Hva kan gå galt når man sammenligner leverandører og forskjellene er helt nede på bagatellnivå?
KOFA-sak 2024/206 handler om begrunnelser og bittesmå forskjeller.
Vi skal til en kommune i Trøndelag som skulle skaffe seg en avtale på brøyting. På en av rodene fikk de to tilbud. På kjøpet fikk de også ett lite dilemma.
Det var marginale prisforskjeller mellom leverandørene, men en av dem var billigst – såvidt. Den andre ble vurdert som best – såvidt.
Siden pris hadde høyere vekt enn kvalitet, var det den billigste som vant. Det likte ikke leverandøren som var best på kvalitet. Han mente – naturlig nok – at han var bedre enn poengforskjellen skulle tilsi.
Det er fort gjort for leverandører å bli mistenksomme på oppdragsgivere i slike situasjoner. Hadde man trukket litt mindre enn man burde for å få den billigste leverandøren? Var ikke kvalitetstrekket på den som vant mistenkelig lite, da? Burde man ikke trukket mer?
Det finnes ikke noe grunnlag for å mene noe slikt i denne konkurransen, men det er lett å forstå leverandører som tenker i sånne baner.
Problemet kan unngås
Så hvorfor oppstår problemet?
I den aktuelle konkurransen hadde man oppstilt en del momenter, og sagt at den som var best på hvert moment skulle få 10 poeng. Denne instruksen hadde man glemt på veien, så når begrunnelsen forelå, var det ingen som fikk maks poeng på ett av momentene. Stridens kjerne var erfaring med brøyting i det aktuelle området. Her kunne man kanskje hevde at begge leverandørene hadde fortrinn, men det kom ikke spesielt tydelig fram i begrunnelsen.
Oppdragsgiver hadde splittet det opp i to momenter. Generell erfaring med brøyting, og spesifikk erfaring med den aktuelle brøyteroden. På generelt grunnlag hadde den som vant fått full score, men så var det dette med spesifikk erfaring med den aktuelle roden, da. Det var her det skar seg.
Leverandøren som vant, fikk her score 5 med begrunnelsen «Erfaring med roden». Leverandøren som tapte fikk score 8 med den lett kryptiske begrunnelsen «Ikke mye erfaring på eiendom». Ingen av dem fikk altså 10 poeng, og begrunnelsen til den som fikk høyest score var vel heller ikke spesielt innlysende.
Bak disse to setningene lå det et lite hav av meninger, skulle det vise seg. Men vi må anta at oppdragsgivers skjønnsmessige vurderinger var korrekte – bare litt dårlig forklart.
La oss derfor glemme fakta, og heller fokusere på det vi alle kanskje kan lære noe av.
Fire grunner til å begrunne godt
For det første: Når du sier at den beste skal få 10 poeng, er det smart å gjøre det også. Det var ikke gjort her.
For det andre: Når du mener at noen er best (eller bedre), er det dumt å skrive «ikke så mye erfaring på eiendom». Den setningen sier liksom ikke at du er best (eller bedre). Den åpner snarere opp for en haug med nye spørsmål. Her kunne det nok hjulpet med noen flere forklarende ord.
For det tredje: Hvis man leker litt med tall og normalisering i denne saken, så blir marginene bare mindre og mindre. Til slutt snur rangeringen og den andre leverandøren vinner i stedet. Det er definitivt ikke heldig at man kan simulere seg fram til et annet utfall – uansett hvor teoretisk denne øvelsen måtte være.
For det fjerde: Det kan hende KOFA kommer inn fra høyre og forvirrer deg enda mer, slik de gjør i denne anskaffelsen. KOFA sier nemlig bare at man har brutt kravet til forutberegnelighet. De sier selvsagt ingenting om hva du burde ha gjort – eller hvem som egentlig burde vunnet konkurransen.
Du kan jo lese mer om begrunnelser i historien om hvorfor.
Læresetning om begrunnelser
Så hva kunne man gjort bedre? Vel, la oss prøve å lage en læresetning:
Dess mindre forskjellene mellom tilbudene er, dess nøyere bør du lese begrunnelsen din.
Kort sagt: når du må helt ned på desimalene for å finne forskjeller, kan det lønne seg å ta (minst) en ekstra titt på begrunnelsene dine. Kanskje det du skriver kan uttrykkes klarere? Eller kanskje poengene du har gitt ikke egentlig stemmer med fakta?
Det kan vi alle ta lærdom av.
