del IV (helse- og sosialtjenester).
Lurer du på hva Del I, II, III og så videre betyr i offentlige anskaffelser? Les vår forklaring.
Nå vet du når du kan (og ikke kan) forhandle, og hva du må gjøre før du kunngjør konkurransen.
Flott, så hvordan gjør man det når tilbudene kommer inn?
Pass på likebehandlingsprinsippet
Det viktigste du må tenke på når du forhandler med leverandører, er likebehandlingsprinsippet. De du forhandler med, må få tilnærmet lik mulighet til å forbedre tilbudene sine. De må få samme mulighet til å forbedre seg. Det handler om to ting: tilbakemelding og tid.
La oss ta tid først: det er fort gjort å slå av en hundrelapp på timeprisen. Det er verre å omstrukturere det tilbudte teamet, eller endre løsningsforslaget. For å å gjøre det på en fornuftig måte, trenger leverandøren tid til å tenke, snakke med kolleger og skrive om tilbudet sitt.
Så var det tilbakemeldingen: du må være tydelig, men ikke overtydelig. Det er greit å si at «du har ikke den laveste prisen». Da skjønner leverandøren at de må gjøre noe med prisen sin. Det er innafor. Det er derimot langt utafor å si at hva konkurrenten ligger på og be de legge seg under det. Da kommer fort Konkurransetilsynet og banker på døra di.
Det samme gjelder andre tildelingskriterier også. Du kan si at leverandøren kan forbedre tilbudet sitt på bestemte punkter, men ikke fortelle leverandøren nøyaktig hva de skal endre på.
Var det greit?
Hvis du synes dette var spennende, så har DFØ laget en praktisk veileder om forhandlinger i offentlige anskaffelser som kan hjelpe deg videre.
Forhandlinger i offentlige anskaffelser gjør du best skriftlig
Dette gjør du selvsagt skriftlig. Det har mange fordeler:
- Du sikrer automatisk dokumentasjon – alt du skriver og alt leverandøren svarer er lett å lete opp igjen senere.
- Det er effektiv tidsbruk. Det tar deg ikke lang tid å skrive forbedringspunkter. Det tar heller ikke leverandøren så lang tid å skrive hvordan akkurat disse punktene kan forbedres.
- Det er asynkront – det vil si at du kan skrive når du har tid, og leverandøren kan svare når leverandøren har tid. Dere trenger ikke ha tid samtidig (noe dere, ifølge Murphy, aldri har).
Så setter du en rimelig felles frist for alle leverandørene du skal forhandle med.
Du kan for så vidt gjøre dette i flere runder også, men hvis du må forholde deg til disse hersens EØS-reglene vi var innom tidligere, må du i tillegg si tydelig ifra når du velger å avslutte forhandlingene, altså at dette blir siste runde.
En ting du kanskje lurer på, er om du må forhandle med alle. Det må du ikke nødvendigvis. I EØS-konkurranser må du minst forhandle med tre, hvis du har fått tre eller flere tilbud.
Det samme prinsippet kan det være greit å forholde seg til også i konkurranser som ikke følger (de hersens) EØS-reglene, men her er det ikke noe krav. Dersom bare de to beste har en reell sjanse til å nå opp, er det kanskje sløsing med ressurser å ta med nr. 3 – spesielt hvis de (formodentlig) må gjøre store tilpasninger i tilbudet sitt for komme i posisjon.
Ikke gjør vesentlige endringer i konkurransegrunnlaget
Ja, en siste ting: du må passe på hva du forhandler om: det må være tilbudene, ikke konkurransegrunnlaget ditt. Du kan altså ikke «forhandle bort» ting du innser at du kanskje ikke trengte likevel (eksempelvis et absolutt minimumskrav om at alt du kjøper må følge en eller annen gullstandard). Hvorfor? Jo, fordi noen kan ha unnlatt å gi tilbud på grunn av dette kravet du (uforvarende?) har stilt.
Oppsummert om forhandlinger i offentlige anskaffelser
Da var vi ferdige. Kort oppsummert er det altså slik:
- Sjekk at du ikke har skrevet deg bort fra forhandlinger i konkurransegrunnlaget, og velg den tungvinte prosedyren hvis du ønsker å forhandle over EØS-tersklene.
- Få inn tilbudene og ranger dem i henhold til tildelingskriteriene.
- Forhandle med de som har en reell mulighet til å nå opp. Påpek forbedringspotensial og gi alle lik frist til å levere revidert tilbud.
- Repeter eventuelt forrige punkt
- Ranger tilbudene på nytt, og velg den beste
Det var det. Og for all del: hvis du sparer noe på å gjøre dette, eller får en bedre tjeneste, så skriv det ned! Dette er suksesshistorier du absolutt bør dele med dine kolleger – spesielt de som ikke skjønner hva som er poenget med offentlige anskaffelser!
Og hvis du skal på ferie til Brussel i sommer: prøv å ta en prat med de som forvalter EØS-reglene og spør om de ikke kan fjerne denne hersens regelen som gjør det så vanskelig å forhandle over EØS terskel.
Samfunnet vil takke deg.
