Vi har etterhvert begynt å venne oss til Doffin. Gode gamle Doffin med alle sine feil og mangler. Vi har latt oss frustrere over treg responstid, irritere over manglende mulighet til å hente ut data og forundre over Doffins ubegripelig innviklede måte å vise at en konkurranse er avlyst på.
Sånn har dagene og årene gått. For mange er vel Doffin egentlig bare et sted man legger ut tilstrekkelig informasjon til at leverandørene finner fram og klikker seg inn i KGV-portalene, og lite annet. Det er også et sted for utstrakt krangel med advokaten til leverandøren som ikke vant konkurransen om hvorvidt kunngjøringen inneholdt alle opplysningene forskriften krever at den skal.
Paragrafrytteri og vidløftiggjøring er sjelden gode drivkrefter for å lage bedre datasystemer, og det er vel det vi ser i praksis også. Spør enhver som har tilbragt tid med å kunngjøre konkurranser, og de vil fortelle deg at dette er alt annet enn smooth sailing.
Men Doffin har ikke daua. Siden systemet er lovpålagt å bruke, så bruker man det jo. Det passerer mellom 10 og 20.000 kunngjøringer gjennom systemet hvert år – de aller fleste videreformidlet fra Mercell Mercell, Mercell EU-Supply eller Mercell Tendsign – dagens trehodede markedsleder på KGV.
Nå skal alt bli så meget bedre. Doffin skal nemlig ikke daue, men oppgraderes.
Mange har sikkert allerede vært innom beta.doffin.no, som har ligget ute lenge allerede. Dette skal bli den nye Doffin-løsningen, og (foreløpig) er den ihvertfall særdeles mye raskere. Den presenterer dessuten opplysningene om kunngjøringen din på en noe mer intuitiv måte. Prøv selv!
Så når skal denne overgangen skje? Jo, det fikk vi vite for kort tid siden: det skal skje i uke 40.
I en nyhetsartikkel forteller DFØ om endringen og viser nederst på siden til det de kaller «Nye Doffin».
Men selve artikkelen handler om noe annet. Noe som kalles eForms.
Hva er eForms? Jo, EU endrer formatet på sine kunngjøringer og som EØS-medlem må Norge henge med. Kort sagt: hvis vi ikke benytter eForms innen 25. oktober, så får vi ikke kunngjort på TED lenger. Klarer vi ikke det, vil alle anskaffelser over EØS-terskel bryte med forskriftens §21-1, og følgelig ikke være forskriftsmessig kunngjort – uansett om anskaffelsen er aktuell for utenlandske leverandører eller ikke. Som alle innkjøpere vet: det er de ofte ikke.
Vi må altså levere data som TED kan akseptere innen 25. august, og DFØ har satt sin deadline til uke 40, som jo er en av de to høstferieukene i Norge. Mon tro om ikke en del folk som jobber med data må flytte litt på høstferien akkurat i år.
DFØ ser også ut til å ha satt dato for skifte til nye Doffin til samme tidspunkt.
Så hva må skje? Vel, for deg som bruker vil det ideelt sett ikke skje noe som helst. Hvis alt går som planlagt vil Doffin daue fredag 29. september og våkne til live igjen i ny drakt 9. oktober. I løpet av samme tidsrom vil Mercell Mercell, Mercell EU-Supply, Mercell Tendsign, konkurrenten Artifik og eventuelle andre KGV sannsynligvis også være tilpasset slik at de fungerer mot eForms, og forhåpentligvis vil både leverandører og anbudsvarslere finne fram til kunngjøringene og kunne fortsette anskaffelseslivet som før.
Ja, ideelt sett vil forhåpentligvis alt gå som planlagt. Vi får tro at det er slik. Mellom fredag 29. september og mandag 9. oktober er det mange timer til å oppgradere, prøve, feile, teste, oppdage, kode om, teste på nytt og komme i mål. I snitt vil kanskje så mange som 400 anskaffelser enten måtte kunngjøres før eller etter uke 40.
Hva er det vi så har å se fram til? Vel, kanskje ikke så mye. Nye Doffin kan bli både raskere, enklere og mer velfungerende enn dagens foreldede løsning. Det er bra. Spesielt for leverandørene som prøver å finne fram i anbudsjungelen.
eForms skal visstnok være bedre enn det formatet som benyttes idag, men om det stemmer i praksis gjenstår å se. De fleste innkjøpere irriterer seg vel allerede over unødvendig mange felt som må fylles ut. Dette blir neppe bedre.
Ett håp er at det skal bli mer gjenbruk, altså at opplysningene du har lagt inn i ditt KGV skal følge med videre til kunngjøringen (og så videre til kontraktstildelingen) uten for mye omskrivning og formatkluss, men dette avhenger først og fremst av hva Mercell klarer å trylle fram av elegant integrasjon i sine tre verktøy. Siden Mercell vel først og fremst har brukt det siste året på å lage ett nytt KGV, er det vel heller usikkert om de ønsker å bruke mye tid på å videreutvikle løsninger som egentlig skulle ha gått av med pensjon nå. Samtidig kan du jo spørre deg om vi egentlig bruker KGV slik det var ment i det hele tatt.
Men uansett: nå er det for sent for Mercell å bytte ut Mercell/EU-Supply/Tendsign med noe nytt. Alle tre verktøyene må fungere med eForms og Nye Doffin.
Som du kanskje skjønner, går vi spennende tider i møte. I beste fall får vi en bedre kunngjøringsdatabase, mer gjenbruk av data, raskere respons og mindre frustrasjoner med å finne fram til kunngjøringene våre.
Verste fall? Vel, den som anskaffer får se.
